Vom Lastesel zum Erfolgsfaktor

Vor gut 50 Jahren begann der Siegeszug der EDV. Mit der Digitalisierung steht die nächste Revolution in den ­Startlöchern. Eine kurze Chronologie.

Vor fast sechzig Jahren sah die Arbeitswelt des Wohnungsunternehmens fundamental anders aus als heute. Technologien zur Effizienzsteigerung im Büroalltag, wie wir sie heute kennen, waren schlicht noch nicht erfunden. Damals war weitgehend Handarbeit angesagt. Das sollte sich zum Ende der 50er-Jahre mit einer Pioniertat ändern: Um Massenbelege aus dem Hypothekengeschäft zu bearbeiten, richtete die Deutsche Bau- und Bodenbank AG 1957 ein Rechenzentrum ein. Was damals visionär war, würde heute kaum jemandem ein müdes Lächeln abringen. Die Kapazität der eingesetzten IBM-650-Rechner – immerhin der erste in Serie hergestellte Computer – lag im Megabyte-Bereich.
Der Start des Zentrums war zugleich Geburtsstunde der heutigen Aareon AG und Anstoß für eine umwälzende Idee. Die lieferte Dr. Johannes Mohr (1926 – 2004). Der Mathematiker und Volkswirt entwickelte eine Datenverarbeitung, die es erlaubte, operative immobilienwirtschaftliche Prozesse rationell abzuwickeln und mit Zahlungsverkehr und Kostenverteilung zu verknüpfen. Der Vorläufer des GES-ERP-Systems war geboren.

Lochkarten erleichtern die Arbeit

Das Angebot kam an – aus gutem Grund. Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltern gab es die Chance, Buchhaltung und Verwaltung, die zuvor oft in Teilen ausgelagert waren und manuell durchgeführt wurden, komplett im Unternehmen zu erledigen. 1967, nach nur zehn Jahren, erfasste das Rechenzentrum in verschiedenen Dienstleistungsprogrammen bereits eine Million Wohnungen. 1972 wurde jede fünfte Wohnung in Deutschland mit EDV-Unterstützung aus Mainz verwaltet. Und mehr und mehr IT-Unternehmen wurden gegründet, um Immobilienverwaltern das Leben zu erleichtern. Dennoch dominierten in vielen Verwaltungen auch in dieser Zeit noch „Stift und Block“, Rechen-, Schreibmaschine und Telefon.

Die Ära der Micro-Computer

Das änderte sich nach und nach: Denn 1980 begann der Siegeszug der heute eher riesig wirkenden „Micro-Computer“. IT wurde auch von kleineren Verwaltungen mehr und mehr genutzt: Eine ganze Branche stellte ihre Verwaltung auf „EDV“ um. Die Schreibmaschine hatte ausgedient, und mit den neuen Möglichkeiten stiegen die Erwartungen – leider auch die für die Verwaltertätigkeit relevanten gesetzlichen Regularien. In diese Zeit fällt die Gründung des DDIV (1988) als Interessenvertretung professioneller Haus- und Immobilienverwaltungen in Deutschland. Seither fordert er eine Professionalisierung der Branche, die u. a. die richtigen technischen Werkzeuge in Form von IT benötigt, um den vielschichtigen Anforderungen des Verwalters adäquat zu begegnen.

Branche im Umbruch

Ende der 1990er-Jahre zeichnete sich ein fundamentaler Wandel des Immobilienmarktes ab: Der Anbieter- wurde zum Mietermarkt. Wohnungen gab es, insbesondere nach der Wiedervereinigung, im Überfluss. Die kontinuierliche, langfristige Wertsteigerung von Immobilien war plötzlich nicht mehr selbstverständlich. Große Bestände mussten rückgebaut bzw. saniert werden. In der Geldbeschaffung lösten institutionalisierte Ratingverfahren die alte Bonitätseinschätzung ab. Neue Eigentümer forderten Erträge, während auf Mieterseite der Stellenwert der Nebenkosten angesichts steigender Energiepreise emporschnellte. Bestandshaltung und Verwaltung von Immobilien wurden damit endgültig zum Profigeschäft. Ohne ein ERP-System, das ausgefeilte Reportings und andere Managementtools für Controlling und Portfolioentwicklung zur Verfügung stellte, waren weder die geforderten Effizienzsteigerungen noch eine individuelle unternehmensstrategische Ausrichtung zu realisieren. Und auch der Jahrtausendwechsel und die Vorbereitungen der Währungsumstellung auf den Euro beeinflussten den Verwalteralltag enorm.

