Theorie ...

Warum auch für kleine Immobilienverwaltungen kein Weg an der Digitalisierung bestimmter Prozesse vorbeiführt – und wie man sie angeht.

Insbesondere für viele kleine Immobilienverwaltun­gen stellt sich die Frage, ob angesichts limitierter Ressourcen eine digitale Transformation überhaupt umgesetzt werden kann. Klare Antwort: Das geht nicht nur, sondern ist viel mehr sogar Pflicht, um künftig am Markt bestehen zu können.

Wichtig ist, zu verstehen, dass Digitalisierung prozess­orientiert gedacht werden muss. Wir erleben es immer wieder, dass Verantwortliche allein in Software-Lösungen denken. Bestenfalls werden gute analoge Prozesse in digitale gewandelt – und schon dabei klemmt’s oft bei vielen Immobilienverwaltungen.

Drei Stufen, ein Plan

Ein Ansatz, den wir als spezialisierte Unternehmens­beratung nutzen, besteht aus drei Stufen: der Bestands­aufnahme aller Prozesse in der Immobilienverwaltung (Ist-Zustand), der Konzeptionierung des Soll-Zustandes dieser Prozesse und der Umsetzung von Maßnahmen, um die Veränderung zu erreichen.

Schnell merkliche Effekte erzielen

Auch wenn kleinere Verwaltungen oft über geringe Ressour­cen verfügen, lassen sich mit wenigen kleinen Maßnahmen starke Effekte erzielen. In der Praxis sehen wir die größten Effizienzgewinne insbesondere beim Posteingangsprozess, der Rechnungsverarbeitung und der Dokumentenablage. Es folgen die Prozesse der Wohnungsübergabe und der Eigentümerversammlung. Hier lohnt es, sich der gege­benen Ressourcen bzw. Bordmittel bewusst zu werden. Die Möglichkeiten der vorhandenen Software-Systeme werden oft nur zu einem Bruchteil genutzt und könnten bei intensiverer Anwendung enorme Produktivitätsgewinne erzielen. Weitere Beispiele sind die Nutzung von Scannern oder der verschiedenen vorinstallierten Programme.

In einer zweiten Phase sollte die Implementierung eines Vorgangs- und Dokumentenmanagementsystems mit Klassifizierungskonzept angegangen werden. Durch die stringente Nutzung eines Vorgangsmanagementsystems wird jede Tätigkeit in einen Vorgang kanalisiert.

Als weitere Produktivitätsbremsen gelten nicht dokumentierte Prozessabläufe und ungeklärte Zu­ständigkeiten. So lässt sich nicht erkennen, ob ein Prozess aktuell bestmöglich abläuft, zudem kann es zu doppelter Bearbeitung und Verzögerungen kommen. Daher empfehlen wir selbst Immobilienverwaltungen mit nur drei Mitarbeitern, sich regelmäßig die Zeit zu nehmen, um sich die aktuellen Prozesse zu vergegen­wärtigen.

Die letzte wichtige Stellschraube ist die Prüfung der Verwalterverträge und die Qualität der Daten. Je homo­gener die Verträge, desto effizienter können die sich daraus ableitenden Dienstleistungen erfüllt werden. Ferner sind die Daten einer Verwaltung das Öl, das sie am Laufen hält. Sie sollten entsprechend aufbereitetet und vollständig an den passenden Stellen (Datenbanken) hinterlegt sein.

Fazit

Auch kleine Immobilienverwaltungen können und müssen Prozesse digitalisieren. Es empfiehlt sich, nach der Be­standsaufnahme mit kleinen Schritten zu starten, die hohe Effekte erzielen. Experimentierfreude zahlt sich aus. Es lohnt sich, verschiedene Maßnahmen zu testen und das Personal von Beginn an einzubinden. Digitalisierung ist ein stetiger Prozess, für dessen Konzeptionierung und Umsetzung man sich regelmäßig Zeiten einrichten muss. Denn was nicht im Kalender steht, wird auch nicht stattfinden.