Wenn Zahlungen ausbleiben

Welche Möglichkeiten haben Verwaltungen beim Hausgeldinkasso?

Corona-Pandemie, Geldmangel und Inflation – die Zeit fortgesetzter Krisen hinterlässt auch bei Wohnungseigentümern ihre Spuren und bringt nicht wenige von ihnen in finanzielle Bedrängnis. Die Folgen hiervon bekommen auch Eigentümergemeinschaften zu spüren, die sich mit Zahlungsverzögerungen oder gar Ausfällen der Hausgeldzahlungen von Miteigentümern und damit der Gefährdung ihrer Liquidität konfrontiert sehen. 

Da mit einer schnellen Beruhigung der Situation leider nicht zu rechnen ist, sondern sich die rasant steigenden Energiekosten vielmehr erst im Zuge der kommenden Abrechnungen voll auf die Eigentümer durchschlagen werden, ist es an der Zeit, einen genaueren Blick auf die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters beim Hausgeldinkasso zu werfen.

Diese Aufgaben und Befugnisse haben durch die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) und die hierdurch verwirklichte Vollrechtsfähigkeit der Gemeinschaft mit dem Verwalter als ihrem vollwertigen Organ sowie die Neuregelung der Verwalterpflichten und des Beitragswesens gewisse Änderungen erfahren. Auch deswegen lohnt es sich, bislang gewohnte Abläufe zu überprüfen und erforderlichenfalls anzupassen.

Die Verwaltung muss die Liquidität der Gemeinschaft sicherstellen.

Eine der wichtigsten Pflicht des Verwalters ist es, die Liquidität der Gemeinschaft sicherzustellen, damit diese ihre laufenden Verbindlichkeiten erfüllen kann. Hierfür benötigt die Gemeinschaft Geldmittel, die sie vor allem durch die monatlichen Hausgeldzahlungen der Eigen- tümer, Nachschüsse aus den Jahresabrechnungen und ggf. Sonderumlagen erhält. 
In all diesen Fällen kommt dem Verwalter eine zentrale Rolle bei der Beschaffung dieser Einnahmen zu. Zu seinen Aufgaben gehört nicht nur die Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung zur Beschlussfassung der von den Eigentümern zu leistenden Vor- und Nachschüsse, die überhaupt erst die Grundlage für die Beitragspflicht der Eigentümer schaffen; Aufgabe des Verwalters ist auch deren spätere Geltendmachung, d. h. das Inkasso.

Die Fälligkeit der Beiträge sollte festgelegt werden.

Die Fälligkeit der beschlossenen Beiträge tritt nach neuem Recht nicht mehr wie früher nach § 28 II WEG a. F. automatisch dann ein, wenn der Verwalter sie abruft, sondern sollte von den Eigentümern festgelegt werden. Manche Gemeinschaftsordnungen enthalten hierzu bereits Regelungen, beispielsweise dass Hausgelder monatlich im Voraus, bis spätestens zum dritten Werktag eines Monats zu zahlen sind. Ist das nicht der Fall, hat der Verwalter darauf zu achten, dass die Eigentümer den Zeitpunkt der Fälligkeit per Beschluss regeln. § 28 III WEG räumt den
Eigentümern ausdrücklich die Kompetenz ein, festzulegen, wann Forderungen fällig und wie sie zu erfüllen sind, z. B. durch Lastschrifteinzug. Ein solcher Beschluss kann für den jeweiligen Einzelfall, aber auch als Dauerbeschluss gefasst werden.

Das Inkasso der Beiträge ist Aufgabe des Verwalters.

Kommt es zu Zahlungsrückständen, gehört es ebenfalls zu den Inkassoaufgaben des Verwalters, die rückständigen Beträge anzumahnen und erforderlichenfalls auch beizutreiben. Sofern von den Eigentümern keine speziellen Vorgaben beschlossen wurden, steht es im Ermessen des Verwalters, ob und wie oft er rückständige Forderungen anmahnt, bevor er weitere Maßnahmen, beispielsweise die Abgabe an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro, veranlasst oder eine gerichtliche Beitreibung beauftragt.

Auch über die Gewährung von Stundungen oder den Abschluss von Teilzahlungsvereinbarungen kann der Verwalter auf diese Weise entscheiden. Stets muss der Verwalter aber auch hierbei die Grundsätze ordnungsmäßiger Verwaltung und insbesondere auch den im WEG-Recht geltenden Gleichbehandlungsgrundsatz beachten, darf also vergleichbare Sachverhalte nicht ohne sachlichen Grund anders behandeln.

Ist eine Beschlussfassung erforderlich? 

Anders als nach bisherigem Recht aus § 27 III, 1 Nr. 7 WEG a. F. bedarf der Verwalter auch nicht mehr unbedingt eines Beschlusses, um Rückstände für die Gemeinschaft einzuklagen und hierfür einen Rechtsanwalt zu beauftragen. Dies gilt auch für den Fall, dass bereits die außergerichtliche Beitreibung in die Hände eines Inkassobüros oder Rechtsanwalts gelegt werden soll. Derartige – Kosten verursachende – Maßnahmen kann der Verwalter heute mit der ihm von § 27 I Nr. 1 WEG eingeräumten Befugnis selbstständig veranlassen, sofern diese nur untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Pflichten für die Gemeinschaft führen.

Wann diese Voraussetzungen vorliegen, ist bislang jedoch nur rudimentär geklärt. Jährliche Kosten pro Eigentümer in einem niedrigen dreistelligen Bereich sah der Bundesgerichtshof bereits als zulässig an. Im juristischen Schrifttum werden drei bis fünf Prozent des Volumens des Wirtschaftsplanes für vertretbar gehalten.

Aufgrund der (noch) bestehenden Unsicherheiten im Umgang mit diesen neuen Kompetenzen empfiehlt es sich, die Befugnisse des Verwalters im Zusammenhang mit dem Beitragsinkasso verbindlich zu regeln. Hierfür bietet sich ein gesonderter Beschluss nach § 27 II WEG an. Der Verwaltervertrag ist hierfür nicht der richtige Platz und sollte den Vergütungsregelungen (beispielsweise besondere Vergütungen für Mahnungen, die Begleitung von Betreibungen und die Überwachung von Teilzahlungsvereinbarungen, wie sie auch der Musterverwaltervertrag des VDIV Deutschland vorsieht) vorbehalten bleiben.

Keine Zahlungserlasse oder Zwangsversteigerungen ohne Beschluss

Abstand nehmen sollten Verwalter auch davon, rück- ständige Forderungen teilweise oder womöglich ganz zu erlassen. Da für diese Beitragsausfälle die übrigen Eigentümer aufzukommen haben, sollte ihnen die Entscheidung hierüber durch Beschlussfassung tunlichst selbst überlassen bleiben.

Gleiches gilt, wenn zur Vollstreckung titulierter Rückstände oder Herbeiführung eines Eigentümerwechsels die Zwangsversteigerung der betroffenen Sondereigentumseinheit durchgeführt werden soll. Auch über diesen besonders starken und folgenschweren Eingriff in das Eigentum sollten die Eigentümer besser selbst entscheiden.