Viel unterschätztes Potenzial

Stringente Arbeitsabläufe und Automatisierung mithilfe von Software können zum Gamechanger in der Rechnungsbearbeitung werden.

Eingangsrechnungen fallen bei der Prozessopti­mierung häufig durchs Raster, obwohl sie – grob geschätzt – zwei Drittel aller eingehenden Doku­mente ausmachen. Eine Immobilienverwaltung mit 1.000 verwalteten Einheiten bearbeitet ungefähr 4.000 Rechnungen im Jahr. Geht man dabei von nur einer Minute pro Rechnung aus, entspricht das insgesamt der Arbeitszeit von knapp zwei Wochen.

Nimmt man den Prozess der Rechnungsbearbeitung von der Aufnahme der Rechnung über die Verbuchung und Bezahlung bis zur digitalen Archivierung realistisch unter die Lupe, kommt man jedoch gut und gerne auf fünf bis zehn Minuten pro Rechnung. Das bestätigt auch eine Umfrage von Impower: Bei den 172 befragten Verwaltungen lag die durchschnittliche Bearbeitungszeit bei knapp acht Minuten pro Rechnung, woraus sich insgesamt jährlich ca. 75 Arbeitstage pro 1.000 ver­walteten Einheiten ergeben – nur für die Bearbeitung von Rechnungen!

Eine Minute pro Rechnung ist durchaus realistisch.

Tatsächlich aber ist eine Bearbeitungszeit von nur einer Minute pro Rechnung inklusive digitaler Archivierung der zuvor genannten Größe kann so mit einer kompletten Buchhaltungskraft weniger auskommen – ein Rettungsan­ker für manches Büro, das schon seit Längerem vergeblich auf Personalsuche ist.

Automatische Texterkennung und KI

Möglich machen es moderne Hausverwaltungs- bzw. ERP-Systeme, wie beispielsweise Impower, die über intelligente Automatisierungen verfügen. Mithilfe auto­matischer Texterkennung und Künstlicher Intelligenz (KI) werden alle für den Buchungs- und Überweisungsvorgang relevanten Daten erkannt, automatisch eingesetzt, zudem dem jeweiligen Objekt und auch in der Sachbearbeitung personell richtig zugeordnet.

Worauf es dabei ankommt: Die Software muss den gesamten Arbeitsprozess abbilden, automatisieren und bestehende Systeme einbinden können. Alle sowohl per E-Mail als auch per Briefpost eingehenden Rechnungen sollten automatisiert in einem digitalen Stapel für die Bearbeitung landen. Hierfür ist eine integrierte Scanner-und Mailbox-Anbindung beim ERP-System erforderlich. Entscheidend ist auch, dass die meist zeitaufwendige Ablage und Benennung der Rechnung automatisiert im Dokumentenmanagement-System (DMS) erfolgt – inklusive aller relevanten Metadaten, um Informationsverluste zu vermeiden. Das ERP-System sollte dazu auch die Möglich­keit bieten, automatisiert mit bestehenden und gängigen DMS zusammenzuarbeiten. Bei Impower beispielsweise lässt sich Sharepoint von Microsoft 365 für die auto­matisierte Dateiablage nutzen, sodass kein separates DMS notwendig ist.

Die Zukunft der Rechnungsverbuchung und Dateiablage liegt in einer neuen Generation cloudbasierter, schnitt­stellenoffener Systeme, die miteinander kommunizieren können, sodass Immobilienverwaltungen mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen.