Von der Insellösung zum ganzheitlichen System: Wo unzählige Dokumente verarbeitet und archiviert werden, spart ein zentraler Dokumenten-Pool Zeit. Ein Erfahrungsbericht.

Vergangenen Herbst, inmitten überquellender Regalreihen unseres Archivs, wurde mir plötzlich eines klar: So kann es nicht weitergehen! Der knapp 60 Quadratmeter große Raum platzte fast aus den Nähten. Mehrere Regal­meter sind mit unserem eigenen Papierkram gefüllt, und ich dachte: Wir kümmern uns um die Immobilien unserer Kunden, aber wer kümmert sich eigentlich um uns?

Ein System, das andere ­Systeme versteht
Auf der Suche nach einer einfachen und strukturierten Dateiablage, die all unsere Bedürfnisse abdeckt, konnten wir unsere Anforderungen zunächst nur grob definieren: Die Lösung sollte vorhandene Systeme – WinCasa für die Hausverwaltung und facilioo für die Kundenprozesse – unter einem Dach verbinden und die Handhabung sowie die Ablage unserer unternehmensinternen Unterlagen vereinfachen. Fündig wurden wir direkt um die Ecke. In Nürnberg hat auch der bundesweit tätige Dokumentenmanagement-Spezialist tutum seinen Sitz. Der IT-Dienstleister unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung und bot uns alles aus einer Hand: die automatisierte Verarbeitung eingehender Dokumente, Prozessoptimierung und intelligente Dokumentenverarbeitung mit dem Dokumentenmanagement-System DocuWare.

Die Integration von IT-Anwendungen, die in der Immobilienverwaltung gängig sind, ist für die IT-Profis ein Kinderspiel. Für uns hingegen bedeutete die Umstellung einen Quantensprung: DocuWare indexiert und archiviert inzwischen alle Belege, Verträge, Rechnungen etc. revisionssicher und unveränderbar, sodass die Papieroriginale vernichtet werden können. Als führendes System stellt es einen zentralen Dokumenten-Pool zur Verfügung, auf den die anderen Applikationen – MS Office, WinCasa, facilioo, Banking-Software, DATEV – zugreifen. Es müssen also keine Dateien mehr in den Tiefen der Explorer-Ablage zusammengesucht, umbenannt oder hochgeladen werden. Der Weg zur neuen Ordnung führte uns durch einen Wald voller unterschiedlichster Blätter.

Indexierung richtig gemacht
Um Papierbelege zu archivieren und anschließend digital nutzbar zu machen, scannen wir sie mithilfe eines Dokumentenscanners ein. Früher musste jede Datei nach dem Einscannen manuell benannt und im entsprechenden Verzeichnis abgespeichert werden – für den Austausch in facilioo bisweilen auch doppelt. Was jedoch fehlte, war eine Verschlagwortung, die es ermöglicht, Dateien unabhängig von der Ordnerstruktur wiederzufinden. Inzwischen unterstützt uns das System mit automatischen Vorschlägen zur strukturierten Ablage. Jeder Beleg wird mit dem zugehörigen Objektnamen gespeichert, d. h. indexiert. Dokumente mit derselben Schadensnummer, IBAN oder WEG verfügen über eine Beziehung und lassen sich so mit einem Mausklick finden und transparent nachverfolgen.

Die Kunst besteht darin, diese verstreuten Informationen beim Scan intelligent auszulesen, ohne jedes Detail vorzudefinieren. Diese Fähigkeit bringt unser neues System bereits mit. Was für eine Erleichterung! Und erst die Menge unterschiedlichster Belege … Um ehrlich zu sein, wir sind immer noch nicht ganz durch. Doch da unsere Software bei jedem Scan dazulernt, finden wir im Eingangsordner für die Scans kaum noch PDF-Dateien, die nachbearbeitet werden müssen. Und wenn doch, dann sind sie anhand einer Farbkennung nach Ampelsystem sofort identifizierbar.

Scannen und vergessen
Das Versprechen von tutum – scannen und vergessen – beschreibt gut, welchen Beitrag zur Wertschöpfung ein Dokumentenmanagementsystem leisten kann: Papier durchlaufen lassen, fertig. Den Rest erledigt die Software. Sie liest die Indexfelder aus, vergibt den Dateinamen, speichert die Versionsnummer und legt das Dokument im definierten Archiv ab. Heute reicht ein Suchbegriff oder eine Nummer, und schon stellt das System alle benötigten Informationen für die Begleichung einer Rechnung in WinCasa oder für die Kundenkommunikation in facilioo bereit. Man kann sich vorstellen, wie viel Aufwand das spart. Die Kolleginnen und Kollegen hatten die intuitive Bedienung nach ein paar Tagen verinnerlicht und waren rundum begeistert.

Verbesserung der Arbeitsqualität
Besonders spürbar ist der Mehrwert des neuen Systems, seitdem wir Workflows nutzen. Diese sparen Zeit und verbessern die Arbeitsqualität, da die Prozesse nun eindeutig sind und von jedem Mitarbeiter erledigt werden können.

Die eingehende Rechnung der Malerfirma ist mit dem Angebot, dem Auftrag und dem Versammlungsprotokoll verknüpft. So konnten wir den zeitlichen und personellen Aufwand unter anderem auch für die Rechnungsprüfung erheblich reduzieren. Die Kunden freut’s: Die Rechnungsprüfung lässt sich jetzt vollständig digital und bequem vom heimischen Sofa aus erledigen. Und wenn wir die Abrechnungsunterlagen für unsere Kunden zusammenstellen, entfällt die manuelle Ablage auf unserem Server bzw. in Papierform, da sie automatisch im revisionssicheren Archiv von DocuWare abgelegt und dem jeweiligen Kunden zugeordnet werden.

Die eigene Arbeitsweise ­hinterfragen
Was man vermeiden sollte, ist die Übersetzung analoger Gewohnheiten in digitale. Weiterzumachen wie bisher, verschenkt Potenzial. Vor Einführung der neuen Lösung haben wir unsere Arbeitsweise bewusst hinterfragt. Warum machen wir das eigentlich so, und nicht anders? Dabei wurden wir von tutum gecoacht. Wir haben gelernt, aus der Vogelperspektive auf unser Unternehmen zu blicken, und viele Stellschrauben für Verbesserungen entdeckt. Das hat uns bei der Transformation von papierbasierten Abläufen hin zu digitalen Geschäftsprozessen enorm geholfen. Diesen wichtigen Teil des Coaching- und Einführungsprozesses kann man gar nicht hoch genug einschätzen.

Die Papierberge schrumpfen
Das intuitiv bedienbare System macht uns alle glücklich wie ein neues Spielzeug. Die digitalen Geschäftsprozesse bringen richtig Spaß. Geschützt durch eine Zugriffsbeschränkung liegen alle Unysono betreffenden Dokumente – von der Personalakte bis zu den Steuerunterlagen – indexiert im Archiv. Ein Zukunftsgedanke: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen wird sich unser muffiges Archiv sukzessive leeren. Bei einem möglichen Umzug unserer Verwaltung können wir mit leichtem Gepäck ganz anders planen. Vielleicht brauchen wir auch mehr Platz für Personal. Wer weiß. So oder so: Die Aussichten fühlen sich gut an.

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