Schutz vor Veruntreuung – Haben Sie schon mal dem Falschen vertraut?

Immer öfter wird über teils spektakuläre Fälle von Betrug, Untreue und Unterschlagung berichtet. Jährliche Schäden in Milliardenhöhe sind keine Seltenheit – oft verursacht durch Mitarbeiter aus den eigenen Reihen oder beauftragter Unternehmen.

Viele Unternehmer sind sich sicher: „Wir kennen unsere Mitarbeiter schon viele Jahre – bei uns kann so etwas nicht passieren!“. Manchmal erweist sich dies als Trugschluss, der die gesamte Existenz des Unternehmens bedrohen kann. Gerade die hohen Geldsummen auf den WEG-Konten können dazu verleiten, „in die Kasse zu greifen“.

Beispiele aus der Praxis machen dies deutlich: Verwalter S. stellte eine neue Auszubildende M. ein. Sie bestand ihre Prüfung mit herausragender Abschlussnote und erhielt vom Verwalter S. einen unbefristeten Anstellungsvertrag. Nicht nur das Fachwissen der Mitarbeiterin M., sondern auch das Vertrauen zwischen Chef und Angestellter wuchs über die Jahre hinweg stetig. Die Angestellte M. wurde Geschäftsführerin und erhielt umfangreiche Vollmachten. Im Rahmen der Auszahlung eines Guthabens aus einer Abrechnung fiel Verwalter S. auf, dass das für die Wohnungseigentümergemeinschaft geführte Konto nicht mehr gedeckt war. Dies nahm er zum Anlass, die Abrechnungen der vergangenen Jahre genauer zu überprüfen, und stellte dabei fest, dass diverse Überweisungen auf das Firmenkonto eines ortsansässigen Handwerkers getätigt wurden. Dies geschah ohne erkennbaren Grund, denn dazugehörige Rechnungen konnte der Verwalter nicht finden. Die Überprüfung weiterer WEG-Konten führte zu dem Ergebnis, dass insgesamt mehr als 200.000 Euro unrechtmäßig an die Handwerksfirma überwiesen wurden. Im Nachgang gab Frau M. zu, dass sie die Gelder gemeinsam vorsätzlich veruntreut hätten.

Nicht nur der „klassische Vertrauensschaden“ kann die Existenz von Unternehmen gefährden. Es lauern weitere Gefahren, mit denen man als Unternehmer nicht unbedingt rechnet, bzw. die nach dem „Prinzip Hoffnung“ ausgeblendet werden: „Mir wird schon nichts passieren, auch wenn die Nachrichten sich häufen“.

Getäuscht und betrogen – das Geld ist weg.

Manchmal sind es auch Dritte, die den Schaden anrichten, wie dieses Beispiel aus der Praxis zeigt: Hausverwaltung E. arbeitet seit vielen Jahren mit der Malerei M. zusammen. Im Juni wird die Malerfirma per E-Mail beauftragt, die Fassade eines Verwaltungsobjektes zu streichen. Die Korrespondenz zwischen den beiden Firmen läuft weiterhin unkompliziert per E-Mail. Nachdem die Arbeit abgenommen wurde, erhält Hausverwalter E. als E-Mail-Anhang die Rechnung über die zuvor vereinbarten 6.000 EUR. In der Nachricht wird auf eine neue Bankverbindung hingewiesen, die Änderung mit zu hohen Überweisungskosten der alten Bank begründet. Hausverwalter E. hinterfragt diese Mitteilung nicht – warum auch? Er kennt den Malerbetrieb ja seit vielen Jahren. Deshalb überweist E. den fälligen Gesamtbetrag noch am selben Tag. Zwei Wochen später erhält er eine Zahlungserinnerung für genau diese Rechnung. Hausverwalter E. leitet die seinerzeit per E-Mail erhaltene Rechnung an Maler M. weiter und stellt fest, dass die E-Mail Adresse nicht wie gewohnt maler@maler.de sondern maler@malerr.de lautete. Schnell wird klar: Hier waren Betrüger am Werk – und gelangten mit geschickter Täuschung in den Besitz des Geldes!

Keine Seltenheit mehr: der Hackerangriff!

Auch hierzu ein Beispiel aus der Praxis: Immobilienverwalter Z. erhält nach dem Wochenende einen Anruf seines Telefonanbieters. Dieser informiert über ungewöhnlich viele getätigte Telefonate ins Ausland. Verwalter Z. kann sich diese Anrufe nicht erklären, die Telefonanlage wird daher sofort von ihm gesperrt. Dies geschieht gerade noch rechtzeitig, bevor die Rechnung ins Unermessliche steigt. Schon jetzt wurden mehr als 15.000 Euro Telefonkosten verursacht. Wie ist das möglich? Erschreckend einfach: Cyberkriminelle haben sich in die Telefonanlage der Hausverwaltung gehackt und eine Rufumleitung ins Ausland eingerichtet. Eingehende Anrufe wurden so an eine kostenpflichtige Servicenummer ins Ausland weitergeleitet. Da am Wochenende grundsätzlich wenig Anrufe bei der Hausverwaltung auflaufen, haben die Kriminellen selbst zum Telefonhörer gegriffen und immer wieder die Rufnummer gewählt. Die Täter sicherten sich ihren Anteil und ergaunerten somit über 10.000 Euro.

So schützen Sie Ihre Existenz

Angesichts der beschriebenen realen Fälle ist für Verwalter der Abschluss einer Vertrauensschaden-Versicherung nicht nur existenziell enorm wichtig, sondern auch ein nicht zu unterschätzender Pluspunkt bei der Akquisition neuer Wohnungseigentümergemeinschaften. Insbesondere wegen der häufigen Berichterstattung in den Medien über solche Vorfälle bitten immer mehr Eigentümer mittlerweile explizit um den Nachweis einer Vertrauensschaden-Versicherung. Im Fokus steht unter anderem die Frage: „Ist der Inhaber selbst auch mitversichert?“. Daher spielen Versicherungslösungen über Immobilienverbände eine immer wichtigere Rolle. Sie schließen im Gegensatz zu Einzelpolicen von Unternehmen auch Schäden ein, die durch den oder die Inhaber des Verwaltungsunternehmens selbst verursacht werden.

Worauf sollte man als Verwalter achten bei der Wahl der „richtigen“ Vertrauensschaden-Versicherung? Neben einer ausreichend hohen Versicherungssumme sollte im Schadenfall möglichst keine Selbstbeteiligung anfallen. Dies gilt auch für die Einschlüsse von Schäden durch Hackerangriff, Verrat von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen durch Vertrauenspersonen sowie für Schäden durch Dritte (Raub, Diebstahl, Betrug). Zu empfehlen ist auch, dass der Vertrag keine sogenannten Obliegenheiten bezüglich der Datensicherung bzw. der Erstellung von Protokollen vorsieht. Dies kann die Regulierung eines Schadens durch Cyberkriminelle anderenfalls unnötig verkomplizieren bzw. zu einer Ablehnung durch den Versicherer führen. Vorteilhaft sind zudem Policen, bei denen das „Entdeckungsprinzip“ vereinbart ist (Entdeckungstag = Schadentag) und eine unbegrenzte Rückwärtsversicherung gilt. Denn wer weiß – vielleicht ist der Schaden längst eingetreten, es ist nur noch nicht aufgefallen …

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