Wer suchet, der findet?

Wie man Dokumente zentral und revisionssicher archiviert und Intelligenz durch Metadaten erzeugt.

er mittlerweile inflationär ge­brauchte Begriff der Digitalisierung führt folgerichtig auch in der Branche der Hausverwalter zu Veränderungen im Arbeitsalltag. Viele Anbieter versuchen, mit Schlagworten wie Portallösung, Integration und offene Schnittstellen Kunden anzulocken. Dabei geben sie vor, sämtliche Abläufe und Dokumente miteinander verknüpfen zu können. Häufig wird diese Behauptung mit Begriffen wie „Revisionssicherheit“ oder dem Hinweis auf ein vorhandenes Archiv bedeutungsvoll unterstrichen. Der kritische Hausverwalter sollte jedoch hinterfragen, was der jeweilige Anbieter damit tatsächlich aussagen will – und was er eigentlich aussagen darf oder kann.

Die Form der Dokumente

Zunächst einmal stellt sich die Frage, wo man als Verwalter aktuell seine Dokumente ablegt: Liegen alle Dokumente in einer Windows-Struktur – falls ja: in welchen Formaten? –, ist bereits ein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz, das auch tatsächlich alle Dokumente des Unternehmens beinhaltet, oder werden Dokumente möglicherweise doch noch in Papierform bearbeitet, recherchiert und archiviert?

Im Zusammenhang mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS) werden oft auch die Begriffe „elektronisches Archiv“ oder ECM für Enterprise Content Management genannt. Sie sind an dieser Stelle separat zu betrachten: Ein ECM-System ergänzt die klassische Archivfunktion eines DMS um Workflows und automatisierbare Funktionen, die auf den abgelegten Dokumenten aufsetzen oder durch sie ausgelöst werden.

Wo kommen sie her, wo gehen sie hin?

Als Nächstes geht es um die bestehenden Systeme und Herkunftsquellen der abzulegenden Dokumente. Zum klassischen Post- und E-Mail-Eingang mit Anhängen kommt in Hausverwaltungen bei Übernahme neuer Objekte oder ganzer Hausverwaltungen in der Regel deren gesamte Dokumentation, meist in Papier-, manchmal in Mischform, immer aber in einer von der eigenen Struktur abweichenden Form. Bestenfalls nutzte der Vorverwalter die gleiche Hausverwaltersoftware wie man selbst, dann ist zumindest die Migration der Stammdaten problemlos möglich – aber seien wir einmal ehrlich: Das ist noch nie vorgekommen.

Die eigene Hausverwaltersoftware erstellt spätestens zum Ende der Abrechnungsperiode jede Menge Dokumente, die optimalerweise als Dateien den verwalteten Einheiten zugeordnet werden. Energieversorger, Versicherungsunternehmen etc. schicken darüber hinaus ebenfalls saisonal Dokumente oder stellen sie inzwischen immerhin größtenteils zum Abruf online – in den seltensten Fällen allerdings ist der direkte Dokumentenimport in die Abrechnungssoftware möglich.

Zu guter Letzt stellen vorausschauende Hausverwalter mittlerweile die wichtigsten Dokumente für Eigentümer online zur Verfügung – unter Hinterlegung proprietärer Dokumente, die zuvor aus verschiedenen Quellen zusammengestellt wurden. So lassen sich Telefon- und Sprechzeiten der Mitarbeiter reduzieren, aber auch Vorgänge strukturieren und im Sinne des gewünschten digitalen Austauschs automatisieren. Portallösungen wie casavi ermöglichen es Eigentümern beispielsweise, nicht nur die Teilungserklärung oder den Energieausweis online einzusehen, sondern auch einen Schaden zu melden oder Schlüssel nachzubestellen. Der Charme solcher per App oder Web nutzbarer Lösungen besteht darin, dass nicht nur viele Telefonate, z. B. für Schadenmeldungen, überflüssig werden, sondern alle davon Betroffenen stets über den aktuellen Stand der Bearbeitung informiert werden. Lässt sich auf diesem Weg auch der zuständige Handwerksbetrieb automatisch beauftragen, wird in der Verwaltung vieles einfacher – Dokumente allerdings werden auch dabei sonder Zahl generiert.

Und hier sind wir bei der zentralen Frage: Wo werden all diese Dokumente der unterschiedlichen Systeme bzw. Quellen abgelegt, wo werden sie recherchiert, wie lange braucht man, um sie zu finden, und welche Vorteile bieten Schnittstellen, Import oder Archivierung?

