Tschüss Papier! - Abrechnung – von analog zu digital

Mit der novellierten Heizkostenverordnung (HKVO) wird dies bald der Vergangenheit angehören: Ableser kommen in die Wohnung, lesen Zähler vor Ort ab und lassen die Abrechnung dazu irgendwann per Post zukommen. Dafür müssen zuvor Termine vereinbart werden und Mieter zu Hause auf die Ableser warten. Nun verändert sich dies rasant. Die Wohnungswirtschaft digitalisiert sich und damit auch der Prozess von der Auslesung bis zur Abrechnung. Und das aus guten Gründen, denn es wird nicht nur komfortabler für Verwalter und Mieter, es findet auch eine Umweltentlastung durch digitale Prozesse statt. Zudem stellt der Digitalisierungstrend eine große Chance für die Immobilienwirtschaft dar und bietet neben schlanken Prozessen viele Einsparpotenziale.

Vorteile und Möglichkeiten von Online-Portalen
Die Abrechnung der Heiz- und Betriebskosten ist mit viel Aufwand verbunden. Dank der Digitalisierung wird dies deutlich einfacher. Das verspricht beispielsweise die digitale Plattform Minol direct. Vermieter und Verwalter haben damit alle wichtigen Informationen rund um ihre Liegenschaften immer im Blick. Zentrales Element ist dabei die direkte Übermittlung der Nutzerdaten und der zu verteilenden Kosten für die Heiz- und Betriebskostenabrechnung. Sie gehen direkt an das Abrechnungssystem der Minol. Damit ist die Abrechnung sowohl schneller als auch sicherer dank einer automatisierten Fehlerprüfung. Diese unterstützt den Verwalter bei der Dateneingabe und hilft dabei, mögliche Fehler zu vermeiden.

Auch bei vielen anderen Aufgaben nützt das System. Zwischenauslesungen, z. B. bei Mieterwechsel, können komfortabel online   beauftragt werden. Der Status von Auslesung und Abrechnung ist online jederzeit einsehbar und die direkte Kommunikation mit den Abrechnungsexperten kann ohne Umwege über ein Postfach erfolgen.

Abrechnung Online
Vermieter und Verwalter, die manuelle und papierbasierte Abläufe darüber hinaus noch effizienter gestalten wollen, finden mit dem Modul „Abrechnung Online“ eine passende Lösung. Hier erhalten sie ihre Heizkostenabrechnungen inklusive der Rechnungen für Abrechnungsdienstleistungen, Gerätemiete und Wartung vollständig digital. Über eine übersichtliche Benutzeroberfläche stehen alle Unterlagen und Abrechnungsdokumente online zur Verfügung und die Abrechnungen können direkt in digitaler Form an die Mieter versendet werden. Das bedeutet: kein Papier mehr, schnellere Leistungserstellung und Kostenersparnis durch Wegfall im Belegfluss. Im Vergleich zum Postversand lassen sich zudem bis zu 50 Prozent CO2 einsparen.

Vermieter oder Verwalter, die eine Verwalter-Software verwenden, die den Standard-Datenaustausch mit Messdienstleistern unterstützt, können den Datenaustausch via Internet als optimale Lösung nutzen. Das reicht von der Übermittlung der Nutzerdaten mit Vorauszahlungen und Nutzerwechseln bis hin zum Erhalt der Heizkostenabrechnung als kostenpflichtige Schnittstelle E898 (ARGE-Standard). Die Heizkostenabrechnung kann dabei digital der Betriebskostenabrechnung des Verwalters zugeordnet werden.

Zusätzliche Services online nutzen
Neben diesem Angebot für Abrechnung und Ablesung werden weitere Online-Services für die Montage und Reparatur angeboten. Zudem lassen sich Rauchwarnmelder-Services und Trinkwasserprüfung auf Legionellen beauftragen, auch verbrauchs- oder bedarfsbasierte Energieausweise für Wohngebäude sind bestellbar. So lassen sich nahezu alle Verwaltungsaufgaben einfach, komfortabel und digital über ein einziges Portal erledigen.

Funk erweitert die Möglichkeiten
Mit der HKVO 2021 ist Digitalisierung Pflicht. Seit dem 1. Dezember 2021 darf nur noch fernauslesbare Messtechnik verbaut werden. Bis Ende 2026 muss die gesamte Messtechnik entsprechend umgerüstet werden. Wer sich jetzt schon für die Technik der Zukunft entscheidet, kann von weiteren Vorteilen profitieren und neue Services anbieten. Vermieter und Verwalter können die Verbrauchsentwicklung in ihren Liegenschaften online beobachten. Die grafisch aufbereiteten Daten lassen sich nach Gebäudebestand, nach ausgewählten Liegenschaften, nach einzelnen Wohnungen bis hin zu einzelnen Geräten selektieren und durch den Vermieter oder Verwalter individuell und dynamisch anpassen.
 
Eine weitere Verpflichtung aus der novellierten HKVO sind die unterjährigen Verbrauchsinformationen (UVI). Diese sind seit Januar 2022 bereitzustellen, wenn fernauslesbare Messtechnik vorhanden ist. Zusätzlich zur jährlichen Heizkostenabrechnung müssen Vermieter und Verwalter den Hausbewohnern jeweils eine monatliche Verbrauchsinformation zur Verfügung stellen. Mit einem E-Monitoring-Zugang können Verwalter und Vermieter jedem Hausbewohner die Rechte zur Dateneinsicht für seine Wohnung zuweisen. So erhalten alle Bewohner einen geschützten Zugang zu ihren individuellen Verbrauchsinformationen. Diverse Vergleichsmöglichkeiten schaffen die Voraussetzung für eine energieeffiziente Bewirtschaftung und Steuerung und helfen den Bewohnern bei zu hohem Energieverbrauch zeitnah reagieren zu können.

Jetzt umstellen
Wer jetzt seine Abrechnungen von analog auf digital umstellt, profitiert von vielen Vorteilen, kann den Mietern neue Services bieten und stellt die Weichen für die Zukunft. Mit der digitalen Abrechnungslösung, einem Funksystem und dem E-Monitoring sind alle Voraussetzungen gegeben, um auch in Zukunft in Sachen Abrechnung auf der sicheren Seite zu sein.