Trends bei Verwaltungs-Software - Effizienter, mobiler, leistungsfähiger

Der Markt für Verwaltungs-Software ist groß und unübersichtlich. Die Trends in der Branche sind Mobilität, Cloud, Workflow, Digitalisierung und Vernetzung.

Wer sich heute mit dem Gedanken trägt, eine neue Verwaltungs-Software anzuschaffen, muss vieles bedenken. Die Angebote reichen von einfachen Abrechnungsprogrammen bis zu komplexen Anwendungen, die alle Geschäftsprozesse abbilden. Der Markt ist traditionell kleinteilig. Viele Anbieter haben in den frühen 90er-Jahren eine Individuallösung für ein Verwaltungsunternehmen programmiert, daraus eine Branchen-Software entwickelt und angeboten. Entsprechend viele Systeme mit unterschiedlichsten technischen Voraussetzungen finden sich am Markt, der sich in den letzten zehn Jahren immer mehr konzentriert. Wer es sich leisten kann, kauft entweder Kompetenzen hinzu oder gleich ganze Anbieter, wie Haufe es ab 2006 mit den etablierten Herstellern Sykosch, CSI und ESS getan hat. Auch der Branchenriese Aareon geht diesen Weg und entwickelt so seine Produkte strategisch weiter. 2012 kauften die Mainzer die britische 1st Touch, den führenden Anbieter von mobilen Softwarelösungen für die Wohnungswirtschaft, und 2013 die schwedische Incit, die ERP-Software für das Immobilienmanagement entwickelt. Hinzu kommen Kooperationen mit Planon (Facility-Management- und Real-Estate-Software), Seeburger (Business Integration Suite Utilities) und Schleupen (Geschäftsprozesse der Energie- und Wasserwirtschaft), die aufzeigen, wo die digitale Reise hingeht.
Die Entwicklungen im Bereich der Telekommunikation haben erheblichen Einfluss auf das Verhalten der Verbraucher. Längst hat man sich daran gewöhnt, an jedem Ort erreichbar zu sein und überall auf das Internet zugreifen zu können, auch mit dem Smartphone. Diese Entwicklung macht selbst vor der Arbeitswelt von Immobilienverwaltern nicht Halt. Mit bereits heute verfügbarer Technik kann sich die Arbeitswelt von Verwaltern und Verwalterinnen radikal verändern. Bei den Verwaltungsprogrammen geht die Schere zwischen denen, die reine Basisfunktionen und denen, die umfangreiche Funktionalitäten und Vernetzungen anbieten, immer weiter auseinander. Die reine Abrechnungs-Software wird in wenigen Jahren ersetzt werden durch flexibel einsetzbare Systeme, die in der Lage sind, alle Routineprozesse zu automatisieren. Mobilität, Cloud, Workflow, Digitalisierung und Vernetzung setzen heute Trends in der Branche.

Die Programme, hier FLOW FACT, werden zunehmend mobil.

Vernetzung

Die technische Entwicklung geht einher mit den Veränderungen in der Verwaltungsbranche. Ständig steigende rechtliche und technische Anforderungen bürden Verwaltern immer mehr Aufgaben auf, die zeitintensiv sind und oft nicht einmal vergütet werden. Jedes Verwaltungsunternehmen muss darauf achten, dass die Routinearbeiten möglichst effizient erledigt werden. Deshalb nehmen automatisierte Prozesse, zum Beispiel bei den regelmäßig wiederkehrenden Buchungen, einen immer größeren Raum ein. Hierzu bieten die Hersteller immer mehr Schnittstellen an, für den Bankverkehr, zur DATEV, zu Energielieferanten und Dienstleistern. Vernetzt wird Software jedoch nicht nur nach außen, sondern auch nach innen. Viele Verwaltungsprogramme lassen sich über eine Schnittstelle mit der Telefonanlage koppeln. Sobald ein Kunde anruft, öffnet sich auf dem Computer des Mitarbeiters, der den Anruf entgegennimmt, ein Fenster mit ausgewählten Daten des Kunden. Darin werden zum Beispiel der Stand der Hausgeldzahlungen und der Grund des letzten Anrufes samt Erledigungsstand mitgeteilt. So ist jeder Mitarbeiter des Verwaltungsunternehmens sofort im Bilde und kann viele Fragen direkt am Telefon beantworten. Das ist effizient und spart Zeit, die woanders gewinnbringender eingesetzt werden kann. Über die dafür notwendige Tapi-Schnittstelle verfügen die Programme PowerHaus, ImmoXpress (Haufe), iX-Haus (Nemetscheck), Win-CASA (Software24.com GmbH), FlowFact Performer CRM, WohnungsManager (iMS), DOMUS 4000, Profi-Hausverwaltung (SoftwareTec).

Die Software Karthago 2000 übernimmt Abstimmungsergebnisse automatisch in die Beschlusssammlung.

Workflow

Die Notwendigkeit, immer effizienter zu arbeiten, befeuert einen weiteren Trend: Den Workflow. Die Idee dahinter ist, dass alle routinemäßig anfallenden Arbeiten von allen Mitarbeitern nach einem festen Schema erledigt werden. Die Geschäftsprozesse werden klar definiert und für das gesamte Unternehmen festgelegt. Das gewährleistet Transparenz, eine gleichbleibende Qualität und viel Zeitersparnis. Außerdem verhindert es die Abhängigkeit des Unternehmens von einzelnen Mitarbeitern, die nach ihrem eigenen System arbeiten. Auf Workflows setzen zum Beispiel Win-CASA mit einem CRM-Modul und das Managementsystem Office Ware Easy, das Schnittstellen zu vielen Verwaltungsprogrammen hat, sowie ALCO HOUSE.

