Verwalterwechsel leicht gemacht

Wegen der Vielzahl an Tätigkeiten und fehlendem Fachpersonal haben Hausverwaltungen oftmals nicht genügend Zeit, sich mit Digitalisierungsthemen zu beschäftigen. Wenn doch, sind die Prozesse vielfach nicht mit geeigneten Software-Lösungen verknüpft. Dies kann bei einem Verwalterwechsel dazu führen, dass die Übertragung der Daten und Dokumente vom alten auf den neuen Verwalter kompliziert und zeitaufwendig wird – insbesondere dann, wenn mehrere Wirtschaftseinheiten übergeben werden müssen. Im schlechtesten Fall erhält der neue vom bisherigen Verwalter alle notwendigen Unterlagen in Papierform oder im PDF-Format und muss alles händisch bearbeiten. Der bisherige Verwalter muss seinerseits einen großen Aufwand betreiben, alles manuell zusammenzustellen. In vielen Fällen verwenden der alte und der neue Verwalter zwar beide eine Software, diese sind aber nicht miteinander kompatibel.
Verwalter sind daher – auch in ihrem eigenen Interesse – gut beraten, die Auswahl der Verwaltungs-Software auch mit Blick auf einen möglichen Verwalterwechsel in der Zukunft zu treffen. Hierbei ist es wichtig, sich für Lösungen zu entscheiden, bei denen alles „aus einer Hand“ angeboten wird, um möglichst wenige Schnittstellen zu haben und dadurch die manuellen Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren.

Lückenlose Übertragung
Im Idealfall nutzen alter und neuer Verwalter – was heute aber längst noch nicht Standard ist – eine aktuelle, gesetzeskonforme und zertifizierte Verwaltungs-Software. Dann kann die Übertragung der Daten und Dokumente rasch und unkompliziert erfolgen und der neue Verwalter kann sich schnell seinen eigentlichen Aufgaben widmen. Die Eigentümergemeinschaft wird es ihm danken. Zudem kann sich der Verwalter mit der richtigen Software von Wettbewerbern abgrenzen.
Es gibt am Markt unterschiedliche Software-Lösungen, die den Verwalterwechsel vollständig digitalisiert und automatisiert unterstützen. Mit VS3 von der Hausbank München profitieren Verwalter von der jahrzehntelangen Erfahrung der auf die Immobilienwirtschaft spezialisierten Bank. Sofern beide – alter und neuer Verwalter – das Programm nutzen, können auf Wunsch sämtliche elektronisch vorliegenden Daten und Dokumente lückenlos und ohne Zusatzaufwand übertragen werden. Die Wohnungseigentümergemeinschaft profitiert von nahtlos übergehenden und pünktlichen Einzügen der Wohngelder. Somit ist die Deckung des WEG-Bankkontos jederzeit gewährleistet. Ein weiterer Vorteil ist die Weiterführung der bereits bekannten Buchungs- und Abrechnungslogik.
Für die Übertragung der Daten und Dokumente ist keine zusätzliche Schnittstelle nötig. Sämtliche Informationen werden automatisch dem richtigen Eigentümer beziehungsweise Mieter zugeordnet. Die Daten und Anwendungen werden in Rechenzentren in Deutschland gehostet und für die Verwalter entfällt jeglicher Aufwand für Wartung oder Datensicherung. Themen wie Datensicherung, DSGVO-Konformität und IT-Sicherheit, die nicht zum Kerngeschäft einer Hausverwaltung gehören, können an den Software-Hersteller ausgelagert werden.

Optionaler Consulting-Service
Neben der Bereitstellung der Software VS3 berät die Hausbank München im Rahmen ihres Consulting-Service Hausverwalter bei der Implementierung von Prozessen beim Einsatz der Software, damit der Verwalter diese vollumfänglich nutzen kann.