Richtig protokolliert?!

Was, wenn im Versammlungsprotokoll etwas geändert werden muss?

Gesetzlich geregelt und allgemein bekannt ist die Möglichkeit, einen Beschluss durch Klage anzufechten. Der die Anfechtungsklage regelnde § 46 WEG betrifft nach seinem Wortlaut aber nur den Fall, dass ein Beschluss für ungültig erklärt werden soll. Nicht geregelt ist der Fall, dass in der Versammlung ein Beschluss zwar den Vorstellungen der Eigentümer entsprechend gefasst wurde, im Protokoll jedoch fehlerhaft wiedergegeben wird. Es stellt sich daher die Frage, ob und ggf. wie eine Berichtigung des Protokolls erwirkt werden kann.

Die Berichtigung des Beschlussergebnisses

Leicht abzuhandeln ist der Fall, dass ein Beschlussergebnis fehlerhaft festgestellt wurde, etwa weil die nach dem Beschlussgegenstand erforderliche Mehrheit fehlerhaft bemessen wurde. Hier greift allein das Mittel der Anfechtungsklage. Der Beschluss kommt mit dem festgestellten Inhalt durch Verkündung zustande. Auch wenn die erforderliche Mehrheit für diesen Beschluss nicht vorhanden war, ändert dies nichts daran, dass dieser Beschluss gefasst wurde. Die Nichtigkeit eines Beschlusses besteht nur in Ausnahmefällen, wenn die Gemeinschaft mit der Beschlussfassung gegen unabdingbare Rechtsvorschriften verstoßen hat. Die nach dem Gesetz erforderlichen Mehrheiten sind jedoch abdingbar, sodass die Unterschreitung der erforderlichen Mehrheit lediglich zur Anfechtbarkeit des Beschlusses führt. Es ist den Eigentümern zudem anheimgestellt, auch einen anfechtbaren Beschluss zu akzeptieren. Diese Entscheidung kann der Verwalter den Eigentümern nicht abnehmen.

Fehlerhafte Wiedergabe im Protokoll

Problematischer ist der Fall, dass der Beschlussinhalt mit abweichendem Inhalt protokolliert wurde. Dabei stellt sich zunächst einmal die Frage, weshalb diese Abweichung überhaupt problematisch ist. Immerhin kommt der Beschluss mit seinem konkreten Inhalt bereits in der Versammlung durch Feststellung und Verkündung durch den Versammlungsleiter zustande. Ob und wie ein Beschluss später protokolliert wird, ist zunächst irrelevant. Zwar können die Wohnungseigentümer regeln, dass Beschlüsse erst mit entsprechender Protokollierung zustande kommen. Hiervon machen Gemeinschaften jedoch praktisch keinen Gebrauch, weshalb im vorliegenden Artikel allein vom gesetzlichen Regelfall ausgegangen wird. Widersprüche zwischen Beschlussformulierungen in der Versammlung einerseits und im Protokoll andererseits wären insoweit stets dahingehend aufzulösen, dass allein der in der Versammlung gewählte Wortlaut maßgeblich ist.

Es liegt aber auf der Hand, dass erst durch die Dokumentation des Beschlusses dessen Inhalt nachvollziehbar manifestiert wird. Insbesondere Wohnungskäufer hätten praktisch keine Möglichkeit, die Rechtsverhältnisse der Gemeinschaft für ihre Kaufentscheidung nachzuvollziehen, wenn für die Auslegung von Beschlüssen nicht die Beschlusssammlung maßgeblich wäre, sondern der Beschlusswortlaut in der Versammlung, die möglicherweise schon Jahre zurückliegt. Gerade mit Blick auf die Belange eines Sondernachfolgers kommt dem Versammlungsprotokoll große Bedeutung zu, da Beschlüsse ihm entsprechend in die Beschlusssammlung aufgenommenen werden. Den Eigentümern wird also durch das Protokoll zugleich mitgeteilt, wie ein Beschluss in der Beschlusssammlung zur Einsichtnahme hinterlegt wird. Diese Beschlusssammlung wiederum wurde vom Gesetzgeber verordnet, um den Aufwand laufender Grundbuchergänzungen zu vermeiden. Grundsätzlich wäre die Bindung künftiger Eigentümer nur zu erreichen, wenn die Beschlüsse im Wohnungsgrundbuch eingetragen werden. Damit ein Sondernachfolger ungeachtet etwaiger Grundbucheintragungen dem gesetzgeberischen Willen entsprechend auch aus den Beschlüssen berechtigt und verpflichtet wird, werden an eine ordnungsgemäße Beschlusssammlung strenge formelle Anforderungen gestellt.

Nach ständiger Rechtsprechung ist für die Auslegung des Beschlusses daher primär auf den Beschlusswortlaut in der Beschlusssammlung abzustellen. Umstände außerhalb von Protokoll und Beschlusssammlung sind nur dann in der Auslegung zu berücksichtigen, wenn sie im Moment der Beschlussfassung offensichtlich vorlagen und im Moment der Auslegung für jedermann ohne Weiteres erkennbar sind. Ob und wie lange solche Umstände für Dritte erkennbar sind, lässt sich aber kaum prognostizieren, sodass sich der Beschlussinhalt möglichst allein aus dem protokollierten Wortlaut ergeben sollte. Verbleiben im Streitfall Unklarheiten betreffend den Beschlussinhalt, geht dies zulasten der Gemeinschaft. Da also dem Versammlungsprotokoll für die Feststellung des Beschlussinhalts eine überragende Bedeutung zukommt, wird jedem Eigentümer das Recht zugestanden, auf eine Berichtigung des Protokolls hinzuwirken.

