Wenn KI die Rechnung schickt: Digitales Mahnwesen

Technologie als Effizienztreiber für Mahnwesen-Prozesse von Wohnungsunternehmen

Künstliche Intelligenz ist längst kein Nischenthema mehr. Viele Entscheider in der Wohnungswirtschaft widmen sich mittlerweile dieser Technologie und suchen nach Möglichkeiten, sie in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Laut der aktuellen Digitalisierungsstudie des Zentralen Immobilienausschusses (ZIA) „KI gegen Fachkräftemangel: Digital exzellente Immobilienwelt?“ sehen 79 Prozent der befragten Unternehmen in KI kurz- bis mittelfristiges Potenzial. Dabei geht es nicht nur um die Optimierung von bestehenden Geschäftsprozessen. Langfristig hängt auch die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens vom Einsatz dieser Technologie ab.

Eine im August 2024 unter rund 150 Entscheidern durchgeführte Kundenumfrage der Aareal Bank unterstreicht diese Einschätzung. Rund jeder Zweite der Befragten (49 Prozent) erachtet technologische Entwicklungen wie etwa KI demnach als wichtig für die Zukunftsfähigkeit des eigenen Unternehmens. Den Digitalisierungsgrad der eigenen Prozesse bewertet die Hälfte der befragten

Entscheider (52 Prozent) als weder hoch noch niedrig – daraus lässt sich eine gewisse Unsicherheit in Bezug auf die Zukunftsfähigkeit der eigenen Prozesse im Unternehmen ableiten. An diesem Spannungsfeld sollten Wohnungsunternehmen ansetzen. Es empfiehlt sich, Technologien wie künstliche Intelligenz im eigenen Unternehmen nicht direkt vollumfänglich zu implementieren, sondern einzelne Prozesse im Hin­blick auf ihr technologisches Potenzial zu betrachten. Diese Herangehensweise kann helfen, mögliche Ein-stiegshürden zu verringern und vergleichsweise schnell positive Effekte durch den Einsatz der Technologie zu realisieren. Ein gutes Beispiel dafür ist das Forderungsmanagement.

Mehr Fingerspitzengefühl im Mahnprozess

Im Mahnwesen ist es wie in allen Lebensbereichen: Mit Diplomatie und Fingerspitzengefühl lassen sich Lösungen einfacher finden als mit der Brechstange. KI ist eine effektive Technologie, um im Forderungsmanagement mit der nötigen Sensibilität vorzugehen. Statt Standardschreiben per Post zu verschicken, erfolgt der Mahnungsversand ganz individuell, abgestimmt auf die Mietergewohnheiten und deren Bedürfnisse. Basierend auf den Rückmeldungen im Betrieb lernt der zugrundeliegende Algorithmus stetig hinzu. Mit der Zeit ermittelt er, zu welchem Zeitpunkt und auf welchem Kanal die Zahlungsquote am erfolgversprechendsten ist. Auf Basis dieser Erkenntnisse werden die Schreiben je nach Präferenz der Mieter per Mail, Textnachricht oder konventionell per Post versandt und bieten eine komfortable, für die Empfänger passende Bezahloption. Die Integration von Kreditkarte, Paypal und weiteren Zahlungsdienstleistern in eigene Payment-Prozesse ermöglicht eine orts- und zeitunabhängige Bezahlung. Das Resultat: schnellere Zahlungseingänge und eine spürbare Aufwandsreduktion im Mahnprozess. Auch die Kommunikation verläuft häufig entspannter, da Mieter auf eine Weise angesprochen werden, die sie von gängigen Kommunikations-Standards im Online-Handel kennen und die sich an ihrem individuellen Bezahlverhalten orientiert.

Effizienzsteigerung um mehr als 70 Prozent

Wohnungsunternehmen, die auf künstliche Intelligenz im Mahnprozess setzen, können mit einer deutlich erhöhten Erfolgsquote rechnen. Ein KI-optimierter Mahnprozess kann beispielsweise die Brief-Mahnquote um bis zu 75 Prozent reduzieren – das bestätigen Kundenerfahrungen von collect.AI, einer Tochtergesellschaft der Aareal Bank AG. Mit der Akquisition des Payment Solution Providers 2022 hat das auf die Immobilienbranche spezialisierte Finanzinstitut sein Leistungsspektrum um Angebote in der Endkundenkommunikation sowie um KI-gestützte Lösungen für interaktive Rechnungen und Mahnwesen erweitert.

In Kombination mit der Optimierung angrenzender Prozesse im Zahlungsverkehr bietet sich Wohnungsunternehmen die Möglichkeit, ihre Prozessketten Stück für Stück nahtlos miteinander zu verknüpfen. Lösungen für digitales Zählerdatenmanagement, von der vollautomatisierten Rechnungsstellung bis hin zum KI-basierten Forderungsmanagement, funktionieren unabhängig voneinander, bewirken aber im Zusammenspiel signifikante Effizienzsteigerungen entlang der gesamten Meter2Cash-Prozesskette. Hierdurch entstehen wiederum Freiräume, um sich anderen Transformationsthemen zu widmen.

Am Beispiel des KI-basierten Forderungsmanagements wird deutlich: Die Wohnungswirtschaft sollte sich innovativen Technologien wie künstlicher Intelligenz schrittweise nähern und mit der Integration in bestehende Prozessschritte beginnen. Langfristig gewinnt das eigene Unternehmen dadurch nicht nur an Effizienz und Attraktivität gegenüber den eigenen Kundinnen und Kunden. Ein modernes Arbeitsumfeld mit zeitgemäßen Prozessen und Technologien ist auch in Zeiten des Fachkräftemangels ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil.