Weg mit dem Papierkram

Jedem Geschäftsführer ist das Thema Effizienz wichtig. Natürlich auch mir. Außerdem möchte ich unsere Haus­verwaltung als attraktiven Arbeitge­ber präsentieren, um neue Mitarbeiter zu gewinnen. Deshalb haben wir 2018 begonnen, unsere Prozesse zu digitali­sieren. 2021 kam – auch durch Corona bedingt – der Posteingang dazu. Insge­samt erhalten wir rund um unsere 1.500 Wohnungen, die wir verwalten, monat­lich zwischen 400 und 500 Briefe. Ein Großteil davon sind Rechnungen. Hinzu kommen Verträge, Versicherungspoli­cen und Briefe von Mietern oder Eigen­tümern. Damit die Objektbetreuer die eingehende Post im Homeoffice bearbei­ten können, haben wir die Schriftstücke zunächst selbst eingescannt und anschlie­ßend weitergeleitet. Das nahm täglich etwa ein bis zwei Stunden in Anspruch, die wir einsparen wollten. Im Internet stieß ich auf das Unternehmen Caya, das die tägliche Briefpost seiner Kunden unter strengen ISO-zertifizierten Sicher­heitsvorkehrungen verarbeitet und ihnen anschließend digital auf einer eigenen Plattform in der Cloud bzw. automatisiert per E-Mail zur Verfügung stellt.
 

Einfaches Onboarding
Nachdem wir den Auftrag erteilt hat­ten, hat Caya die Weiterleitung bei der Deutschen Post eingerichtet und erhält seitdem unsere Post in eines seiner Scanzentren zur Digitalisierung. Anschließend bekommen wir den Posteingang per E-Mail als volltextfähige, indexierte PDF-Dateien. Deren Namen enthalten die Objektbezeichnung, den Absender und die Dokumentenart. In Outlook haben wir Regeln hinterlegt, mit denen die E-Mails inklusive der angehängten PDF-Dateien anhand der Objektbezeichnung automatisiert an den jeweils zuständigen Betreuer weitergeleitet werden.
 

Effizienz- und Platzgewinn
Welche Zeitersparnis wir mit der Digitalisierung unserer Briefpost erzielen, wird vor allem beim Rechnungsmanagement deutlich. Zuvor haben meine Mitarbei­ter jede Papierrechnung – vom Ein­gang über die Prüfung, das Verbuchen und die Bezahlung bis hin zur Ablage – durchschnittlich sechs Mal in die Hand nehmen müssen. Das ist heute nicht mehr erforderlich. Außerdem müssen wir bei Gewährleistungsfragen nicht mehr langwierig im Papierarchiv nach alten Rechnungen suchen, sondern können sie direkt vom Arbeitsplatz aufrufen. Über­haupt agieren wir heute zu 95 Prozent papierlos. Sämtliche digitalisierten Briefe sind bei uns revisionssicher abgelegt und zusätzlich in der Document Cloud des Anbieters archiviert. Auch unsere Kolle­gin Andrea Ketterer, die zuvor den Post­eingang bearbeitet hat, freut sich: „Statt stundenlang Briefe einzuscannen und an die zuständigen Objektbetreuer weiter­zuleiten, kann ich mich jetzt um wert­schöpfende Tätigkeiten kümmern, die mir mehr Spaß bereiten.“

Last, but not least verabschieden wir uns sukzessive von unserem Papierar­chiv, denn neu eingehende Rechnungen archivieren wir ja digital. Die alten Rech­nungen vernichten wir nach der vor­geschriebenen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, sodass wir immer weniger Dokumente physisch vorhalten müssen. Wir gehen deshalb davon aus, dass wir in zwei bis drei Jahren in unserem Büro ein Sechstel mehr Fläche zur Verfügung haben, die wir dann zwei weiteren Mit­arbeitern zur Verfügung stellen können.