Richtig beschließen

Der Weg zu Sanierung und Instandhaltung führt in ­Eigentümergemeinschaften in der Regel über die Beschlussfassung. Was gilt für deren Bestimmtheit?

Nach § 10 Abs. 6 S. 1 WEG entscheidet die Gemeinschaft, welche Maßnahmen der Sanierung oder Instandhaltung und Instandsetzung durchzuführen sind. Nur in Notfällen hat der Verwalter gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG die Kompetenz, dringende Instandsetzungsmaßnahmen ohne Beschluss zu veranlassen.

Begriffsbestimmung und Beschlusskompetenz

Maßnahmen der Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums (§ 21 Abs. 3 und Abs. 5 Nr. 2 WEG) sind technisch notwendige Pflege-, Wartungs- und sonstige Maßnahmen zur Erhaltung des ordnungsgemäßen Zustands bzw. zur Verhinderung einer Funktionsstörung oder Substanzbeeinträchtigung (Instandhaltung) oder technisch notwendige Arbeiten zur Behebung eines bereits eingetretenen Substanzschadens oder einer Funktionsstörung (Instandsetzung). Davon abzugrenzen ist die modernisierende Instandsetzung (§ 22 Abs. 3 WEG), die über eine bloße Reparatur bzw. Erneuerung des bestehenden Zustands hinausgeht. Um eine Maßnahme der Modernisierung (§ 22 Abs. 2 WEG) handelt es sich, wenn ohne Instandhaltungs- oder Instandsetzungsbedarf eine Anpassung an den Stand der Technik, eine Einsparung von Wasser oder eine energetische oder sonstige Modernisierungsmaßnahme i. S. d. § 555b BGB erfolgt. Diese Maßnahmen bedürfen einer doppelt-qualifizierten Mehrheit: mindestens 75 Prozent Ja-Stimmen sämtlicher Wohnungseigentümer nach Köpfen, die zugleich mehr als 50 Prozent sämtlicher Miteigentumsanteile vertreten. Sie sind zudem nur rechtmäßig, wenn sie keinen Eigentümer unbillig benachteiligen und keine Änderung der Eigenart der Wohnanlage herbeiführen.

Zu beachten ist schließlich, dass bauliche Veränderungen zwar mit einfacher Mehrheit beschlossen werden können, zusätzlich aber sämtliche Wohnungseigentümer zustimmen müssen, die durch die Maßnahme nicht nur unerheblich betroffenen sind. Ohne diese Zustimmung gefasste Mehrheitsbeschlüsse können zwar in Bestandskraft erwachsen, bergen jedoch im Falle der gerichtlichen Anfechtung ein hohes Prozess- und Kostenrisiko.

Keine Beschlusskompetenz besteht für die Sanierung im Sondereigentum. Greift eine Sanierung des Gemeinschaftseigentums in irgendeiner Weise ins Sondereigentum ein, z. B. durch Zugang für Bauarbeiten oder dortselbst erforderliche Arbeiten, sollte der Verwalter dafür Sorge tragen, das die betroffenen Eigentümer zustimmen.

Wenn es Untergemeinschaften gibt

Dann sollte der Verwalter prüfen, ob eine Untergemeinschaft zu entscheiden hat. Nach dem Urteil des BGH vom 10.11.2017 (V ZR 184/16) kann die Kompetenz für Baumaßnahmen unter bestimmten Voraussetzungen Untergemeinschaften übertragen werden. Die wirksame Bildung von Untergemeinschaften setzt folgende Regelungen in der Gemeinschaftsordnung voraus:

• besondere Beschlusskompetenz, etwa für Erhaltungsmaßnahmen (es muss geregelt sein, dass die Kosten im Innenverhältnis allein von den Mitgliedern der Untergemeinschaft zu tragen sind);
• getrennte Ermittlung von Kosten und Lasten;
• Teilversammlungen;
• getrennte Wirtschaftspläne und Abrechnungen;
• buchhalterisch getrennte ­Instandhaltungsrückstellungen.

Ist demnach die Untergemeinschaft zuständig, darf nicht die Gesamtgemeinschaft entscheiden! Mitunter betreffen die Bauarbeiten nicht nur die Untergemeinschaft, sondern auch das Gemeinschaftseigentum aller Eigentümer, z. B. an Außenanlagen. Hier kann es sinnvoll sein, die Maßnahmen vertragsrechtlich aufzuteilen und die Gesamtgemeinschaft sowie die Untergemeinschaft separat abstimmen zu lassen, wobei in die Beschlüsse – wenn die Baumaßnahme nur einheitlich sinnvoll ist – jeweils ein Vorbehalt aufzunehmen ist, dass die Durchführung der Maßnahme von der anderen Beschlussfassung abhängt.

Die technische Vorbereitung

In der Regel hat der Verwalter das Objekt zu beobachten, um Instandsetzungsbedarf festzustellen. Nur in einfach gelagerten Fällen kann er den Baubedarf selbst ermitteln. Ist dies aber nicht ohne sachverständige Hilfe möglich, ist der Verwalter in einem ersten Beschluss zu ermächtigen, dafür einen Planer/Gutachter zu beauftragen. Sind Regresse oder Mangelbeseitigungsansprüche zu regulieren, sollte dieser auch die Ursache eines Schadens feststellen. Wenn es mehrere Möglichkeiten gibt, ein bestehendes Problem zu beheben, sollte der Gutachter beauftragt werden, diese in einer Versammlung oder schriftlich vorzustellen.

