Was gilt? Zur Wirksamkeit von ­Fortbildungsvereinbarungen mit Rückzahlungsklausel

Die stetig wachsenden Anforderungen im globalisierten Wettbewerb verlangen von Unternehmen und ihren Beschäftigten eine beständige Weiterentwicklung, die häufig nur durch qualifizierende Aus- und Fortbildungen erreicht werden kann. Oft bieten Unternehmen ihren Beschäftigten an, die Kosten hierfür zu übernehmen. Im Gegenzug soll sichergestellt werden, dass Mitarbeiter nach Abschluss einer Fortbildung dem Unternehmen für eine bestimmte Zeit erhalten bleiben. Um dies zu gewährleisten, werden sog. Fortbildungsvereinbarungen geschlossen, in denen sich Mitarbeiter zur Rückzahlung der Fortbildungskosten verpflichten, wenn sie vor Ablauf eines bestimmten Zeitraums aus dem Arbeitsverhältnis ausscheiden. Solche Rückzahlungsklauseln sind zwar grundsätzlich zulässig, häufig aber unwirksam, weil sie zu einer – aus Sicht der Arbeitsgerichte – unangemessenen Benachteiligung  der Mitarbeiter führen. Dem Arbeitgeber obliegt dabei die Darlegungs- und Beweislast für die tatsächlichen Voraussetzungen, aus denen sich die Wirksamkeit der Rückzahlungsklausel ergibt.

Der Vorteil für Arbeitnehmer
Eine Rückzahlungsvereinbarung ist grundsätzlich nur möglich, wenn die Fortbildungsmaßnahme für Arbeitnehmer von „geldwertem“ Vorteil ist, etwa weil damit beim bisherigen Arbeitgeber die Voraussetzungen einer höheren Vergütung durch beruflichen Aufstieg erfüllt sind oder sich die erworbenen Kenntnisse auch anderweitig nutzbar machen lassen. Betrifft die Fortbildung ausschließlich betriebsspezifische Anforderungen, können die hierfür angefallenen Kosten bei einem vorzeitigen Ausscheiden  von Arbeitnehmern nicht zurückverlangt werden.

Zeitpunkt und Umstände der Vereinbarung
Die Vereinbarung muss zwingend vor Beginn der Fortbildung geschlossen werden. Hat die Fortbildung bereits begonnen, ist eine sodann geschlossene Vereinbarung unangemessen benachteiligend und damit unwirksam.

Vorsicht: AGB-Kontrolle!
In aller Regel wird eine solche Vereinbarung im Arbeitsvertrag oder – was häufiger der Fall sein dürfte – als Zusatzvereinbarung vom Arbeitgeber vorgelegt. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) handelt es sich damit um Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) gegenüber einem Verbraucher, bei denen auch die einmalige Verwendung genügt.

Nach § 308 Nr. 7 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ist eine Bestimmung in den AGB unwirksam, wenn der Arbeitgeber für den Fall, dass eine Partei den Arbeitsvertrag kündigt, einen unangemessen hohen Ersatz von Aufwendungen verlangen kann. Da­rüber hinaus muss die Vereinbarung hinreichend transparent sein; sie darf nicht zu einer unangemessenen Benachteiligung des Arbeitnehmers führen. Eine dagegen verstoßende Klausel ist per se unwirksam.

Einzelne Kosten möglichst genau bezeichnen
Eine Rückzahlungsklausel ist nur dann als transparent anzusehen, wenn die zu erstattenden Kosten dem Grunde und der Höhe nach so exakt wie möglich angegeben sind. Dies bedeutet, dass die jeweiligen Positionen klar bezeichnet sind (z. B. Lehrgangsgebühren, Fahrt-, Unterbringungs-, und Verpflegungskosten) und es nachvollziehbar ist, nach welchen Parametern die Kosten zu berechnen sind (z. B. Kilometerpauschalen für Fahrtkosten, Tagessätze für Übernachtungs- und Verpflegungskosten). Bezieht sich die Rückzahlungsverpflichtung dagegen allgemein auf „Kosten der Fortbildung“, folgt daraus ein unangemessener Beurteilungsspielraum für den Arbeitgeber. Letztlich müssen Arbeitnehmer von vornherein zumindest ungefähr ersehen können, in welcher Höhe eine Rückzahlungspflicht auf sie zukommt.