Mobilität

Die Maklerbranche hat es vorgemacht: Immobilienmakler arbeiten seit Jahren zunehmend mit mobilen Endgeräten wie dem iPad. Immer auf Achse, nutzen sie die Möglichkeit, zwischen zwei Terminen Büroarbeit zu erledigen. Die Hersteller bieten für mobil arbeitende Verwalter drei Varianten an: webbasierte Software, Apps und internetfähige Programme oder Module. Haufe, David Software und Aareon (Wodis Sigma) bieten Apps für die mobile Wohnungsabnahme an, UTS Software hat Karthago 2000 mit einer Hausmeister App ausgestattet. Bei der Hausbank München ist gleich das ganze Online-Programm Verwalter-Service VS3 mit einer Citrix-App auf dem iPad nutzbar, ähnliche Lösungen haben DKB@win und Immoware 24. Spezielle, online nutzbare Software-Module, zum Beispiel für Eigentümerversammlungen, bieten DOMUS (DOMUS 4000), UTS (Karthago) und CAJAC (CAJAC). Diese greifen entweder in Echtzeit über eine Internetverbindung auf das Programm zu oder ermöglichen das Offline-Arbeiten und synchronisieren die neu eingegebenen Daten sobald eine Internetverbindung besteht. Mit dem neuen FLOWFACT mobile kann man auf alle Funktionalitäten des CRM zugreifen.

Cloud

Langezeit war die Cloud für die Wohnungswirtschaft unvorstellbar. Schließlich sind die Geschäftsdaten das Kapital der Verwaltung. Doch die Einstellung zum Speichern von Unternehmensdaten auf fremden Servern ändert sich langsam. Letztlich ist der Siegeszug der Cloud kaum noch aufzuhalten – und das hat seinen Grund. Kleinere Unternehmen haben einen enormen Vorteil, wenn sie nicht selbst in eine IT-Infrastruktur mit Server, Datensicherung und Vernetzung investieren müssen. Viele Software-Anbieter halten eigene Rechenzentren in Deutschland vor. Wenn die Verwaltungs-Software in der Cloud genutzt wird, ist sie überall verfügbar. Der Cloud-Anbieter ist dafür verantwortlich, dass die jeweiligen Anforderungen an Datensicherheit, Datenschutz und Compliance erfüllt werden. Steht der Server hingegen im Büro, liegt die Verantwortung dafür beim Verwaltungsunternehmen.

Digitalisierung

2014 setzen immer mehr Hersteller auf die Digitalisierung der Kommunikation. Das fängt an bei Lösungen zum Digitalisieren und Archivieren von Papier-Dokumenten und endet bei CRM-Portalen für die Kunden. Mit einem CRM-Portal können Verwalter ihren Kunden rund um die Uhr Service bieten. Eigentümer wissen es zu schätzen, wenn sie Wirtschaftspläne, Protokolle, Abrechnungen und andere relevante Daten jederzeit von einem passwortgesicherten Kundenportal herunterladen können. Positiver Nebeneffekt ist, dass viel weniger Kunden anrufen, weil sie diese oder jene Unterlagen brauchen. Das spart Zeit und Geld und setzt Ressourcen frei. Ein solches CRM-Portal bieten unter anderem Wodis Sigma, PowerHaus und CAJAC an. Mit dem Programm WohnungsManager können Wohnungseigentümer, die vermieten, zusätzlich interaktiv und eigenverantwortlich Mieterabrechnungen selbst erstellen.

Applikationen zur mobilen Wohnungsabnahme erleichtern die Arbeit. Das Protokoll samt Unterschrift des Mieters wird sofort digital übernommen.

Der Weg zur neuen Software

Die Anschaffung einer neuen Verwaltungs-Software ist eine Entscheidung, die nicht übers Knie gebrochen werden sollte. Einmal im Unternehmen implementiert, wird sie sehr lange genutzt, oft bis zu 15 Jahren. Eine voreilig und falsch getroffene Entscheidung könnte teuer zu stehen kommen. Deshalb sollte man an diese Aufgabe systematisch herangehen. Das erfordert zwar im Vorfeld einen höheren Zeiteinsatz, aber wenn die Software alle Anforderungen des Unternehmens erfüllt und die Arbeit effizienter als bisher erledigt, macht sich das schnell bezahlt.

Zunächst sollten Mitarbeiter, die alle Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse kennen, möglichst detailliert herausarbeiten, wie künftig im Unternehmen gearbeitet werden soll und welche Funktionalitäten die Software dafür mitbringen muss. So entsteht eine Liste mit detaillierten Anforderungskriterien, die an die Software-Hersteller geschickt wird. Diese können nun hinter jedem Kriterium vermerken, ob die gewünschte Funktionalität möglich, in der Standardversion enthalten oder gegen einen Aufpreis zu haben ist. So kann man den Markt mit einfachen Mitteln sondieren. Anschließend können die Antworten der Anbieter ausgewertet und eine Vorauswahl getroffen werden. Je besser und genauer hier ausgewertet wird, desto weniger Zeit benötigt das weitere Auswahlverfahren. Die Software-Anbieter, die die meisten Anforderungen erfüllen, sollten ihre Software im Verwaltungsunternehmen präsentieren. Anschließend kann das Unternehmen sich anhand objektiver Kriterien für die passende Software entscheiden. Den idealen Auswahlprozess beschreibt sehr detailliert das Whitepaper „Softwareauswahl in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft“, das bei Haufe zu beziehen ist.

Das Modul WEG Conventus von Domus bietet einen Workflow für die Planung und Durchführung von Eigentümerversammlungen.

> Liste Immobilienverwaltungs-Software im Überblick

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