In dem dafür zu fassenden Beschluss ist vorzugeben, welcher Planer oder Fachmann eingeschaltet wird, wie die Aufgabenstellung formuliert ist und welcher Preis hierfür gezahlt wird. Ferner ist festzulegen, wie die Kosten aufgebracht werden sollen – aus der Instandhaltungsrücklage oder durch eine Sonderumlage – und wie mit dem Ergebnis umzugehen ist. Ist bereits der Ermittlungsaufwand hoch, kann es erforderlich sein, auch für die Planung mehrere Angebote einzuholen.

Der Fachmann kann im Beschlusswege sogleich beauftragt werden, verschiedene Angebote für die Baumaßnahme selbst einzuholen. Wenn Kostenvoranschläge nicht eingeholt wurden, entspricht ein Beschluss über die Baumaßnahme nicht ordnungsgemäßer Verwaltung. Ein Beschluss wäre auch anfechtbar, wenn der Verwalter ermächtigt wird, Aufträge zu Lasten der Eigentümer zu erteilen, ohne dass die Gesamtsumme festgelegt wurde.

Die Beschlussformulierung

Die Formulierung des Beschlusses ist nicht zwingend Aufgabe des Verwalters, wird jedoch in der Regel von ihm erwartet. Er hat bei der Einberufung in jedem Fall den Beschlussgegenstand in der erforderlichen Deutlichkeit zu bezeichnen. Der Beschluss sollte enthalten:

• welche Maßnahme konkret ­durchgeführt wird,
• welche Firma beauftragt werden soll,
• wer den Auftrag erteilt,
• wann der Auftrag erteilt werden soll,
• wie finanziert wird,
• wie die Gelder eingetrieben ­werden sollen,
• wie bei einer Beschlussanfechtung reagiert werden soll,
• wer die Baumaßnahme überwacht,
• wer die Abnahme erklärt,
• wer die Rechnungen prüft und zur Zahlung freigibt,
• wer Gewährleistungsansprüche überwacht und
• ob der Verwalter ein Sonder­honorar erhält.

Um den Anforderungen an die Bestimmtheit von Beschlüssen zu genügen, ist die Baumaßnahme konkret zu beschreiben, bestenfalls durch Verweis auf ein Angebot oder eine Planung. Die Delegation der Entscheidungen über das Ob, Wann und Wie auf den Verwalter oder auf den Beirat ist grundsätzlich nicht möglich. Treffen die Eigentümer keine Regelung, wer den Vertrag abschließt, muss der Verwalter gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG die Aufträge erteilen.

Da aus § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG die Pflicht des Verwalters folgt, Beschlüsse sofort umzusetzen, ist eine Handlungsempfehlung im Beschluss vorzugeben, wie im Falle der Anfechtung zu verfahren ist. Die Anweisung könnte lauten, dass der Verwalter im Falle der Anfechtung den Beschluss erst vollziehen muss, wenn er bestandskräftig ist. Ohne einen derartigen Beschluss ist der Verwalter – auch bei gerichtlicher Anfechtung – zum sofortigen Vollzug verpflichtet. Wird ein bereits umgesetzter Beschluss aber später durch das Gericht aufgehoben, wird’s problematisch, wenn hohe Kosten entstehen. Und noch ein Tipp: Wenn auch die Überwachung von Baumaßnahmen zur Aufgabe des Verwalters gehört, entspricht es durchaus ordnungsgemäßer Verwaltung, eine Sondervergütung zu bewilligen.

Höhe und Begleichung der Kosten

Die Höhe der prognostizierten Kosten einer Maßnahme ist im Beschluss ebenfalls zu erwähnen, ferner ob die Mittel durch eine Sonderumlage bereitgestellt oder aus der Instandhaltungsrücklage entnommen werden – ggf. in Kombination aus beiden – und wie die Sonderumlage verteilt wird, in der Regel nach Miteigentumsanteilen.

Ratsam ist es, zu beschließen, dass Voraussetzung für die Auftragserteilung der Eingang aller Sonderumlagen ist. Wenn absehbar ist, dass einzelne Eigentümer nicht zahlen werden, könnte die Gemeinschaft sogleich beschließen, wie im Falle der nicht vollständigen Zahlung zu verfahren ist – etwa dass die anderen Eigentümer eine weitere Sonderumlage tragen, dass die Beträge zunächst gerichtlich beigetrieben werden sollen oder dass die Maßnahme in diesem Fall nicht durchgeführt werden soll.

Tipps für die ­Eigentümerversammlung

In der Versammlung selbst ist sicherzustellen, dass jeder Eigentümer Rederecht hat. Bei Veränderung des Beschlusswortlautes ist darauf zu achten, dass er noch vom in der Einladung angekündigten Thema gedeckt ist. Das Beschlussergebnis ist festzustellen, zu verkünden und in die Beschlusssammlung aufzunehmen.

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