Dauer der Bindungswirkung
Die Dauer der Bindung muss so bemessen sein, dass daraus kein unangemessener Nachteil für den Arbeitnehmer entsteht. Dies ergibt sich in erster Linie aus der Dauer der Aus- oder Fortbildungsmaßnahme aber aus ihrer Qualität. Bei einer Aus- oder Fortbildung, während der die Verpflichtung zur Arbeitsleistung unter Fortzahlung der Bezüge aufgehoben ist, gelten grundsätzlich folgende Zeiträume als angemessen:

• Dauer bis zu einem Monat: ­Bindung bis zu sechs Monate
• Dauer bis zu zwei Monate: ­Bindung bis zu einem Jahr
• Dauer drei bis fünf Monate: ­Bindung bis zu zwei Jahre
• Dauer sechs Monate bis zu einem Jahr: Bindung bis zu drei Jahre
• Dauer mehr als zwei Jahre: ­Bindung bis zu fünf Jahre

Abweichungen sind möglich, wenn die Ausbildung besonders kostspielig ist oder dem Arbeitnehmer überdurchschnittliche Vorteile bringt. Andererseits kann bei geringerem Kostenaufwand des Arbeitgebers eine kürzere Bindungsfrist angemessen sein. Erfolgt die Fortbildung außerhalb der Arbeitszeit – etwa am Abend oder am Wochenende –, sind für die zulässige Bindungsdauer die Kriterien „Höhe der Kosten“ und „Qualität“ ausschlaggebend.

Der Grund des vorzeitigen ­Ausscheidens
Unangemessen benachteiligend sind Klauseln, die nicht nach dem Grund des vorzeitigen Ausscheidens unterscheiden, da sie auch Fälle erfassen, in denen dieser in der Sphäre des Arbeitgebers liegt und Arbeitnehmer nicht durch eigene Betriebstreue einer Erstattungsverpflichtung entgehen können. Aber auch Formulierungen, die zwar an die Eigenkündigung des Arbeitnehmers anknüpfen, jedoch nicht danach unterscheiden, ob der Grund für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses im Verantwortungsbereich des Arbeitnehmers oder des Arbeitgebers liegt, sind unwirksam. Darüber hinaus kann eine Rückzahlungsverpflichtung unangemessen benachteiligend sein, wenn sie nicht danach unterscheidet, ob der aus der Sphäre des Arbeitnehmers stammende Kündigungsgrund (etwa bei Krankheit) auch tatsächlich von diesem zu vertreten ist.

Die nicht bestandene ­Abschlussprüfung
Ähnliches gilt, wenn ein Mitarbeiter das Ziel der Aus- oder Fortbildung verfehlt hat, weil er die Abschlussprüfung nicht besteht. Der Grund hierfür muss allein im Verantwortungsbereich des Mitarbeiters liegen, etwa bei schuldhaftem Fernbleiben von den jeweiligen Kursen. Besteht der Mitarbeiter die Prüfung nicht, weil er etwa durch Krankheit an einer intensiven Vorbereitung gehindert war, wird er durch die dadurch bedingte Rückzahlung unangemessen benachteiligt. Entsprechendes gilt, wenn der Mitarbeiter trotz aller Anstrengungen in der Abschlussprüfung scheitert.

Die Höhe der Rückzahlung
Der Arbeitgeber kann nur den vereinbarten Betrag zurückfordern, seien es nun die Kosten der Weiterbildung selbst oder die fortgezahlte Vergütung. Begrenzt wird die Höhe der Rückforderung auf die tatsächlich entstandenen Kosten. Um die Angemessenheit zu wahren, muss sich der Rückzahlungsbetrag mindern, je länger der Mitarbeiter nach Abschluss der Fortbildung im Unternehmen bleibt. Der Arbeitgeber befindet sich auf der sicheren Seite, wenn die Klausel eine ratierliche Kürzung des Rückzahlungsbetrages pro Monat des Verbleibs im Betrieb nach Ende der Aus- oder Fortbildung vorsieht.

FAZIT
Den richtigen Ausgleich zwischen den widerstreitenden Interessen zu finden, gleicht oft einem Drahtseilakt; schon ein kleiner Fehler kann zur Unwirksamkeit führen. Ein Rückzahlungsanspruch gegen den Arbeitnehmer besteht dann nicht. Mangels ausdrücklicher gesetzlicher Regelung sollte sich eine Fortbildungsvereinbarung mit Rückzahlungsklausel daher stets am jeweiligen Einzelfall und den dazu aufgestellten Grundsätzen der Rechtsprechung orientieren.

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