Remote-Immobilienverwaltung: Effizienz plus Transparenz

Die Vor-Ort-Präsenz von Verwaltern verliert an Bedeutung. Digitale Lösungen vereinfachen nicht nur Wartung und Kontrolle

Die Immobilienverwaltung der Zukunft setzt nicht mehr auf regelmäßige persönliche Objektbegehungen. Sensoren, etwa bei Verbrauchsmessern, QR-Codes und digitale Tools machen das Immobilienmanagement aus der Ferne – also „remote“ – möglich und senken die Prozesskosten dadurch deutlich. Was künftig zählt, ist die smarte, weil datengetriebene Steuerung aller relevanten Prozesse. Wir bei Mortensen Immobilien setzen dafür auf eine zentrale Digitalplattform, die alle aus den Immobilien gewonnenen Daten bündelt, analysiert und passgenaue Maßnahmen auslöst. Die aus unserer Sicht wichtigsten Praxisvorteile hier im Überblick:

1. Vorausschauende Wartung und Steuerung von Dienstleistern

Die Schwächen der traditionellen Wartung und Kontrolle von Immobilien durch Präsenz-Dienstleister (zum Beispiel Hausmeister oder Gebäudereinigung) sind bekannt: Allzu oft werden Mängel erst spät entdeckt und deren Ursachen müssen dann nachträglich ermittelt werden - ein offenes Einfallstor für Beschwerden und Mietminderungen. Mieter machen bei Leistungsdefiziten im laufenden Jahr oder im Zuge der Nebenkostenabrechnung Nichterfüllung oder Schlechtleistung geltend. So entsteht im Nachhinein ein hoher Verwaltungsaufwand durch die Klärung und nachträgliche Anpassung der Nebenkostenabrechnung.

Hier kommen smarte Remote-Lösungen ins Spiel. Wir setzen dabei auf digitale Dienstleistungsnachweise mit Hilfe von QR-Codes. Dienstleister scannen vor Ort einen QR-Code, rufen dadurch ein Online-Formular auf und dokumentieren darin die erbrachten Leistungen. Eine Erfassung der GEO-Koordinaten des jeweiligen Akteurs stellt sicher, dass die vereinbarte Leistung tatsächlich am entsprechenden Objekt erbracht wurde.

Die so gewonnenen Online-Daten gelangen zur von Mortensen Immobilien entwickelten Online-Plattform Trassets. Dort werden sie zentral erfasst und analysiert. Verwalter und Eigentümer verfügen so jederzeit über ein Gesamtbild der erbrachten Leistungen. Sensoren überwachen den Betrieb technischer Anlagen kontinuierlich. Durch smarte Sensoren lassen sich bei Heizungsanlagen auffällige Temperaturverläufe und Betriebszustände erkennen, mögliche Optimierungspotenziale identifizieren und auffällige Abweichungen frühzeitig überblicken. Aus solchen Abweichungen werden im Sinne einer „vorausschauenden Wartung“ (predictive maintenance) nötige Eingriffe frühzeitig planbar, lange bevor ein Schaden überhaupt erst eintritt. Ein Plus also an Betriebssicherheit und Wartungseffizienz. Denn traditionell erfolgte die Wartung technischer Anlagen reaktiv – also erst nach dem Auftreten eines Defekts – und damit meist kostenintensiver.

2. Online-Erfassung von Zählerständen in Echtzeit

Die meist zum Jahreswechsel erfolgende Erfassung und Übermittlung von Zählerständen ist häufig fehleranfällig und zeitaufwendig. Mortensen Immobilien setzt auch hier auf eine Remote-Lösung: über Vodafone GK4.0 erfolgt die Ausstattung der Verbrauchszähler mit fernauslesbaren Sensoren und die zentrale Bereitstellung dieser Daten. So lassen sich Zählerstände für Strom, Gas und Wasser in Echtzeit erfassen und an die zentrale Verwaltung übertragen. Der Vorteil: Ohne handschriftliche Übertragungsfehler lassen sich strukturierte Zählerstände ohne weitere Zwischenschritte an den jeweiligen Versorger weiterleiten. In diesem Jahr planen wir auch die direkte Vernetzung der Zähler-Sensorik mit den Versorgern.

Die Digitalplattform Trassets ermöglicht dann die Speicherung und Analyse dieser Daten, so dass Verbrauchswerte direkt in das zentrale System integriert und künftig als Grundlage für ESG-Analysen genutzt werden können. So lassen sich Energieeinsparpotenziale identifizieren und die Grundlage für effiziente Ausschreibungen schaffen.

3. Digitale Objektbegehung und Mängeldokumentation

Jeder weiß: Die manuelle Protokollierung von Objektbegehungen etwa bei Mieterwechseln oder Schadensfällen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Denn handschriftliche Protokolle sind oft unleserlich und nicht mit digital erstellten Fotos kompatibel. Mit Hilfe unserer App „EnTab“ lassen sich Begehungsprotokolle einheitlich und transparent erstellen. Vor Ort ansässige Akteure wie Hausmeister werden mit Tablets ausgestattet. Dadurch lassen sich standardisierte Online-Protokolle abrufen, ausfüllen und mit den korrespondierenden digitalen Fotos ergänzen. So werden wichtige Details nicht übersehen und sicher dokumentiert. Diese strukturierten Protokolle sind die ideale Grundlage für weitere Abstimmungen mit dem Objektbetreuer oder der Eigentümerseite. Mit Hilfe der Mieter-App können Mieter oder Bewohner unabhängig vom Hausmeister jederzeit qualitative Schadensmeldungen plus Fotonachweis an die Verwaltung kommunizieren. Dort können diese Meldungen schneller und effizienter geprüft und entsprechende Dienstleister beauftragt werden. So wird eine sofortige Bearbeitung möglich. Zudem bieten Matterport-360°-Rundgänge von Objekten, Allgemein- und Technikräumen oder von Außenanlagen eine visuelle Unterstützung, um sich aus der Ferne einen objektiven Eindruck vom Objekt zu verschaffen und die Anliegen besser beurteilen und bearbeiten zu können.

Fazit:

Die Digitalisierung der Immobilienverwaltung ermöglicht es, viele klassische Vor-Ort-Aufgaben durch smarte Technologien, Sensorik und vernetzte Prozesse zu ersetzen: kostengünstiger und sicherer. Die von Mortensen Immobilien entwickelte Plattform Trassets spielt dabei als „Daten-Drehkreuz“ eine entscheidende Rolle. Die Vorteile liegen bei der Optimierung von Dienstleisterkontrollen, einem ganzheitlichen Objekt- und Portfolio-Reporting sowie der Gesamtschau aller Daten, um die Bedürfnisse von Eigentümern und Mietern noch besser erkennen zu können. Diese intelligente Verknüpfung unterschiedlicher Datenquellen macht Verwaltungsprozesse nicht nur effizienter, sondern auch transparenter – davon sind wir von Mortensen Immobilen mehr als überzeugt!