Und sie lohnt sich doch!

Die Jahresabrechnung in der Sondereigentumsverwaltung

Die Sondereigentumsverwaltung (SEV) ist die kleinteiligste Verwaltungsart in unserem Geschäft. Sie erfordert die Führung einer gesonderten Buchhaltung und eine abweichende Betriebskostenabrechnung für Wohnungsmieterinnen und -mieter. Die Einnahmen der Sondereigentümer dürfen dabei nicht mit dem Vermögen der Eigentümergemeinschaft vermischt werden und sind auf einem separaten Konto zu führen. 

Die Betriebskostenabrechnung kann im Wesentlichen aus der WEG-Abrechnung übernommen werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass nur umlegbare Kosten abgerechnet werden dürfen und ggf. noch Abgrenzungen vorgenommen werden müssen, da die Gemeinschaft nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip abrechnet. Darüber hinaus benötigen Eigentümer eine aussagekräftige Einnahmen-Überschuss-Rechnung für die jährliche Steuererklärung, aus der die Einnahmen der Sondereigentumseinheit, aufgeschlüsselt nach Mieteinnahmen und Vorauszahlungen sowie die Ausgaben für die Eigentümergemeinschaft und die Instandhaltung der Einheit, hervorgehen.

Ein zeitraubendes Geschäft

Sowohl die Betreuung der Bewohnerinnen und Bewohner als auch der Eigentümerinnen und Eigentümer, aber auch die Erstellung der Jahresabrechnungen fürs Sondereigentum kann im Einzelfall sehr aufwendig sein, sodass SEV, wenn sie nach dem klassischen Pauschalpreismodell vergütet wird, wenig lukrativ ist. Selbst eine relativ hohe Pauschalvergütung in Höhe von 40 Euro reicht in den meisten Fällen nicht aus, um die internen Kosten zu decken. Es reichen in der Regel ein bis zwei Vorgänge, um die Wirtschaftlichkeit einer Einheit sowohl für den betreffenden Monat als auch für das gesamte Jahr ins Minus zu reißen – und trotzdem muss die Buchhaltung fortgeführt und mit Mietern zum Jahresende abgerechnet werden.

Für die Buchhaltung und Erstellung der Abrechnung können im Allgemeinen 25 Prozent des Honorars angesetzt werden. Bei der zuvor genannten Pauschale wären das 120 Euro im Jahr. Die monatliche Buchhaltung und Erstellung der Abrechnungen für Bewohner und Eigentümer dürfte pro Einheit also nicht mehr als ein bis zwei Stunden im Jahr beanspruchen. Das kann schnell erreicht sein, insbesondere wenn mit der WEG-Verwaltung oder dem Eigentümer kommuniziert werden muss. Die Unwirtschaftlichkeit der SEV fällt erst auf, wenn anstelle der Mischkalkulation auf Objektebene eine einheitenbezogene Wirtschaftlichkeitsbetrachtung tritt, bei der alle Kostenpositionen der Bilanz berücksichtigt werden. Das Problem der unwirtschaftlichen SEV besteht in der Praxis vor allem darin, dass Sonderhonorare nicht berechnet werden – entweder weil Verträge dies nicht hergeben oder weil die Verwaltung die Rechnungsstellung an Sondereigentümer scheut, um zeitraubenden Diskussionen über Notwendigkeit und fehlende Transparenz aus dem Weg zu gehen.

Pauschale oder Sondervergütung?

Die Erstellung der Betriebskostenabrechnung sowie die Einnahmen-Überschuss-Abrechnung sind in unserem Unternehmen die am häufigsten gebuchten Leistungen der SEV, die wir nach Zeitaufwand abrechnen. Je nach Einheit und Wunsch der Eigentümer kann die Erstellung dieser Abrechnungen unterschiedlich komplex und aufwendig ausfallen. Sie sollten daher nicht pauschal abgegolten, sondern nach Zeitaufwand bezahlt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn im Nachgang Fragen von Eigentümern oder Mietern zu klären sind.

Die pauschale Vergütung pro Einheit verlagert das Risiko allein auf die SEV. Andere Berufsgruppen wie Rechtsan- wälte oder Steuerberater haben das Prinzip überwiegend umgekehrt, indem sie sich nach Zeitaufwand bezahlen lassen. Diese Umkehrung bedarf neuer vertraglicher Re- gelungen und neuer Geschäftsmodelle in der Sondereigentumsverwaltung.

Zeit für ein neues Geschäftsmodell

Wir nutzen dazu die frei zugängliche Plattform verwalten. com. Sie ermöglicht es uns, ein neues, modernes Geschäftsmodell für die SEV anzubieten, das sich sowohl für Eigentümer als auch für unsere Verwaltung als fair erweist. Verwalten.com unterstützt Eigentümer bei der regulären Verwaltung ihres Sondereigentums und ermöglicht eine digitale und effiziente Selbstverwaltung. Die Verwaltung kann jederzeit in Vorgänge miteinbezogen werden und nach Beauftragung im Namen der Eigentümer handeln. Abgerechnet wird transparent nach Aufwand pro Vorgang.

So funktioniert’s

Sollen wir die Abrechnung im Namen von Eigentümern erstellen, erhalten wir von ihnen die verbuchten Mieteinnahmen sowie die hinterlegte WEG-Abrechnung für die jeweilige Einheit – über verwalten.com per Knopfdruck. Mit der WEG-Verwaltung müssen lediglich die Abgrenzungen geklärt und die Werte aus der WEG-Abrechnung in die Vorlage der Betriebskostenabrechnung übertragen werden. Zugleich erstellen wir auf Wunsch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Eigentümer aus den hinterlegten Mieteinnahmen, der WEG-Abrechnung sowie der letzten Betriebskostenabrechnung – die dafür erforderlichen Daten sind in verwalten.com hinterlegt.

Durch die explizite Beauftragung können wir den Zeit- aufwand auf verwalten.com jederzeit für Eigentümer transparent erfassen und abrechnen. Das ist prinzipiell nicht neu, war in der Umsetzung bisher jedoch sehr aufwendig. Über die Plattform können wir das neue Modell
ohne Mehraufwand anbieten.

Abrechnung nach Aufwand

Eigentümer zahlen so nicht mehr monatlich die hohe monatliche Pauschale als Honorar, sondern nur bei tatsächlich anfallendem Aufwand, den sie nicht selbst erbringen wollen. Zugleich entsprechen wir mit verwalten.com dem Trend, dass Eigentümer den persönlichen Kontakt zu Mietern pflegen und sogar vertiefen wollen. In entschei- denden Fällen geben wir fachliche Auskunft und erhalten alle benötigten Informationen per Knopfdruck digital. So ersparen wir uns E-Mail-Fluten und viele Telefonate, senken Kosten und den Zeitaufwand, was letztlich die Nerven aller Beteiligten schont.

Das Besondere an diesem neuen Geschäftsmodell ist, dass alle SEV-Mandate wirtschaftlich sind und die Vergütung nicht mehr über eine riskante Mischkalkulation errechnet werden muss – genau wie es uns Rechtsanwälte und Steuerberater schon seit Längerem vormachen, indem sie Verträge schließen, die eine über die pauschalen Honorarordnungen hinausgehende aufwandsbezogene Vergütung vorsehen.