Verwaltervergütungen in Deutschland

Die Bundesvereinigung der Spitzenverbände der Immobilienwirtschaft (BSI) hat 2010 eine bundesweite Umfrage zur Verwaltervergütungen in Deutschland veröffentlicht. Anlass genug, sich mit diesem wichtigen Thema auseinander zu setzen. An der Vergütungsstudie haben sich 760 WEG- und 448 Mietverwalter teilgenommen.

Die Studie hat verdeutlicht, dass bei vielen Verwaltern gerade das Thema „Sondervergütung“ ein Schattendasein führt. Wohl teilweise wegen Bedenken, Gemeinschaften zu verlieren oder gar nicht erst zu bekommen, wenn sie sich bestimmte Tätigkeiten gesondert vergüten lassen wollen, teilweise auch aus Unkenntnis. Doch so wie die Eigentümer vom Verwalter gute Arbeit erwarten können, darf der Verwalter eine angemessene Honorierung erwarten. Wer für seine komplette Tätigkeit nur die Grundvergütung verlangt, verschenkt einen guten Teil seiner Arbeitskraft.

Das Grundproblem der Branche ist die pauschalierte Vergütung je Einheit und Monat bei Wohnungseigentümergemeinschaften und mit einem Prozentsatz in der Mietverwaltung von den Mieteinnahmen. Viel zu selten ermitteln Verwalter den genauen Zeitbedarf je Objekt im Rahmen der Angebotskalkulation und überprüfen ihn während der laufenden Verwaltung. Vor jedem schriftlichen Angebot sollte der Verwalter bei einer Begehung der Anlage und in Gesprächen mit dem Auftraggeber oder Beirat genau ermitteln, welchen Zeitbedarf die Verwaltung der Liegenschaft hat. Dieser kann im Vorfeld nur vermutet oder aufgrund von Erfahrungswerten geschätzt werden.

Verdeutlichen möchte ich dies an einem Beispiel aus der WEG-Verwaltung. Bei einer kleineren Eigentümergemeinschaft unter 20 Einheiten gehe ich von einem durchschnittlichen Zeitbedarf von 10 Stunden aus. Dieser setzt sich zusammen aus allgemeiner Betreuung, Sachbearbeitung, Begehungen, Objekt- und Handwerkerkontrollen, Telefon, Korrespondenz, Buchhaltung, Abrechnung, Sitzungen des Verwaltungsbeirats mit Belegprüfung und der Eigentümerversammlung samt Vor- und Nachbereitung. Die Betreuung einer Wohnanlage wird sich rein auf Sachbearbeiterebene abspielen. Hier kalkuliere ich nach der BSI-Studie mit einem Mittelsatz von 42,90 Euro pro Stunde netto. Sie kommen auf etwas weniger Stunden pro Monat? Dann berücksichtigen Sie noch die ein oder andere Stunde des Geschäftsführers im Jahr für das Objekt, die Kosten ihrer Beiratsseminare oder gar den so oft vom Kunden geforderten 24-Stunden-Notdienst per Handy. Man spricht hierbei von den Grundkosten einer kleineren Eigentümergemeinschaft.

10 × 42,90 Euro = 429,00 Euro Verwaltervergütung / 20 Einheiten = 21,45 Euro.
Von dem reinen Zeitbedarf wird sich dieses Objekt von einem mit 15 oder 12 Einheiten kaum unterscheiden. Hier sieht dann die Rechnung wie folgt aus:
Verwalterhonorar netto 429,00 Euro / 15 Einheiten = 28,60 Euro
Verwalterhonorar netto 429,00 Euro / 12 Einheiten = 35,75 Euro
Setzt man diese Werte den in der Vergütungsstudie ermittelten Werten der bundesweiten Zahlen gegenüber, kommt man zu folgendem Ergebnis:

Werden in dieser Grundvergütung nun noch pauschal besondere Leistungen integriert, wird das Missverhältnis immer größer.

In der Verwalterpraxis ist die Honorierung von folgenden Zusatzleistungen üblich:

• Außerordentliche Eigentümerversammlungen, sofern die Durchführung der Wiederholungs- oder außerordentlichen Eigentümerversammlungen nicht durch den Verwalter zu vertreten ist
• Erhebung und Abrechnung von Sonderumlagen
• Führung von Lohnkonten
• Bescheinigungen über haushaltsnahe Dienstleistungen gemäß § 35 a EStG
• Mahnungen
  