Die Berichtigung durch den ­Versammlungsleiter

Eine eigenmächtige Berichtigung des bereits versandten Protokolls durch den Verwalter ist nicht möglich. Das Problem besteht in diesem Fall darin, dass die Eigentümer mit dem Versammlungsprotokoll über den Beschlussinhalt jedenfalls dann unterrichtet werden, wenn sie an der Versammlung nicht teilgenommen haben. Die Eigentümer dürfen daher u. U. darauf vertrauen, dass der Beschluss dem Protokoll entsprechend gefasst wurde. Die Möglichkeit der eigenmächtigen Berichtigung durch den Verwalter würde die dauerhafte Ungewissheit begründen, ob ein Beschluss dem Protokoll entsprechend in die Beschlusssammlung aufgenommen wird.

Die Berichtigung durch Eigentümerbeschluss

Das Protokoll lässt sich auch nicht durch Beschluss der Eigentümer berichtigen. Für die Erstellung des Protokolls ist im Regelfall allein der Versammlungsleiter zuständig. Dementsprechend besteht auf Seiten der Gemeinschaft keine Beschlusskompetenz zur Änderung des Protokolls. Ein gleichwohl ergehender Beschluss wäre nach teilweiser Rechtsprechung sogar nichtig.

Ebenfalls unzulässig wäre ein Beschluss, mit dem Versammlungsleiter und Mitunterzeichner angewiesen werden, das Protokoll zu berichtigen. Auch in diesem Fall läge eine Überschreitung des Kompetenzrahmens durch die Gemeinschaft vor, da der Versammlungsleiter das Protokoll eigenverantwortlich erstellt und den Protokollinhalt betreffend insbesondere im Nachgang der Versammlung keinen Weisungen durch die Eigentümer unterliegt.

Die Berichtigungsklage

Es verbleibt damit allein die Möglichkeit, die Berichtigung des Protokolls durch Klage herbeizuführen. Wie bereits ausgeführt, ist diese Klage gesetzlich nicht geregelt. Sie ist nach allgemeiner Auffassung aber zulässig, weist jedoch erhebliche Unterschiede zur Anfechtungsklage auf.

Es stellt sich zunächst die Frage, ob für eine Klage auf Berichtigung des Protokolls die für Anfechtungsklagen in § 46 WEG geregelte Monatsfrist zu wahren ist. Dies wird von der Rechtsprechung in Abweichung von der verbreiteten Literaturauffassung bejaht, unter Verweis auf den Gesetzeszweck. Danach ziele der Gesetzgeber mit der Klagefrist generell darauf ab, binnen Monatsfrist Klarheit herbeizuführen, ob und ggf. mit welchem Inhalt ein Beschluss zustande gekommen ist. In Ansehung dieser Rechtsprechung ist ein Eigentümer gut beraten, die Monatsfrist auch bei einer Berichtigungsklage zu wahren.

Erhoben werden kann die Klage von jedem Eigentümer. Anders als bei der Anfechtungsklage sind jedoch nicht die übrigen Eigentümer zu verklagen, sondern diejenigen Personen, die das Versammlungsprotokoll erstellt und unterschrieben haben.

Falls sich der klagende Eigentümer und die Verwaltung über die Unrichtigkeit des Protokolls einig sind, kann das Gericht die eingeklagte Berichtigung des Protokolls ohne Weiteres verfügen. Sind sich Eigentümer und Verwaltung jedoch uneinig, muss über die Abweichung des Protokolls vom tatsächlichen Beschluss Beweis erhoben werden. In diesem Fall obliegt es dem klagenden Eigentümer, die Unrichtigkeit des Protokolls zu beweisen. Da bei der Klage auf Protokollberichtigung nicht die übrigen Eigentümer verklagt werden, sind diese nicht Partei des Prozesses und können über den Verlauf der Eigentümerversammlung und zum Inhalt des dort gefassten Beschlusses als Zeugen vernommen werden.

Die Prozesskosten fallen der unterliegenden Partei zur Last. Erweist sich das Protokoll als falsch, werden die Prozesskosten den Personen auferlegt, die das Protokoll unterzeichnet haben. Ein Rückgriff auf § 49 II WEG ist daher nicht erforderlich, um dem Verwalter die Kosten aufzuerlegen. Die Kosten der mitunterzeichnenden und daher mitverklagten Personen hat der Verwalter allerdings nicht zu erstatten, da diese mit ihrer Unterschrift eigenständig die Übereinstimmung des Protokolls mit den gefassten Beschlüssen bestätigen. Durch die nach der Gemeinschaftsordnung vorgesehene Mitunterzeichnung sollen ja Fehler im Protokoll gerade vermieden werden. Dementsprechend müssen sich die Mitunterzeichnenden bei Unrichtigkeit des Protokolls primär eigenes Fehlverhalten vorwerfen lassen. Dafür haften sie, nicht für grobes Verschulden des Verwalters.

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