Wer bietet weniger? Die Instandhaltungsrücklage im Wohnungseigentum: Notwendigkeit, Kalkulation, Grundlagen und Alternativen.

Jeder Verwalter kennt es: Wenn in der Eigentümerversammlung über die Höhe der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage (im Wohnungseigentumsgesetz heißt es Instandhaltungsrückstellung) diskutiert wird, treffen immer wieder zwei grundsätzlich unterschiedliche Meinungen aufeinander: Eine Gruppe von Eigentümern will die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage möglichst hoch ansetzen, um für zukünftige Maßnahmen der Instandhaltung und Instandsetzung „gewappnet“ zu sein; häufig handelt es sich um selbst nutzende Eigentümer. Die andere Gruppe will die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage möglichst gering ansetzen, da die Eigentümergemeinschaft schließlich kein „Sparschwein“ ist, jeder Eigentümer selbst etwas „zur Seite legen kann“ und sich eine hohe Rücklage beim derzeitigen Zinsniveau sowieso nicht lohnt; überwiegend werden diese Argumente von vermietenden Eigentümern vorgetragen. Meistens finden die Eigentümer in der Beschlussfassung dann einen Mittelweg, manchmal erst, nachdem es in den Abstimmungen über verschiedene Varianten der Rücklagenzuführung wie auf dem Basar zuging – ganz nach dem Motto: Wer bietet weniger?

Die rechtliche Einordnung
Das Wohnungseigentumsgesetz nennt in § 21 Abs. 5 Nr. 4 die „Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung“ als Bestandteil „einer ordnungsmäßigen, den Interessen der Gesamtheit der Wohnungseigentümer entsprechenden Verwaltung“. Das heißt: Eine Instandhaltungsrücklage muss gebildet werden, wenn auch nur ein Eigentümer dies verlangt. Etwas anderes gilt nur in den seltenen Fällen, in denen die Gemeinschaftsordnung die Bildung einer Instandhaltungsrücklage ausdrücklich ausschließt. Die Eigentümer beschließen im Rahmen der Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan mit einfacher Mehrheit über die Höhe der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage (§ 28 Abs. 1 S. 2 Nr. 3 WEG). Wenn in der Gemeinschaftsordnung konkrete Beträge als Zuführung zur Rücklage genannt werden, so werden diese in der Regel als Mindesthöhe ausgelegt; eine Beschlussfassung über eine andere (höhere) Zuführung ist möglich. Mit der Instandhaltungsrücklage soll erreicht werden, dass für die absehbaren (größeren) Reparaturen rechtzeitig die notwendigen Finanzmittel bereitstehen, dass auch bei einem unvorhergesehenen plötzlich auftretenden Reparaturbedarf die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen und dass die solventen Eigentümer vor einem Zahlungsausfall anderer Wohnungseigentümer geschützt werden.

Doch wie ist die Höhe der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage zu kalkulieren? Und damit im Zusammenhang stehend: Welche Höhe sollte die Instandhaltungsrücklage insgesamt haben? Schließlich ergibt sich vom Grundsatz her die Höhe der Rücklagenzuführung aus dem zu einem bestimmten Zeitpunkt (voraussichtlich) notwendigen Rücklagenbetrag. Zu diesen Fragen gibt das Wohnungseigentumsgesetz keine klare Antwort, da es nur heißt, dass die Rücklage „angemessen“ sein
muss.

Was gilt für den Gebäudebestand?
Ist eine Rücklage von zwei Millionen Euro und eine jährliche Rücklagenzuführung von 150.000 Euro für eine Eigentümergemeinschaft viel? Auf den ersten Blick würde sicherlich jeder sagen: „Ja!“. Wenn es sich aber um eine Eigentümergemeinschaft aus den 1970er Jahren mit 150 Wohnungen handelt, bei der die Flachdächer und Balkone noch nie saniert wurden, die Frisch- und Abwasserleitungen in Auflösung begriffen sind und auch mal wieder ein Anstrich der Fassade notwendig wäre, sieht die Lage schon anders aus – zumindest bei der derzeitigen Entwicklung der Baupreise.

Zur Kalkulation der Rücklagenzuführung werden daher verschiedene Berechnungsmodelle vorgeschlagen, mit denen versucht wird, einen möglichst objektiven Maßstab anzu­wenden.

Die Peterssche Formel
Die Peterssche Formel geht davon aus, dass im Laufe der ca. 80-jährigen Lebensdauer eines Gebäudes Instandhaltungskosten in Höhe des 1,5-Fachen der Herstellungskosten (nicht des Verkaufspreises) anfallen. Hiervon sollen je nach Ausstattung 65 bis 70 Prozent auf das Gemeinschaftseigentum entfallen. Unterstellt man Baukosten in Höhe von 1.400 Euro/qm Wohnfläche und einen Anteil von 70 Prozent Gemeinschaftseigentum, so würde sich die angemessene Höhe der Rücklagenzuführung wie folgt errechnen:

1 400 x 1,5 x 70
= 18,38 Euro/qm/Jahr
80 x 100

Die II. Berechnungsverordnung
Nach § 28 Abs. 2 der II. Berechnungsverordnung dürfen seit 1. Januar 2020 pro Quadratmeter Wohnfläche im Jahr bei zurückliegender Bezugsfertigkeit von

• weniger als 22 Jahren höchstens 9,21 Euro,
• mindestens 22 Jahren höchstens 11,68 Euro,
• mindestens 32 Jahren höchstens 14,92 Euro

als Instandhaltungskosten angesetzt werden. Ist ein Aufzug vorhanden, erhöhen sich die Sätze um jeweils einen Euro.

