Was bringt das eigentlich?

Spürbare Arbeitserleichterung oder Kostensenkung – welche Effekte erzielen Digitalisierungsmaßnahmen wirklich? Nicht jedes Ergebnis ist messbar, der konkrete Nutzen kann aber enorm sein.

Digitalisierung lohnt sich: Davon ist man heute in Verwaltungen mehrheitlich überzeugt. Im Rahmen der Digitalisierungsumfrage des VDIV Deutschland 2022 gaben 67 Prozent der Be­fragten an, Digitalisierung habe in ihrem Unternehmen zu Zeitersparnis und Entlastung des Personals geführt. 42 Prozent (2018: 25 Prozent) sehen ihr Unternehmens­ergebnis durch die Digitalisierung positiv beeinflusst. „Das deckt sich mit unseren Erfahrungen,“ sagt Susanne Vieker, Geschäftsführerin und Prokuristin der Haufe-Lex-ware Real Estate AG. „In unserem Kundenkreis berichten viele von ökonomischen Effekten wie Zeitersparnis oder Kostensenkungen.“

Am eindeutigsten zeigt sich Zeitersparnis.

Zu diesem Kreis gehört auch die GWS GmbH aus Bad Kreuznach. Nachdem sie schon 2012 die Papierakten aus ihrem Unternehmen verbannt hatte, optimierte Geschäftsführerin Petra Mohns 2015 die Prozesse vom Zahlungsverkehr bis zur Hausgeldabrechnung mit einer Branchenlösung von Haufe Real Estate. „Wir sparen mit Haufe PowerHaus bei den aufwändigen Routinen 30 bis 40 Prozent der Zeit ein,“ erklärt Mohns und führt als Beispiel an, was sich im Zahlungsverkehr verbessert hat: „In der Buchhaltung erfordert es morgens genau einen Schritt, um alle Kontobewegungen ins System zu bekommen.“ Dass in vielen Bereichen automatisiert wurde, schlägt sich auch im Personalschlüssel nieder. Ein Zugewinn von 2.500 verwalteten Einheiten konnte mit lediglich 2,5 neuen Stellen gedeckt werden. Heute betreut das Unternehmen mit insgesamt 19 Vollzeit- und fünf Teilzeitkräften 8.500 Einheiten. „Unternehmen vergleichbarer Größe, die noch mit Papierdokumenten arbeiten, haben bis zu doppelt so viel Personal,“ so Mohns. Der Effekt für ihr Unternehmen ist die Stärkung im Wettbewerb, weil Wachstum so leichter möglich ist.

Noch keine validen Daten zu Nachhaltigkeitseffekten

Ein Gamechanger war für die GWS GmbH auch die Ein­führung des digitalen Kundenportals Casavi. Mit einer Nutzungsrate von fast 80 Prozent profitiert die Verwal­tung nicht nur von höherer Kundenzufriedenheit, sondern sie schont auch Ressourcen: 300.000 Dokumentenseiten wurden Mohns zufolge seit 2019 elektronisch verarbeitet statt auf Papier; bei beidseitigem Druck spart das bei diesem Volumen 1.500 Kilo Holz, 30.000 Liter Wasser und 750 Kilo CO₂-Emissionen – Lagerung, Transport und Versand des Papiers nicht mitgerechnet. Dem gegenüber stehen die Kosten, vor allem der Energiebedarf für die Digitalisierung, durch Server, Datenerzeugung, Geräte etc. Um den ökologischen Nutzen ihrer Tools genau ermitteln zu können, bräuchten Verwaltungen aussage­kräftige Daten entlang der gesamten Prozesskette, von der Programmierung bis zum Datenabruf durch die Kundschaft. Und die fehlen bislang noch.

Auch ein Erfolg: gesetzliche Anforderungen im Griff

Rainer Hummelsheim beschreibt den Effekt der Digita­lisierung noch einmal ganz anders. Der Geschäftsführer der Domus Hausverwaltung hat mit Haufe PowerHaus Standardabläufe automatisiert. Die Prozesse optimiert er seit 2016 immer weiter, u. a. mithilfe integrierter Module. Motor ist der wachsende Kosten- und Verwaltungsdruck. „Corona-Pandemie und Energiekrise haben den Aufwand für die Kundenbetreuung erheblich gesteigert,“ erklärt er. „Das Outlook-Modul mit der automatischen Zuordnung und Archivierung von E-Mails ist eine unverzichtbare Hilfe, diesen Mehraufwand zu bewältigen.“ Die digita­le Archivierung spare pro Kopf der Belegschaft täglich etwa 30 Minuten, zudem Archivfläche und rund 20 Pro­zent Druck- und Papierkosten. Trotzdem: „Alle durch die Prozessoptimierung freigesetzten Kapazitäten wurden und werden seit Jahren durch neue gesetzgeberische Verpflichtungen kompensiert,“ konstatiert der Verwalter.