Unterwegs alles im Griff

Individualisierbare mobile Lösungen sind auf dem ­Vormarsch: Die Objektkontrolle per App macht Arbeitsabläufe effizienter – bei großen, aber auch kleineren Unternehmen, wie zwei Anwenderberichte zeigen:

Automatisierte Objektkontrolle

Die 1994 in Schweden gegründete Akelius kauft, modernisiert und verwaltet Wohnimmobilien. Seit 2006 ist die Akelius GmbH in Deutschland tätig. Das Unternehmen besitzt 53 000 Wohnungen in Kanada, England, Deutschland, Frankreich, Schweden und den USA, konzentriert auf Wohnimmobilien in attraktiven Städten mit starkem Wachstum und Modernisierungspotenzial. Wie in der Wohnungswirtschaft insgesamt dient die Einbindung neuer Software-Tools gerade bei einem Unternehmen dieser Größenordnung der Freisetzung von Kapazitäten, die an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden: beispielsweise zur Kommunikation mit den Mietern und zur Kundenbindung. Um die Prozesse im Unternehmen für Kunden und Mitarbeiter zur vereinfachen, setzt die Akelius GmbH auf die Objektcheck App der  immo-it-services GmbH.

Verschlankung und Transparenz

Vereinfachen heißt in diesem Fall, zu verschlanken und Transparenz herzustellen, aber auch, sich von vielen manuellen Tätigkeiten wie dem Führen von Excel-Listen zu verabschieden. „Unsere wirtschaftliche Ausrichtung, verbunden mit der Notwendigkeit, Schnelligkeit und Sicherheit in Einklang zu bringen, hat für uns oberste Priorität. Deshalb nutzen wir IT-Werkzeuge, die für uns, unsere Verwalter und nicht zuletzt für unsere Mieter sinnvoll sind,“ fasst Christian Lange, IT-Manager der Akelius GmbH, die Entscheidung für digitale Hilfsmittel zusammen. Fast 150 Tablets kommen, verbunden mit der immo-office App, vor Ort zum Einsatz. Je nach Anforderung werden der Umfang der gewünschten Checkliste und auch die Detailinformationen z. B. zu Außenanlagen gemeinsam mit dem Kunden erstellt und sind frei zu definieren. Zu den jeweiligen Auswahlen können Dienstleister hinterlegt werden, die bei festgestellten Schäden oder Mängeln automatisch benachrichtigt werden. Das bietet sich z. B. bei der Graffiti-Beseitigung an. Auch der Objektverantwortliche erhält so eine Mitteilung über den Zustand des Objektes bzw. über den durchgeführten Check. Über eine Datenbank sind alle Informationen dazu als Report abrufbar, komplett und vollständig archiviert. Das integrierte, webbasierte System- und Prozessportal immo-office unterstützt zudem bei der Optimierung von Arbeitsabläufen wie Mieterwechsel, Verkehrssicherung und Instandhaltung.

Digitalisierte Mieterwechselprozesse

Selbst für kleinere Verwaltungsunternehmen, die bisher auf ERP-Anwendungen verzichten, gibt es praktikable Produkte, um die Effizienz der Arbeitsabläufe zu erhöhen. Die Wohnbau GmbH Göppingen (WGG) verwaltet einen Eigenbestand von ca. 1 950 Wohnungen und Gewerbeeinheiten, ist darüber hinaus jedoch auch als Dienstleister in der Vermietung und Wohneigentumsverwaltung für Dritte tätig. Wohnungsvor- und -endabnahmen sowie -übergaben wurden bisher mit entsprechenden Vordrucken durchgeführt, die handschriftlich ausgefüllt wurden. Nun verspricht man sich von einer digitalen Lösung, zunächst für Mieterwechselprozesse, eine Reduzierung des Zeitaufwandes, der für diese immer wieder anfallenden Routineaufgaben erforderlich ist. Auf Grund eines Berichts in diesem Magazin sind die Mitarbeiter heute nicht mehr mit Stapeln von Formularen vor Ort, sondern mit dem Tablet oder iPad, auf dem die mobile App easysquare von Promos Consult installiert ist. Robert Prce war bei der WGG leitend mit der Einführung ab Ende Juli 2015 befasst und kann nun über erste Erfahrungen berichten.

Deutlich gestiegene Datenqualität

Zwar war in den ersten Wochen der Zeitaufwand für die Erfassung der Daten etwas höher, dafür aber ist deren Qualität erheblich gestiegen. Anhand der erhobenen Informationen und mit dem hinterlegten Bildmaterial, also Aufnahmen vom Objekt und der jeweiligen Situation, lassen sich Entscheidungen zu anstehenden Renovierungsmaßnahmen wesentlich besser treffen. Ein paar anfängliche „Kinderkrankheiten“ wurden durch den Support schnell behoben, und nun erweist sich vor allem auch der elektronische Versand von Dokumenten als äußerst zeitsparend. „Die Chancen und Möglichkeiten der Mobilisierung von Geschäftsprozessen sind weitreichend“, so Prce, denn: „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.“ Und deshalb nahm das Unternehmen auch die Herausforderung an, die mobile Lösung an die zentrale IT anzubinden. Zunächst einmal müssen Schnittstellen bestehen oder geschaffen werden, um Stammdaten in den Account zu implementieren und die Daten zu aktualisieren, beschreibt Prce seine Erfahrung. Optimal wäre selbstverständlich eine Schnittstelle zur bestehenden Software. Dies ist jedoch zum einen aus Gründen des Datenschutzes und zum anderen wegen der technischen Voraussetzungen nicht immer möglich.

Der zunächst höhere Zeitaufwand lohnt

Dass sich der Einsatz dennoch auch für kleinere Wohnungsunternehmen lohnt, davon ist Prce überzeugt: „Die Möglichkeiten, die wir heute schon haben, und Lösungen, die in naher Zukunft darauf aufbauen werden, sind arbeitserleichternd und kaum zeitaufwendiger. Sie erlauben eine sehr gute Dokumentation und Nachvollziehbarkeit sowie einen nahezu lückenlosen Informationstransport. Zudem werden dadurch auch Entscheidungsvorlagen geschaffen, weil die schriftliche Dokumentation um hinterlegte Bilder ergänzt wird, beides für die Erstellung von Dokumenten zusammengeführt und genutzt werden kann.“

Kundenzufriedenheit hat Priorität

Zukünftig hat die WGG vor, die Wohnungsvorabnahme, die Wohnungsendabnahme wie auch die Wohnungsübergabe durch weitere mobile Prozesse zu erweitern. Dazu gehören die Schadensaufnahme, die Verkehrssicherung sowie auch die Begehung von Gebäuden, Grundstücken und Wohnungen. Hinsichtlich der Schnittstellen wird es in absehbarer Zeit sicher weitere Verbesserungen geben. Auch der Datentransport wird schneller werden. Dies alles wird zu mehr Zeitersparnis führen, und „diese Zeit steht einem dann für die Betreuung der Kunden zur Verfügung. Deren Zufriedenheit ist schließlich unser eigentliches Ziel“, so Prce.

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