Volle Kostenkontrolle?

Die Verwaltervergütung in der Mietverwaltung: Warum tun wir uns so schwer, sinnvoll zu kalkulieren? Ein Denkanstoß aus der Praxis.

Wo in der WEG-Verwaltung seit Jahren viel diskutiert wird über angemessene Verwalterhonorare, habe ich manchmal das Gefühl, zum gleichen Thema wird bei der Mietverwaltung um die Vergütung eher gewürfelt. Mal heißt es, anzusetzen seien drei Prozent der Mieteinnahmen, manchmal sogar zehn Prozent. Welche Miete aber ist gemeint: die Netto-Kaltmiete oder die Warmmiete? Und wieso machen wir uns nicht auch für diesen Aufgabenbereich einmal grundlegende Gedanken über eine qualifizierte Honorarkalkulation? Vielleicht tragen die folgenden Denkanstöße ja dazu bei, diesen Prozess in Gang zu setzen.

Die zentrale Frage, die sich in der Praxis immer wieder stellt, lautet: Mit welchem Aufwand ist die „normale“ Verwaltung eines Mietshauses im Vergleich zur WEG-Verwaltung verbunden? Kann ein Verwaltungsmitarbeiter also genau so viele Miet- wie WEG-Einheiten betreuen?

WEG- vs. Mietverwaltung

Dazu ein differenzierender Blick auf die zu erfüllenden Aufgaben: Was die Mietverwaltung mit sich bringt, ist die Instandhaltung der Wohnungen, zudem deren Neuvermietung, die Übergabe bei Mieterwechseln, die Durchsetzung von Miet­erhöhungen etc. Über diesen Mehraufwand im Vergleich zur WEG-Verwaltung hinaus ist nicht viel zu erledigen. Mahnwesen, Bewohnerbeschwerden, Vertragsverhandlungen, z. B. für Wartungsdienste oder mit Hausmeistern, fallen gleichermaßen auch in der WEG-Verwaltung an. Selbst ausstehende Zahlungen sind in der Mietverwaltung nur unwesentlich häufiger anzumahnen als in Eigentümergemeinschaften. Bleiben die Verkehrssicherungspflichten, die in der Mietverwaltung auch die Wohnungen umfassen, – ein eher zu vernachlässigender Aufwand. Dafür aber hat man es mit nur einem Eigentümer zu tun. Das zahlt sich aus, wenn es darum geht, sich abzustimmen, auf dem kurzen Weg, deutlich zeitsparender und effizienter – ohne Beiratsabstimmungen, Eigentümerversammlungen, die Führung von Beschlusssammlungen und die Wahrung der Interessen einer Heerschar von „Großgrundbesitzern“.
Bis hierher halten sich Miet- und WEG-Verwaltung aufwandsmäßig etwa die Waage. Wie immer aber gibt es Sonderfälle: Ist beispielsweise ein Fonds oder ein gar ausländisches Unternehmen Eigentümer eines Mietobjekts, ist ein sehr strenges und auch termingebundenes Berichtswesen gefordert. Dieser Aufwand ist separat zu betrachten, zeitlich zu erfassen sowie entsprechend zu kalkulieren, und zwar absolut, nicht prozentual an den Mieteinnahmen.

Der richtige Ansatz

Dies spricht dafür, zur Kalkulation der Vergütung in der Mietverwaltung mehrere Faktoren heranzuziehen – genau wie in der WEG-Verwaltung: Zunächst gibt es einen Sockelbetrag pro Objekt, der unabhängig von der Zahl der zu verwaltenden Einheiten die Grundkosten umfasst, die in der Verwaltung anfallen: Büro- und Arbeitsplatzkosten einschließlich Software, Wartungen etc., sowie die Kosten des Personals, das nicht in der Sachbearbeitung tätig ist, also Empfang, Techniker, Aushilfen usw. Der sich daraus ergebende Sockelbetrag wird je nach Größe einer Verwaltung und regional unterschiedlich ausfallen. Anhaltspunkte bieten das DDIV-Branchenbarometer und Angaben von Kollegen, wonach der Grundbetrag pro Objekt mit 150 bis 300 Euro monatlich zu veranschlagen ist. Diesem Betrag hinzuzurechnen sind Kosten, die durch die Verwaltung der Mieteinheiten entstehen, also für zuständige Sachbearbeiter, Verbrauchsmaterialien etc. Sie werden sich auf 15 bis 25 Euro monatlich pro Einheit belaufen. Aus den gebildeten Mittelwerten ergibt sich daraus beispielhaft für ein durchschnittliches Mietobjekt mit 20 Einheiten eine monatliche Grundvergütung von netto 625 Euro, pro Einheit also 31,25 Euro.

