Was darf ich eigentlich noch fragen?

Mit dem Inkrafttreten der DSGVO hat sich die Vermietungspraxis grundlegend geändert. Nicht alles ist schlecht daran.

Seit einem guten halben Jahr gilt sie in Deutschland, die Datenschutzgrundverordnung – und hat die bisher gängige Praxis der Wohnraumvermittlung ordentlich erschüttert. Viele Unternehmen mussten seither ihren Vermietungsprozess kritisch betrachten und in der Folge des neuen Gesetzes schmerzhafte Anpassungen vornehmen.

Mehrstufige Datenabfrage

Die mittlerweile am weitesten verbreitete Änderung bezieht sich auf die Abfrage der Daten von Mietinteressenten: Wurden bisher noch alle Angaben bereits beim Erstkontakt mit dem Wohnungsvermittler auf einem Auskunftsbogen erfasst, muss heute eine Zweckbindung für die Datenerhebung gegeben sein. Anders ausgedrückt: Je näher ein Mietinteressent vor dem Abschluss eines Mietvertrags steht, desto sensiblere Daten dürfen von ihm erfragt werden. Denn erst dann sind diese Daten für den Vermieter von berechtigtem Interesse. Dabei gibt es inzwischen aber auch klare Tabus: Staatliche oder kulturelle Herkunft und das genaue Geburtsdatum dürfen beispielsweise nicht mehr abgefragt werden. Für Mietverwalter bedeutet die Neuregelung, dass sie sehr darauf achten müssen, in welcher Phase oder Stufe der Bewerbung um eine Wohnung ein Mietinteressent sich gerade befindet – und er muss sich sogar davor schützen, dass Wohnungssuchende z. B. per Initiativbewerbung freiwillig Daten von sich übermitteln, an denen das „berechtigte Interesse“ noch gar nicht besteht. In Immobilienportalen war das gängige Praxis.

Die neue Datendiät

Nun gelten strenge Regeln, die sich aus dem Grundsatz der Datensparsamkeit ergeben: Daten, die nicht mehr gebraucht werden, müssen gelöscht werden. In bislang nie erreichtem Ausmaß wurden Unternehmensdatenbanken bereinigt – häufig verbunden mit der Frage, welche Daten denn eigentlich über die Jahre gesammelt und wo sie gespeichert wurden, auf Festplatten, in Software, auf Servern und in E-Mails. Als Faustregel für die Bereinigung nach dieser Bestandsaufnahme gilt: Alle Daten von Mietinteressenten, deren letzte Aktivität – z. B. anlässlich einer Wohnungsbesichtigung – länger als ein halbes Jahr zurückliegt, sind zu löschen. Dass Mietinteressenten zum Zeitpunkt der Abfrage ihrer Daten über deren Erhebung und Speicherung informiert werden müssen, ist ebenfalls neu und ungewohnt. Hier kommen nun vorformulierte und automatisiert versandte E-Mails zum Einsatz, die über Grund, Speicherungsdauer und den Umgang der eingeholten Informationen aufklären.

Es hat auch seine guten Seiten

Die Umsetzung der DSGVO im eigenen Unternehmen kam vielen unserer Kunden einem Aha-Erlebnis gleich: Wir haben endlich mal alte Zöpfe abgeschnitten, oder es war wie den Keller aufzuräumen,  so zwei beispielhafte Erfolgsmeldungen. Ins Blickfeld rückte vor allem die zu vermeidende doppelte Datenhaltung: Um notwendige Prozesse der Datenerhebung, -speicherung und -löschung zuverlässig steuern zu können, müssen Daten zentral gehalten werden – nicht mehrfach eingepflegt in genutzte Software und zusätzlich etwa auch in Excel-Listen etc.

Und hier kommt nun geeignete Arbeitsplatz-Software wie z. B. Immosolve ins Spiel. Ihr ­Einsatz hat sich im Zusammenhang mit den neuen ­gesetzlichen Vorgaben bezahlt gemacht: Zentrale Datenhaltung, sichere ­Aufbewahrung, automatisierte ­Löschroutinen, der ebenso automatisierte E-Mailversand u. v. m. ­erleichtern es deutlich, den ­strengeren Anforderungen an den ­Datenschutz gerecht zu ­werden.

Stufen der Datenerfassung

Was von Mietinteressenten nach DSGVO wann abgefragt werden darf:

1. Erstkontakt

• Vorname/Nachname
• Kontaktdaten
• Altersgruppe
• Relevante Behinderungen
• Einkommensindikation ­(bspw. 3 × max. Miete)
• usw.
  
  

• Frage nach Solvenz
• Nationalität
• Beruf
• Art des Einkommens
• Höhe des Einkommens
• Haustiere
• usw.
  
  

• Bei Selbstzahlung: Nachweise über Einkommensverhältnisse (Abrechnung o. Ä.)
• Bei ALG oder o. Ä.: Bestätigung der übernehmenden Stelle
• Bonitätsprüfung

Quelle: Privcom Datenschutz GmbH in Zusammenarbeit mit Immosolve GmbH
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