Transparent, verlässlich, schnell

Immobilienverwalter kennen es aus ihrem Arbeitsalltag: Komplexe Abstimmungsverfahren stehen bei nahezu jeder Eigentümerversammlung auf der Agenda. Nicht selten sind Resultate knapp und das Ergebnis muss aufwändig ausgezählt, detailliert geprüft und dokumentiert werden. Dieser Prozess und die folgenden Debatten rund um die Beschlussfindung ziehen Versammlungen in die Länge und erfordern bei Eigentümern und dem Versammlungsleiter starke Nerven. Der Landesverband Rheinland-Pfalz/Saarland (VDIV RPS) gibt seinen Mitgliedern in Zeiten des digitalen Fortschritts ein neues technisches Hilfsmittel an die Hand, um Entscheidungen auf Eigentümerversammlungen künftig einfach, schnell und transparent herbeizuführen.

Das Ende vieler Debatten

Auf größeren Veranstaltungen wie Parteitagen oder Aktionärsversammlungen setzen sich mobile Abstimmungssysteme gegenüber traditionellen Verfahren (Handzeichen, Wahlurne) zunehmend durch. Ihr Einsatz garantiert klare, unanfechtbare Resultate und die Einhaltung eines oft straffen Tagungszeitplans. Um auch den Mitgliedsunternehmen diesen Mehrwert für den Ablauf ihrer Eigentümerversammlungen zu bieten, investierte der Vorstand des VDIV RPS in diese moderne Technik.

Die drahtlosen Funk-Mini-Keypads sind bereits bei kleinen Eigentümerversammlungen mit überschaubarer Teilnehmerzahl einsetzbar. Ohne größeren Aufwand lässt sich das bedienungsfreundliche System an jedem Veranstaltungsort einrichten: Die Basisstation empfängt und verarbeitet Signale aller an die stimmberechtigten Personen ausgehändigten Keypads mit einer Reichweite von bis zu 80 Metern. Und die Praxis zeigt, dass sich die Geräte auch von weniger technik­affinen Nutzern nach einer kurzen Testabstimmung zu Beginn jeder Veranstaltung leicht bedienen lassen. Die Sender sind kleiner als eine Kreditkarte und ermöglichen dank verschiedener Tastenfelder unterschiedliche Abstimmungsvarianten. Das erweist sich dann als sinnvoll, wenn einmal nicht „nur“ über den Wirtschaftsplan, sondern z. B. über die Farbgestaltung für eine Außenfassade abgestimmt werden soll.

Für einfache Entscheidungen wie den Wirtschaftsplan stehen die Tasten „Ja“, „Nein“ und „Enthaltung“ zur Verfügung, bei Abstimmungen mit Mehrfachauswahl (z. B. für Reparaturverfahren) können bis zu fünf Tasten (1 – 5 und A – E) mit verschiedenen Alternativpositionen belegt werden. Über den Button „Senden“ landen die Stimmen nach Freischaltung des Gerätes auf dem Rechner des Versammlungsleiters, wo sie innerhalb einer Sekunde verarbeitet und ausgewertet werden. So erzielte Resultate bieten nach der Abstimmung keinerlei Grundlage für Diskussionen, der Versammlungsleiter kann direkt zum nächsten ­Tagesordnungspunkt übergehen. Die derzeit 100 Geräte des VDIV RPS eignen sich auch für Mehrhausanlagen mit bis zu 100 Einheiten. Besteht bei größeren Veranstaltungen Bedarf an weiteren Sendern oder erhöht sich die Nachfrage unter den Mitgliedsunternehmen weiter, kann das System auf bis zu 2 000 Geräte erweitert werden. Dank der langlebigen Batterieleistung mit Verbrauchsanzeige garantieren sie einen zuverlässigen Einsatz im Verwalteralltag; Die Angst vor einem plötzlichen System- oder Batterieausfall während einer Versammlung oder gar im Abstimmungsprozess ist unbegründet.

Eine Investition mit Mehrwert

Die Anschaffungskosten in Höhe von rund 40 Euro je Gerät und weiteren 200 Euro für eine Basisstation sind gut refinanzierbar. Gegen eine kleine Bearbeitungspauschale können Mitgliedsunternehmen die handlichen Geräte zum jeweiligen Wunschtermin in der benötigten Stückzahl mieten. Dank der Investition in ein weiteres Empfangsgerät lassen sich sogar zeitgleich zwei Veranstaltungen mit den Abstimmungsgeräten bestücken, solange die Gesamtzahl der Teilnehmer die Zahl der 100 vorhandenen Sender nicht übersteigt. Das Angebot kommt bei den Mitgliedern in Rheinland-Pfalz und im Saarland gut an. Und so zahlt sich auch die Investition für den Verband aus. Schon nach wenigen Einsätzen in Eigentümerversammlungen haben sich die mobilen Keypads bewährt: Selbst komplexe Abstimmungen laufen für Eigentümer und Versammlungsleiter jetzt wesentlich entspannter. Die anonym ermittelten Ergebnisse sind zuverlässig und transparent, werden im Protokoll schriftlich festgehalten, fertig. Den damit einhergehenden Imagegewinn sollte man nicht unterschätzen. Der Einsatz eines so modernen Hilfsmittels signalisiert Kunden die Kompetenz ihrer Hausverwaltung.

Das Resümee aus der Testphase in der Praxis: Die Geräte leisten deutlich mehr als die zuverlässige Ermittlung von Abstimmungsergebnissen. Der Einsatz der technischen Hilfsmittel kann Diskussionen oder Debatten anregen, Probleme und festgefahrene Diskussionen lösen, Zwischenabstimmungen ermöglichen und den Weg der Entscheidungsfindung beschleunigen. Zudem ist die Abstimmung per Tastendruck für viele Anwender mal „etwas Neues“, eine belebende Abwechslung, die neugierig macht. Über die leihweise Bereitstellung für Eigentümerversammlungen der Mitglieder hinaus wird der VDIV RPS die Mini-Keypads daher künftig auch anderweitig nutzen: zur Auflockerung von Vortragsprogrammen bei Verwalterforen oder für die jährliche Mitgliederversammlung.

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