Tatsächlich revisionssicher?

Zunächst einmal ist der Begriff der revisionssicheren Archivierung etwas näher zu beleuchten, ohne jedoch alle Grundsätze zur Revisionssicherheit elektronischer Archive abzuhandeln. Revisionssicher bedeutet entsprechend den für den Hausverwalter relevanten Anforderungen des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung und der GoBD, dass Dokumente unverändert, unveränderbar, wiederauffindbar und versionierbar bzw. nachvollziehbar abgelegt werden. Eine solche Archivierung erfordert an sich immer eine Kombination aus Soft- und Hardware. Letztere sollte Daten zumindest separat, in einem anderen Brandabschnitt des Firmengebäudes, besser noch an einem weiteren Standort gespiegelt vorhalten. Spätestens mit dieser Anforderung hat sich bei den meisten Unternehmen der Branche das Thema Revisionssicherheit ohnehin schon erledigt, zumal wenn lokale Systeme genutzt werden. Dies allerdings ist eine rein rechtliche Betrachtung; von den Vorteilen der Anwendung einer vernünftigen Archivierung werden Hausverwalter sofort profitieren:

Intelligente Archivierung

Ein Dokumentenmanagementsystem unterscheidet sich in seiner Funktionsweise deutlich von der klassischen Dateiablage in einer Ordnerstruktur, unabhängig davon, auf welchem System sie entsteht. Die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten im DMS wird nicht durch den Ort der Ablage bzw. Datei- und Ordnernamen sichergestellt, sondern über die Definition einer Dokumentenart und die Anreicherung der Datei mit verschiedenen gut zu unterscheidenden Attributen. Im Falle eines Hausverwalterdokuments können das zum Beispiel Datum, Objektbezeichnung, Nummer der Verwaltungseinheit oder des Belegs sein. Ergänzt werden diese Informationen durch ein sauberes Rechtemanagement, das genau definiert, wer eine Datei einsehen, bearbeiten oder weitergeben darf, aber auch, wie lange sie gespeichert werden muss oder – mit Blick auf die neue Datenschutz-Grundverordnung – wann sie spätestens für Zugriffe gesperrt sein muss. Wenn man diese Struktur erst einmal verinnerlicht hat, sollte jedes Dokument nach spätestens drei Klicks zur Verfügung stehen – und das ausschließlich in einer Version.

Eine für alle

Dank der Anreicherung mit Metadaten wie den oben genannten erkennt ein Dokument auch selbst, mit welchen anderen Dokumenten es sinnvollerweise eine Akte oder einen Vorgang bildet. Das heißt, dass man ein Dokument nach wie vor auch in verschiedenen Akten finden kann, die allerdings nur virtuell vorhanden sind. Die sich in ihnen befindenden Dateien werden dazu lediglich in Bezug gesetzt, liegen aber nur in einfacher Ausfertigung vor, ganz gleich wie viele Personen sie bearbeiten. Eine Rechnung zu einer Ausschreibung beispielsweise liegt so stets in der aktuellsten Bearbeitungsversion sowohl in der Buchhaltungsakte als auch in der Ausschreibungs-, Bau- oder Objektakte – ohne dafür mehrfach kopiert werden zu müssen und ohne das Risiko, durch Vermerke oder Änderungen verschiedene Versionen parallel anzulegen.

Natürlich ist diese Form der Ablage nur sinnvoll, wenn alle Dokumente auf die gleichen Attribute zurückgreifen können und diese auch laufend von dem System, das die Stammdaten führt, aktualisiert und synchronisiert werden. Dann aber kann die so erzeugte Intelligenz an alle nachfolgenden Anwendungen weitergegeben werden – ob es um die automatische Zustellung der nächsten Abrechnungsdokumente oder die Zuordnung von Dokumenten in ein Eigentümerportal geht. Eingehende Dokumente sortieren sich automatisch den zuständigen Objektverwaltern zu, geschützte Dokumente wissen selbstständig, welcher Nutzer zur Freigabe befugt ist oder dazu benötigt wird.

Fazit

Korrekt archiviert, liegen die Dokumente aller Anwendungen jeweils in einfacher Ausführung in einem zentralen Archiv und können dank der Anreicherung um Metadaten vergleichsweise einfach in jedes andere System migriert werden. Die wichtigen Informationen für die Arbeit des Verwalters liegen somit nicht in der auf die Dokumente zugreifenden Software, sondern allein in der Intelligenz seiner Dokumente.

Foto: © MaximP / Shutterstock.com