Hier helfen klare Worte

Nun zu den Sonderkosten: Fürs Berichtswesen, die Gewerbeverwaltung, die Erstellung mehrerer Nebenkostenabrechnungen, z. B. für mehrere Gebäude, oder ggf. erforderliche Umsatzsteuer-Auswertungen sind Zuschläge zu kalkulieren. Deren Höhe wird jede Verwaltung individuell bestimmen müssen. Ob dies dann auch durchsetzbar ist, regelt leider immer noch der Markt, wobei auch Qualität und Ruf einer Verwaltung eine Rolle spielen.

Klare Regelungen sollten Verträge zur Mietverwaltung für die Vergütung der folgenden Tätigkeiten enthalten: Koordination von Arbeiten zu Modernisierungen, Umbauten und Wohnungssanierungen sowie der Aufwand im Falle von Rechtsstreitigkeiten. Seit der rechtlichen Klarstellung des Besteller-Prinzips sollte die Vermarktung von Wohnraum durch den Verwalter zudem mit einem Sonderhonorar abgedeckt werden. Dies zumal Verwalter ohnehin in den Vermietungsprozess eingebunden sind – von der Erstbesichtigung zur Feststellung des Renovierungsbedarfs bei Kündigung über die Beauftragung und Koordination erforderlicher Arbeiten bis hin zur Übergabe und Zustandsdokumentation der Wohnung an einen neuen Mieter. Warum nicht gegen Sonderhonorar gleich auch die Vermietung übernehmen? Insbesondere angesichts der inzwischen sehr guten Software-Lösungen, die den Prozess nahezu vollständig digital abbilden und den erforderlichen Aufwand minimieren. Eine Pauschale pro Mieterwechsel sollte man trotzdem vereinbaren, denn die oben erwähnten Zusatzaufgaben sind ja zu erledigen.

Der Rest ist gutes Controlling

Soviel zur Kalkulation der Einnahmen. Wie verhält es sich aber mit den Kosten? Wo stecken Einsparpotenziale, welche Aufgaben kann man z. B. an den Hausmeister delegieren, wie erfolgt die Kommunikation mit Mietern? Auch hier heißt das Stichwort „Digitalisierung“. Gerade Kommunikationsprozesse lassen sich heute weitestgehend automatisieren. Schadensmeldungen und Anfragen laufen bequem kanalisiert über Online-Portale oder die eigene Mieter-App. So werden sie gleich zu qualifizierten Datensätzen aufbereitet, die zu beauftragende Handwerksbetriebe hinreichend instruieren und das Tagesgeschäft der Verwaltung deutlich entlasten. Auch die Buchhaltung lässt sich häufig deutlich effizienter gestalten: Die Spannweite der pro Fachkraft abzuwickelnden Einheiten reicht von 1 000 bis 2 500. Eine Verwaltung mit 2 500 betreuten Einheiten könnte also allein 1,5 Buchhalter einsparen, bei einem durchschnittlichen Jahresgehalt von 50.000 Euro also jährlich 75.000 Euro Personalkosten, somit 2,50 Euro pro verwalteter Mieteinheit, in der Regel zehn Prozent der Verwaltungsgebühren! Das A und O ist hier ein stringentes Controlling. Also packen wir die Würfel lieber zurück in die Schublade und widmen uns stattdessen lieber der vernünftigen Kalkulation unserer Vergütung.

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