Wertschöpfung oder Verwaltung?

Welche Anforderungen stellt das Asset Management an die klassische Immobilienverwaltung?

Die wachsende Bedeutung von Immobilien als Wertanlage ruft immer häufiger auch die strategische Planung der Wertentwicklung auf den Plan. Investierte Werte wollen schließlich nicht nur erhalten, sondern über den gesamten Lebenszyklus vermögenswirksam – und damit wertschöpfend – bewirtschaftet werden. Inwiefern kommt der klassischen Immobilienverwaltung damit auch die Rolle eines „Anlageberaters“ zu, der durch geeignete Langzeitstrategien den Ertrag einer Immobilie angemessen steuert? Wo greifen Asset Management und Hausverwaltung ineinander? Wo grenzen sie sich ab? Zu diesem Thema und wesentlichen Fragen kommen im Folgenden drei Fachleute zu Wort. Lutz Dammaschk, Geschäftsführer der Neu-Isenburger VEGIS Immobilien Verwaltungs- und Vertriebsgesellschaft mbH, Ingo Hackforth, Geschäftsführer der Berliner STRABAG Residential Property Services GmbH, und Dirk Tönges, Geschäftsführer der Mannheimer TREUREAL GmbH, legen ihre Positionen dar.

Welche Anforderungen stellt das Asset Management heute an einen Immobilienverwalter?
Dammaschk: Der ganzheitliche Managementansatz umfasst die Verantwortung für den gesamten Lebenszyklus von Assets, die aktive Wertentwicklung einzelner Objekte und/oder ganzer Portfolios.
Hackforth: Die Anforderung, die das Asset Management an Immobilienverwalter stellt, ist im Kern eine qualitativ hochwertige, ordnungsgemäße und professionelle Bewirtschaftung der anvertrauten Objekte. Darüber hinaus muss der Immobilienverwalter allerdings heutzutage mehr darstellen, als den „verlängerten Arm“ des Asset Managers. Er ist ein kompetenter Partner, der die Wertschöpfung im Blick behält und dem Asset Manager den Rücken auf der operativen Objektebene freihält, die Objekte eigenständig im Rahmen abgestimmter Businesspläne bewirtschaftet und die Werthebel der Objektbewirtschaftung selbstständig identifiziert bzw. genau kennt. Umfassende Reportinginhalte, die Anwendung von Kennzahlensystemen, schlanke Kommunikationsstrukturen wie auch Performance abhängige Verwaltervergütungen stellen mittlerweile übliche Mindestanforderungen dar.
Tönges: Dem schließe ich mich im Wesentlichen an. Wichtig sind außerdem: fundierte technische Kenntnisse zur Planung von Instandhaltung und baulichen Maßnahmen sowie eine Präsenz vor Ort für die Mieterbetreuung.

Ist in Zeiten der steigenden Bedeutung von Immobilien als Wertanlage die klassische Immobilienverwaltung noch zeitgemäß?
Hackforth: Das hängt entscheidend davon ab, was der jeweilige Eigentümer oder Asset Manager bevorzugt. Will er sich stark in den operativen Verantwortungsbereich, Prozesse und Entscheidungen einbringen, kann eine aktive und stark eigenverantwortlich geprägte Immobilienverwaltung eher hinderlich sein. Allerdings entspricht das nicht unserer Wahrnehmung. Die Einflüsse der Finanzmärkte, die gestiegenen gesetzlichen und technischen Anforderungen sowie die Volatilität der Wohnungsmärkte machen es notwendig, eine Immobilienverwaltung anzubieten, die über das Überwachen der Hausreinigungsfirmen, das Einziehen und Anpassen von Mieten, das Auslösen von Kleinreparaturen, die Vermietung von Wohnungen und das Übersenden einer Mieterliste hinausgeht.
Dammaschk: Hier muss man vorab vielleicht einmal klären, was mit „klassischer Immobilienverwaltung“ gemeint ist. Die Verwaltungsbranche hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Die Anforderungen an Immobilienverwalter haben deutlich zugenommen. Hier kann letztendlich nur ein Unternehmen die Anforderungen der Eigentümer/Investoren erfüllen, das sich auf diese Art der Verwaltung auch spezialisiert hat. In der Regel sprechen wir hier von größeren Portfolios, an verschiedenen Standorten und der Größenordnung von i. d. R. 1000 Einheiten, teilweise weit mehr. Daher stellt sich die Frage nach der klassischen Immobilienverwaltung eigentlich nicht. Sie kann solche Aufgaben meist gar nicht abbilden. Hier sind Unternehmen gefragt, die breit aufgestellt und mit qualifizierten Mitarbeitern für all diese Bereiche bundesweit tätig sind.
Tönges: Die Dienstleistung Immobilienverwaltung oder Property Management ist und bleibt zeitgemäß – denn sie setzt spezielle Kenntnisse voraus. Sie muss sich jedoch an den Bedürfnissen des Auftraggebers ausrichten. Dieses sind bei Investoren, die Portfolios handeln, andere als bei langfristig ausgerichteten Bestandhaltern. Bei letzteren mag eine klassische Verwaltung noch viele Anforderungen abdecken. Aber auch private Eigentümer oder Family Offices, die eigene Bestände langfristig halten, wollen sie heute nicht nur verwaltet sondern auch entwickelt haben. Unsere Arbeit bleibt daher eine spannende – der Verwalter muss die strategische Ausrichtung seines Auftraggebers aufnehmen. Hierauf müssen Immobilienverwalter ihre Innovationskraft richten, um zeitgemäß zu bleiben. Welche Antworten geben wir beispielsweise auf neue Kommuni­kationswege der Mieter? Haben wir ein eigenes Call Center? Welche Zahlen erhalten Auftraggeber aus unseren Buchwerken? Sind sie geeignet, strategische Entscheidungen zu treffen? Können wir analysieren, wo die Vermietung hängt und ein spezielles Management für Lösungen anbieten? Haben wir Techniker im Haus, die die Instandhaltung auch unter immobilien­wirtschaftlichen Gesichtspunkten konzeptionell steuern können?