Aufstieg der digitalen Gesellschaft

Vielleicht noch prägender für diese Zeit waren Umwälzungen, die die gesamte Gesellschaft erfassten. Spätestens Ende der 1990er begann mit dem Internet der Siegeszug der Digitalisierung. ­E-Mails und World Wide Web eroberten den Alltag. Die Miniaturisierung von Rechnerkomponenten verwischte die Grenzen zwischen Handy und PC und ebnete den Weg für ­mobile Geräte.

Die Immobilienbranche erfasste dieser Trend zunächst in zwei Bereichen. Zum einen verschwand die Zeitungsanzeige für neu zu vermietende Wohnungen fast gänzlich. Die Vermietung verlagerte sich nahezu vollständig ins Internet. Zum anderen rückte die Prozessanbindung von Geschäftspartnern in den Fokus. Das erste Service-Portal zur Verbesserung von Instandhaltungsprozessen, Mareon, wurde entwickelt und fand breiten Zuspruch im Markt. Diese Lösungen haben in weniger als einem Jahrzehnt die laufende Instandhaltung von Grund auf revolutioniert.

Herausforderung und Chance

Doch die Digitalisierung verändert die Welt weiter – schneller als jede technische Umwälzung zuvor. In kürzester Zeit haben sich viele Branchen und Lebensbereiche massiv, tiefgreifend und unumkehrbar gewandelt – von Handel und Shopping über das Bankwesen bis zum sozialen Miteinander. Experten gehen davon aus, dass die Digitalisierung alle Bereiche des Lebens noch sehr viel tiefer durchdringen wird.
Längst sind die Konsumenten selbst zur treibenden Kraft geworden. PCs fanden noch den Weg aus der Arbeitswelt ins Privatleben. Heute ist das genau umgekehrt: Die digitalen Vorteile und Annehmlichkeiten, die wir im Privaten schätzen, tragen Kunden und Mitarbeiter als neue Anforderungen an die Immobilienwirtschaft heran. Zusätzlichen Auftrieb erhält die Digitalisierung durch Megatrends wie Globalisierung, demografischer Wandel und wachsende Mobilität.

Gut aufgestellt

Angesichts rasanter Innovationszyklen müssen auch Immobilienverwalter heute auf ständig wechselnde Anforderungen reagieren können. Dazu braucht es eine langfristig ausgelegte und sichere IT-Strategie, um sich die Vorteile der Digitalisierung zu erschließen. Im Prinzip ist die Branche gut aufgestellt. Viele Lösungen sind bereits verfügbar – von Archivierungssystemen über automatisierten Zahlungsverkehr und digitalen Rechnungsservice bis hin zu Portalen für CRM sowie Facility Management und natürlich mobilen Anwendungen, wie zum Beispiel zur Wohnungsabnahme.

Doch es gibt durchaus noch Potenzial: Die Digitalisierung verspricht nicht nur effizientere Abläufe und geringere Kosten. Sie erhöht auch die Eigentümer- und Mieterbindung (durch besseren Service) an den Verwalter. Zudem erhöht ein modernes Arbeitsumfeld mit mobilem Internetzugang und Social-Media-Einbindung die Attraktivität für qualifizierten Mitarbeiternachwuchs, ebnet den Weg zu neuen Geschäftsfeldern. Gesundheitsservices, Tausch- und Einkaufsportale oder Nachbarschaftsangebote im Rahmen einer CRM-Lösung (Customer-Relationship-Management) sind hier ebenso zentrale Schlagworte wie das Internet der Dinge. Die Vernetzung von Immobilie und Haushaltsgeräten etwa verspricht Energieeffizienz, wie sie bislang nicht möglich war.

Treibhaus für Erfolge: das digitale Ökosystem

Wichtigste Voraussetzungen, um die neuen Chancen zu nutzen: Die Unternehmensziele des Immobilienverwalters müssen klar formuliert und digitale Abläufe auf Basis eines schlüssigen Konzepts für eine konsistente Datenhaltung in die Unternehmensorganisation eingebunden sein. Vor allem aber braucht es eine vernetzte IT-Infrastruktur, die Fachleute das „digitale Ökosystem“ nennen. Dieses digitale Ökosystem baut auf etablierte ERP-Systemen ebenso auf wie auf dem Internet. Im Fokus stehen damit Zugriffsanwendungen, die Verfügbarkeit, Datenkonsistenz, Datenschutz und -sicherheit sowie die prozessuale wie technische Integration sicherstellen. Ein solches digitales Ökosystem, durchdacht und aus einer Hand realisiert, macht aus dem alten Lastesel EDV den Erfolgsfaktor IT – als Schlüssel zum digitalen Zeitalter.

Damals visionär: Micro-Computer und Rechenzentren mit Arbeitsleistungen im Megabyte-Bereich.

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