Technisch möglich, rechtlich erlaubt? Was gilt für die Kommunikation über digitale ­Plattformen, CRM-­Systeme und Mieterportale?

Die Digitalisierung eröffnet neue Wege in der Kommunikation zwischen Vermietern/Verwaltern und Mietern oder Mietinteressenten. Rechtlich geht freilich nicht alles, was technisch möglich ist.

­Vermietungsplattformen & automatisierte Entscheidungen

Bei der Anbahnung eines Mietvertrages über eine Vermietungsplattform verdient der Datenschutz und insbesondere der Einsatz von Algorithmen besondere Aufmerksamkeit. Art. 22 Abs. 1 DSGVO verbietet eine automatisierte Entscheidung, soweit sie für den Betroffenen rechtliche Wirkungen entfaltet oder ihn in ähnlicher anderer Weise erheblich beeinträchtigt. Hierunter fällt eine automatische Vorsortierung oder Vorstrukturierung des Bewerberfelds (z. B. durch eine Rangliste) noch nicht. Anders könnte es sein, wenn der Algorithmus bestimmte Bewerber endgültig so aussortiert, dass der Vermieter bzw. Verwalter keinen Zugriff mehr darauf hat. Ein ­gänzlich automatisierter Vertragsschluss ist jedenfalls nur zulässig, wenn die betroffene Person ausdrücklich eingewilligt hat (Art. 22 Abs. 2 lit. c DSGVO). Selbst dann dürfen bestimmte Daten (u. a. rassische und ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse oder weltanschauliche Überzeugung, sexuelle Orientierung) nur bei Einhaltung weiterer Voraussetzungen genutzt werden (Art. 22 Abs. 4 DSGVO).

Befristete Mietverträge

Der nicht automatisierte, digitale Vertragsschluss ist für unbefristete Verträge ohne Weiteres möglich. Für befristete Mietverhältnisse mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr muss jedoch die Schriftform eingehalten werden (§ 550 S. 1 BGB), sonst gilt der Vertrag auf unbestimmte Zeit. Da die klassische Schriftform bei einem vollständig digitalisierten Vertragsschluss nicht gewahrt werden kann, kommt nur eine Ersetzung durch die elektronische Form (§ 126a BGB) in Betracht. Dafür ist aber auf beiden Seiten die Benutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur erforderlich, die bislang keine Verbreitung gefunden hat. Bei befristeten Wohnraummietverträgen erscheint es hinnehmbar, dass sie faktisch nicht digital geschlossen werden können, weil Zeitmietverträge ohnehin nur in bestimmten, eng umgrenzten Fällen zulässig sind (§ 575 Abs. 1 BGB). Schwerer wiegt das bei Gewerberaummietverträgen, bei denen die Parteien oft eine Befristung wollen. Hier muss auf den digitalen Vertragsschluss verzichtet werden, um einen unbefristeten Vertrag zu vermeiden.

