Tipps zur Jahres­abrechnung …

… und was dabei zwischen WEG- und Mieterabrechnung zu beachten ist.

Nun stehen sie wieder an, die sechs wichtigsten Monate für WEG-Verwalter: Zeit für die Abrechnungen! Denn im ersten Halbjahr – so wollen es die Gerichte – sollte der Pflicht zur Einberufung der jährlichen Eigentümerversammlung nachgekommen werden, in der über die Jahresabrechnung beschlossen wird. Das ist durchaus machbar. Lediglich in Bremen, Niedersachsen, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen ist etwas Eile geboten: Die Sommerferien beginnen schon im Juni. Und wer will sich schon dem Vorwurf aussetzen, die Versammlung zur Unzeit einzuberufen?!

Also nichts wie ran an die Verbrauchswerte für Strom, Brennstoffe und Wasser, damit die Abrechnung per 31.12.16 möglichst schnell vorliegt. Wer es sowohl mit WEG- als auch mit Mieterabrechnungen zu tun hat, kann diese Aufgaben gut auf beide Jahreshälften verteilen. Denn die Nebenkostenabrechnung für Mieter hat ja bis zum 31.12. des Folgejahres Zeit, sofern nichts anderes wirksam vereinbart wurde (z. B. für die Heizkostenabrechnung).

1. Vorbereitung der Eigentümerversammlung

Nach § 29 WoEigG gehört es zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirats, die Jahresabrechnung zu prüfen, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan. Um ihn in diese Vorbereitung der ordentlichen Eigentümerversammlung einzubinden, gilt es, möglichst schnell an die vollständige Abrechnung zu gelangen, zu der nicht selten auch die Heizkostenabrechnung gehört. Auch wenn der geläufige Begriff „Belegprüfung“ zu dem verbreiteten Trugschluss führt, dem Beirat wären nur die Belege aller Zahlungsflüsse des Abrechnungsjahres vorzulegen.

2. Was wird abgerechnet?

Ohne Zweifel rechnet der Mietverwalter die Betriebs- und die Heizkosten ab. Gewissenhaft ist zu prüfen, was wirksam im Mietvertrag vereinbart ist und welche gesetzlichen Grundlagen zu beachten sind. Erleuchtung bringt hier die Einsicht in Mietverträge wie auch in die Betriebskostenverordnung, II. Berechnungsverordnung, und die Heizkostenverordnung. Nicht zu vergessen sind die, etwa in einem Gewerbemietvertrag, zusätzlich wirksam vereinbarten, weiteren Kostenpositionen, z. B. Verwaltungskosten. WEG-Verwalter hingegen rechnen Erträge und Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums sowie die Kosten der Instandhaltung, Instandsetzung, sonstigen Verwaltung und des gemeinschaftlichen Gebrauchs des Gemeinschaftseigentums ab.

3. Abrechnungs­zeitraum & Abrechnungs­periode

Noch vor der Frage nach der Verteilung der Kosten ist vom WEG- wie vom Mietverwalter zu klären, welche Kosten abzurechnen sind. Mietverwalter konzentrieren sich hierbei auf die, die den Abrechnungszeitraum betrafen, unabhängig davon, wann sie tatsächlich gezahlt worden sind: z. B. die Hausmeisterrechnung, die im Dezember gestellt, aber erst im Januar bezahlt wird. Dieser Ansatz ist 2. Was wird
abgerechnet?
Ohne Zweifel rechnet der Mietverwalter die Betriebs- und die Heizkosten ab. Gewissenhaft ist zu prüfen, was wirksam im Mietvertrag vereinbart ist und welche gesetzlichen Grundlagen zu beachten sind. Erleuchtung bringt hier die Einsicht in Mietverträge wie auch in die Betriebskostenverordnung, II. Berechnungsverordnung, und die Heizkostenverordnung. Nicht zu vergessen sind die, etwa in einem Gewerbemietvertrag, zusätzlich wirksam vereinbarten, weiteren Kostenpositionen, z. B. Verwaltungskosten. WEG-Verwalter hingegen rechnen Erträge und Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums sowie die Kosten der Instandhaltung, Instandsetzung, sonstigen Verwaltung und des gemeinschaftlichen Gebrauchs des Gemeinschaftseigentums ab. wegen des Nutzerbezugs der Abrechnung auf die Bewohner des jeweiligen Objektes berechtigt.
Für die WEG-Jahresabrechnung gilt zunächst streng das Zufluss-/Abflussprinzip. Es werden die Erträge und Ausgaben abgerechnet, die tatsächlich geflossen sind. Die Hausmeisterrechnung für Dezember, die im Januar bezahlt wird, gehört also auch erst in die Abrechnung des Folgejahres. Nutzerbezogene Belange, etwa zwischen Verkäufer und Käufer einer Eigentumswohnung, sind über den Nutzen-/Lastenwechsel der Parteien auszugleichen. Die WEG ist für diese Auseinandersetzung der zeitanteiligen Kosten nicht zuständig.