Die von Hauffsche Formel
Ausgehend vom aktuellen Marktpreis pro Quadratmeter Wohnfläche geht die von Hauffsche Formel davon aus, dass vom Kaufpreis einer Eigentumswohnung lediglich 25 Prozent auf das gemeinschaftliche Eigentum entfallen und dass dieses spätestens alle 50 Jahre instandsetzungsbedürftig ist. Unterstellt man einen Marktpreis von 2.500 Euro/qm, so würde sich die angemessene Höhe der Rücklagenzuführung wie folgt errechnen:
2 500 x 25
= 12,50 Euro/qm/Jahr
50 x 100

Die Berechnungsmodelle werden aus unterschiedlichen Gründen kritisiert. Bei der Petersschen Formel besteht z. B. das Problem, dass dem Verwalter die Herstellungskosten i. d. R. nicht bekannt sind. Bei der Berechnung in Anlehnung an die II. Berechnungsverordnung ist problematisch, dass für die Berechnung der angemessenen Rücklagenzuführung ausschließlich die Wohnungsgröße als Bezugsgröße verwendet wird. Allen Berechnungsmodellen ist gemeinsam, dass sie den tatsächlichen Zustand bzw. die Ausstattung des Gebäudes und die bereits durchgeführten Sanierungsmaßnahmen sowie die regional unterschiedlichen Baupreise und die Preissteigerungen nicht berücksichtigen. Aus diesem Grund hat sich keines der Berechnungsmodelle durchgesetzt.

Ohne Instandsetzungsplanung geht es nicht
Wenn sich die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage und die zu erreichende Rücklagenhöhe am tatsächlichen (voraussichtlichen) Reparaturbedarf orientieren sollen, müssen das Alter des Gebäudes, der Zustand, die bauliche Beschaffenheit, die Größe, der Instandhaltungs- und Instandsetzungsbedarf in der Vergangenheit, die bereits durchgeführten Maßnahmen und der prognostizierte zukünftige Instandhaltungs- und Instandsetzungsbedarf sowie die Höhe der bereits vorhandenen Instandhaltungsrücklage berücksichtigt werden. Mit anderen Worten: Ohne Instandsetzungsplanung geht es nicht. Hiervor schrecken aber viele Eigentümergemeinschaften zurück: Da ein umfassender Sanierungsplan i. d. R. nur von Sonderfachleuten erarbeitet werden könnte, ist dies mit Kosten verbunden, die viele Eigentümergemeinschaften scheuen. So bleibt es häufig dabei, dass der Verwalter seinen Vorschlag für die Rücklagenzuführung auf Basis von Erfahrungswerten erarbeitet oder von den Eigentümern gebeten wird, den zukünftigen Reparaturbedarf zu schätzen und die Rücklagenzuführung entsprechend abzuleiten. Aus Erfahrung kann aber nur dazu geraten werden, den voraussichtlichen Instandsetzungsbedarf rechtzeitig fachgerecht zu ermitteln und die Rücklagenzuführung daran auszurichten. Sparsame Eigentümer werden sicher dafür plädieren, diese Planung dem Verwalter zu übertragen. Der allerdings sollte sich nicht darauf einlassen, sondern auf die Fachplanung verweisen.

Rücklage vs. Sonderumlage
Nach der aktuellen Rechtsprechung reicht es aus, wenn die Höhe der Rücklage und die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage „angemessen“ sind. Die Gerichte geben Eigentümern einen sehr weiten Ermessensspielraum. Tatsächlich müssen nicht alle absehbaren (größeren) Reparaturmaßnahmen aus der Instandhaltungsrücklage finanziert werden können. Schließlich gab es als weiteres Finanzierungsinstrument schon immer die Sonderumlage – und seit einigen Jahren wird es auch für Eigentümergemeinschaften einfacher, ein Darlehen in Anspruch zu nehmen. Das heißt: Die Spanne, in der sich die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage und deren Höhe bewegen dürfen, ist sehr weit. Nur wesentlich zu niedrige oder überhöhte Ansätze sind ermessensfehlerhaft und verstoßen gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Verwaltung; nur in diesen Fällen wäre eine Beschlussanfechtungsklage aussichtsreich.

Aus alledem folgt, dass der Verwaltung hier viel Verantwortung zukommt: Ein fachkundiger Verwalter weist die Eigentümer frühzeitig auf den Instandsetzungsbedarf hin und/oder empfiehlt, den Instandsetzungsbedarf von Sonderfachleuten abschätzen zu lassen. Auf dieser Grundlage kann die Rücklagenzuführung geplant werden. Natürlich können sich die Eigentümer bei einer solchen Planung auch dafür entscheiden, absehbaren oder unerwarteten Instandsetzungsbedarf durch Sonderumlagen zu finanzieren oder hierfür ein Darlehen aufzunehmen.

Was gilt für den Neubau?
In neu errichteten Eigentümergemeinschaften wird häufig die Auffassung vertreten, dass eine Instandhaltungsrücklage noch nicht oder nur in geringer Höhe notwendig ist, da ja alles neu und damit nicht schadenanfällig ist. Wenn dies auch weitgehend zutrifft, verpassen viele Gemeinschaften dann aber den richtigen Zeitpunkt, um mit dem Ansparen zu beginnen. Daher gilt gerade bei neuen Eigentümergemeinschaften: Der Verwalter sollte schon in den ersten Jahren darauf hinweisen, dass alle Bauteile nur eine beschränkte Lebensdauer haben, sodass es sinnvoll ist, rechtzeitig einen Instandsetzungsplan zu entwickeln und die Rücklagenzuführung hieran auszurichten.

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