Nutzungszwang für ­Mieterportale

Die ökonomischen Vorteile von Mieter­portalen und anderen CRM-Systemen können am besten genutzt werden, wenn die Kommunikation mit möglichst allen Mietern hierüber gebündelt werden kann. Ein Benutzungszwang für den Mieter bedarf der vertraglichen Regelung, die vorrangig durch AGB erfolgen wird. Eine Pflicht zur aktiven Nutzung, d. h. zur Abgabe eigener Erklärungen und Mitteilungen, kann dem Mieter jedoch nicht durch AGB auferlegt werden, wenn er Verbraucher ist, da solche Klauseln gegen § 309 Nr. 13 BGB verstoßene Form- und Zugangserfordernisse darstellen. Bei gewerblichen Mietern bestehen weniger Bedenken, da § 309 Nr. 13 BGB keine Indizwirkung für die Beurteilung der Klausel nach § 307 Abs. 1 BGB hat.
Eine passive Nutzung als Empfangsvorrichtung für Erklärungen und Mitteilungen des Vermieters oder Verwalters kann vertraglich vereinbart werden. Das gilt auch, wenn andere Kommunikationswege ausgeschlossen werden, sofern der Mieter der Nutzung des für ihn eingerichteten Postfachs als Empfangsvorrichtung zugestimmt hat. Bei Zustimmung durch AGB ist zu bedenken, dass damit gleichsam eine Überwachungsobliegenheit für den Mieter geschaffen wird. Bedenken gegen die Wirksamkeit einer Zustimmungsklausel können vermindert werden, wenn der Vermieter sich verpflichtet, den Mieter von der Einstellung einer Erklärung in das Postfach zu informieren (z. B. per E-Mail oder SMS).
Zugang von Erklärungen
Ein rechtswirksamer Zugang der Erklärung setzt voraus, dass dem Vermieter technisch keine Möglichkeit zur Löschung der Erklärung zur Verfügung steht, da das Mail-Postfach sonst nicht zum Machtbereich des Mieters gerechnet werden kann. Umgekehrt sollte dem Mieter die Möglichkeit eingeräumt werden, die Erklärung zu löschen oder auf anderen Medien zu speichern. Probleme bereitet die Frage, wann die Erklärung dem Mieter zugeht, da von ihm nicht erwartet werden kann, das Mieterpostfach regelmäßig abzurufen. Auch deshalb ist eine Information über die Einstellung einer Erklärung in das Postfach sinnvoll. Ist diese Information dem Mieter zugegangen, kann auch bei einem Verbraucher mit einem Abruf am nächsten Werktag gerechnet werden; das ist dann der Tag des Zugangs.

Einhaltung von ­Formerfordernissen

Das Mieterportal eignet sich nicht für Erklärungen, die gesetzlich in Schriftform erfolgen müssen. Es genügt in diesen Fällen auch nicht, das unterschriebene Dokument einzuscannen und in das Mieterpostfach einzustellen, da der Zugang der formgerechten Originalurkunde notwendig ist.
Für Erklärungen, die in Textform (§ 126b BGB) erfolgen müssen, kann das Portal genutzt werden, wenn es so gestaltet ist, dass der Empfänger die Erklärung aufbewahren oder speichern kann. Zusätzlich muss das Portal geeignet sein, die Erklärung unverändert wiederzugeben (§ 126b S. 2 Nr. 2 BGB). Dazu muss die Möglichkeit einer nachträglichen Veränderung durch den Vermieter technisch ausgeschlossen sein. Es spricht viel dafür, dass es hierfür genügt, wenn der Zugang zum Mieterpostfach durch Benutzername und Passwort abgesichert ist. Das gilt auch bei einem Betrieb auf einem eigenen Server, sofern das Passwort verschlüsselt abgelegt wird und dem Vermieter nicht zugänglich ist. Ein Rest Unsicherheit verbleibt allerdings; bis zur gerichtlichen Klärung mögen vorsichtige Vermieter bzw. Verwalter daher von der Nutzung des Mieterportals für Erklärungen in Textform absehen.

Betriebskostenabrechnungen

Bei preisgebundenem Wohnraum ist eine schriftliche Betriebskostenabrechnung gesetzlich vorgesehen; sie kann daher nicht über das Portal erfolgen. Bei preisfreiem Wohnraum und Gewerberäumen besteht kein Formzwang, aber die Abrechnung muss allgemeinverständlich und nachvollziehbar sein. Dafür muss aber die Schriftform des § 126 BGB (Urkunde und eigenhändige Namensunterschrift) nicht eingehalten werden. Genügend sind auch andere Formen der schriftlichen Darstellung wie die Textform, die auch über ein Mieterportal gewahrt werden kann.

Ob die Einsicht des Mieters in die Belege auch über das Portal realisiert werden kann, ist zweifelhaft. Da Originalbelege vorzulegen sind, ist schon unsicher, ob die Bereitstellung eingescannter Dokumente genügt; die Rechtsprechung ist sich nicht einig. Da aber mittlerweile auch elektronische Rechnungen zulässig sind (§ 14 Abs. 1 S. 8 UStG), bei denen eine Einsicht des Mieters in das Original den Zugriff auf die Originaldatei erfordert, spricht viel dafür, allgemein eine elektronische Bereitstellung zuzulassen, wenn der Vermieter nachweislich Vorkehrungen gegen Verfälschungen durch die Digitalisierung getroffen hat.

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