4. Kostenverteilung & Umlageschlüssel

Kalte Betriebskosten sind in der Mieterabrechnung grundsätzlich anteilig nach Wohnfläche umzulegen (§ 556a BGB). Bei einem erfassten Verbrauch (z. B. für Kaltwasser) sind die entsprechenden Betriebskosten nach einem Maßstab umzulegen, der dem Verbrauch Rechnung trägt. Die Kosten für Heizung und Warmwasser sind unter Beachtung der Heizkostenverordnung auf die einzelnen Mieterhaushalte zu verteilen. Im Wohnungseigentum wird die Kostenverteilung grundsätzlich nach § 16 Abs. 2 WoEigG (Miteigentumsanteile) vorgenommen, wobei die gesetzlichen Regelungen der Heizkostenverordnung hier vorrangig zu ­berücksichtigen sind.

5. Positionen in der WEG-Abrechnung

Häufig finden sich in der Gemeinschaftsordnung keine Regelungen zur Kosten­tragung der Verwaltergebühr. In der Folge greift hier die gesetzliche Regelung. Selbst wenn der Verwaltervertrag das Honorar nach Einheiten ausweist, führt kein Weg an der korrekten Verteilung nach Miteigentumsanteilen vorbei.

Problematisch können auch Verfahrenskosten aus Angelegenheiten nach § 43 WoEigG sein: Seitdem sie nicht mehr der freiwilligen Gerichtsbarkeit unterliegen, hat grundsätzlich die unterliegende Partei die Kosten eines solchen Rechtsstreits zu tragen. Ihre Verteilung regelt § 16 Abs. 8 WoEigG, und der BGH hat konkretisiert, dass sie unter den unterlegenen Eigentümern nicht nach Kopfteilen, sondern nach dem auch für die Verteilung der Verwaltungskosten maßgeblichen Schlüssel der Miteigentumsanteile umzulegen sind.

Praxistip: Lassen Sie sich die Kostenverteilung von dem Juristen vorgeben, der die Gemeinschaft in dieser Angelegenheit betreut hat. So lässt sich u. U. ein weiterer Streit umgehen, der sich dann nur noch um die Kostenverteilung dreht. 

6. Kosten im Sondereigentum

Als Vertreter der Eigentümergemeinschaft ist es oft der Verwalter, der Kosten verursacht, indem er Aufträge für Arbeiten vergibt, die in den Teilen des Gebäudes notwendig sind, in denen die Abgrenzung von Sonder- und Gemeinschaftseigentum nicht klar ersichtlich ist. Zahlungspflichtig ist dann er als den Auftrag erteilender Vertragspartner bzw. die Gemeinschaft, in deren Namen er agiert. Es ist dringend davon abzuraten, gezahlte Kosten über einen Sonderverteilerschlüssel in der Einzelabrechnung zu verbuchen. Dies kann zum Streit über die Jahresabrechnung führen. Wurden die Beträge gezahlt, sind sie nach dem korrekten Verteilerschlüssel auf alle Eigentümer zu verteilen und
von dem Wohnungseigentümer beizutreiben,
den sie ggf. betreffen.

Praxistipp: Das Problem der Rückforderung dieses Betrags nicht auf die Abrechnung im Folgejahr verlagern, sondern gleich damit beginnen! 

7. Kosten für Kabelfernsehen

Auch diese Kosten sind gemeinschaftliche Kosten, für die der gesetzliche Verteilerschlüssel (Miteigentumsanteile) dann anzuwenden ist, wenn sich keine anderweitige Regelung in der Teilungserklärung findet. In der Praxis werden sie nicht selten auf die jeweiligen Nutzer verteilt.

8. Die Ist-Rücklage

Über den Begriff der Ist-Rücklage streiten die Gelehrten. Da der Vermögensstatus in Art und Umfang nach wie vor nicht Bestandteil der Jahresabrechnung ist, ergeben sich schon aus den Möglichkeiten seiner Darstellung viele Problemfelder. M. E. sind die Anforderungen des BGH zunächst noch damit erfüllt, wenn in der Jahresabrechnung dargestellt wird, welche nach Wirtschaftsplan geforderten Beitragsleistungen zur Rücklage tatsächlich gezahlt worden sind. Solange es dem buchhalterisch geschulten Verwalter aus „Transparenzgründen“ nicht gestattet ist, die Vermögenslage der WEG in Bilanzform darzustellen, wird die Suche nach eine korrekten Darstellung, die sich auch „Laien“ erschließt, andauern.

10. Aktive und passive Rechnungsabgrenzung

Spätestens wenn auf der Eigentümerversammlung zu erläutern ist, dass Kosten, die erst im Folgejahr bezahlt werden, per Gesetz schon in der zu beschließenden Abrechnung verbucht und verarbeitet worden sind (z. B. für die Erstellung der Heizkostenabrechnung) und die Beitragsleistung zur Rücklage nach Wirtschaftsplan zu den abzurechnenden Kosten addiert wird, blicken „Laien“ nicht mehr durch. Brennstoffkosten und sonstige Heizkosten jedoch, die die Abrechnungsperiode betreffen, müssen als Abgrenzungsposition eingebunden werden. Im Folgejahr empfiehlt sich die Verbuchung unter „bereits abgerechnete Heizkosten“.

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