• Regieaufwand für größere Sanierungsmaßnahmen
  Beschließt die Eigentümergemeinschaft die Durchführung größerer Instandsetzungs- oder Sanierungsmaßnahmen (mit Bruttobaukosten über XX Euro (abhängig von der Größe der Wohnanlage)), kann der Verwalter zur Abgeltung des damit verbundenen Regieaufwands ein Zusatzhonorar verlangen
• Betreuung von Rechtsstreitigkeiten und von Zwangsverwaltungs- und Zwangsversteigerungsverfahren
  Für die Betreuung von Rechtsstreitigkeiten der Eigentümergemeinschaft (Klagen Dritter oder gegen Dritte) oder innerhalb der Eigentümergemeinschaft (insbesondere Beschlussanfechtungsklagen) und von Zwangsverwaltungs- und Zwangsversteigerungsverfahren gegen Miteigentümer kann der Verwalter für den hierdurch entstehenden Zeitaufwand ­(Information der Eigentümer und der beauftragten Rechtsanwälte oder des Zwangsverwalters, Führung von Korrespondenz, Teilnahme an Gerichtsverhandlungen und Versteigerungsterminen) ein Zusatzhonorar verlangen.
• Regulierung von Versicherungsschäden
  Erklärt sich die Eigentümergemeinschaft damit einverstanden, dass der Verwalter seinen Aufwand unmittelbar mit dem Versicherer abrechnet und erfolgen entsprechende Zahlungen durch den Versicherer, entfällt die Berechnung dieses Zusatzhonorars gegenüber der Eigentümergemeinschaft.
• Mietverwaltung
  Vermietet die Eigentümergemeinschaft Räumlichkeiten, Flächen oder sonstige Einrichtungen, wie Kfz-Abstellplätze, Hausmeisterwohnung, Lagerräume oder zur Nutzung für Funkanlagen und Werbeflächen, kann der Verwalter für den Vermietungs- und Mietverwaltungsaufwand ein Zusatzhonorar verlangen
• Klagepauschale
  Erreicht der Wohngeldrückstand mindestens zwei monatliche Hausgelder und bleibt die zweite Mahnung erfolglos, kann der Verwalter zur Abgeltung seines Zusatzaufwands für die Einleitung und Betreuung eines Beitreibungsverfahrens (Beauftragung und Information eines Rechtsanwalts, Zusammenstellung und Kopieren der erforderlichen Unterlagen) ein Zusatzhonorar verlangen
• Nichtteilnahme am Lastschrifteinzug
• Eigentümerwechsel / Verwalterzustimmung bei Veräußerung

Ein weiteres Problemfeld ist, dass der Endkunde häufig nur auf die Grundvergütung blickt und an dieser die Angebote der Verwalter vergleicht. Ungleiche Sondervergütungen und ihre Auswirkungen werden hierbei nicht erkannt. Darauf muss sich der Verwalter einstellen und den Eigentümern eine Auswertungshilfe anbieten. Hilfreich ist es, eine Beispielsrechnung anhand eines durchschnittlichen Jahres durchzuführen. Diese Rechnung muss aussagen, welche besondere Leistung durchschnittlich wie oft in einem Jahr anfallen wird.

In der Tabelle für Sondervergütungen verdeutlicht sich die Problematik. Ein großer Teil der befragten Verwalter hat besondere Leistungen in die Grundvergütung mit eingerechnet. Die Vergütung der Zusatzleistungen bewegt sich oft in folgender Größenordnung.

Grundlage für die Berechnung von besonderen Leistungen ist der jeweilige Verwaltervertrag. Doch wofür können Sie eine Zusatzvergütung verlangen? Die Antwort ist im Prinzip ganz einfach: Für alle Leistungen, die nicht zu den gesetzlichen Aufgaben gehören. Das lässt sich am Führen der Beschlusssammlung verdeutlichen. Der Verwalter muss gemäß § 24 Absatz 7 und 8 WEG eine Beschlusssammlung führen (Grundleistung). Daneben ist den Wohnungseigentümern sowie von diesen ermächtigten Dritten jederzeit Einsicht in die Beschlusssammlung zu ermöglichen. Darüber hinaus ist der Verwalter verpflichtet, auf Wunsch der Wohnungseigentümer oder von diesen ermächtigten Dritten Ausdrucke oder Ablichtungen aus der Beschlusssammlung zu fertigen. All das sind besondere Leistungen, für die eine Sondervergütung vereinbart werden kann.

Viele Verwalterverträge sind bei der Ausgestaltung der besonderen Leistungen viel zu zurückhaltend. Lobenswert hervorheben kann man hier die Verwalterverträge, die die Berufsverbände der Immobilienverwalter herausgeben.

Wenn sich die Branche der Immobilienverwalter professionalisieren will, gibt es hier Handlungsbedarf. Es wird immer wichtiger, dass Immobilienverwalter einheitlich gegenüber den Kunden auftreten und zumindest für die hier dargestellten besonderen Leistungen ein Zusatzhonorar verlangen. Dies vereinfacht die Durchsetzung beim Kunden und schafft einen größeren Zusammenhalt. Denn eines ist für die Zukunft sicher: Die Anforderungen der Rechtsprechung, Gesetzgebung und Kundschaft werden weiter steigen. Bereits die heutigen Anforderungen kann man nur mit qualifiziertem und gut geschultem Personal bewerkstelligen. Und gutes Personal bekommt man nicht günstig nachgeworfen. Deshalb sollte jeder Verwalter seine verwaltervertraglichen Regelungen überprüfen und gegebenenfalls umstellen.

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