In welchen Bereichen ist das Denken über die Werterhaltung hinaus hin zur Ertragsoptimierung von Immobilien unerlässlich?
Hackforth: Ertragsoptimierung über eine Werterhaltung hinaus ist da, wo möglich, in der Regel immer von Interesse für den Eigentümer.
Tönges: Immer dann, wenn es dem Auftraggeber um einen schnellen Exit aus dem Investment geht, muss sich unsere Dienstleistung anpassen: Sind die Daten à jour? Können wir die wirtschaftlichen Parameter des Investments einlösen? Sind wir auch in der Lage, den Asset Manager bei der Umsetzung der Strategie zu beraten? Diese Anforderungen sind nicht immer leicht zu erfüllen. Aber ein guter Property Manager muss seinen Betrieb so aufstellen, um bei begrenztem finanziellen Einsatz eine Zufriedenheit von Mieter und Auftraggeber anzustreben.
Dammaschk: Werterhaltung, Optimierung, Kosteneinsparung, Nachhaltigkeit, Renditeerzielung etc. sind hier die typischen Schlagworte. Dies gilt für alle Bereiche der Immobilienverwaltung. Der Asset Manager muss in Zusammenarbeit mit dem verantwortlichen Property Manager dafür Sorge tragen, dass alle vorgenannten Punkte umgesetzt werden. Das gilt u. a. für die Optimierung/Einsparung von Betriebskosten. Die Steigerung von Mieten für eine bessere Rendite usw. Dazu gehören auch die Prüfung von Flächenoptimierungen und -erweiterungen. Insofern macht der Asset Manager Vorgaben, die unter seiner Kontrolle vom Property Management umgesetzt werden.

Was spricht für eine klare Trennung von Asset Management und Immobilienverwaltung, wo liegt die Verbindung beider ­Aufgabenbereiche nahe?
Hackforth: Für die Trennung dieser Bereiche spricht ganz klar die Notwendigkeit des gezielten und richtigen Einsatzes personeller Ressourcen und der Konzentration auf die jeweiligen Aufgaben. Die Anforderungen an die beiden Bereiche sind zu unterschiedlich und von verschiedenen Sichtweisen geprägt, die sich aber insgesamt zu Gunsten des Eigentümers/Investors ergänzen. Insbesondere in Fällen, wo der Asset Manager die Aufgabe hat, die Leistung für die Immobilienverwaltung auszuschreiben und zu vergeben, sollte eine strikte Trennung erfolgen, um Interessenkonflikte von vornherein auszuschließen. Sinnvoll ist es allerdings, wenn etwa bei neuen Projekten Asset Manager und Immobilienverwalter bereits in einer sehr frühen Phase zusammenarbeiten. Dies fängt u. U. beim Ankauf oder z. B. bei Neubauprojekten in der Planung an. Im Idealfall werden im Vorfeld Vereinbarungen getroffen, die eine enge Zusammenarbeit manifestieren.
Dammaschk: Der mögliche Interessenkonflikt spricht auch aus meiner Sicht für eine klare Trennung – gerade bei Fremdvergabe von Leistungen, wenn Asset und Property Manager aus einem Hause kommen. Das würde ja bedeuten, dass Aufgabenstellung, Priorisierung und Kontrolle quasi aus einer Hand erfolgen. Besser ist meines Erachtens, wenn das Asset Management und die damit verbundenen Vorgaben in der Hand des Eigentümers/Inverstors verbleibt und Bindeglied zum externen Property Management ist.
Tönges: Asset Manager geben in Abstimmung mit Eigentümern die Strategie vor und überprüfen diese auch. Das Zusammenspiel liegt in der Umsetzung der Vorgaben in die operative Arbeit an der Immobilie. Der Property Manager muss Möglichkeiten, Notwendigkeiten und Ziele abstimmen, die operative Umsetzung gestalten und wenn nötig auch den Asset Manager beraten.

Wo müssen beide Bereiche besser verknüpft werden?
Tönges: Der Property Manager muss unserer Erfahrung nach in der Regel früher in die strategische Ausrichtung eingeweiht werden, damit er seine Arbeit planen kann. Oftmals werden notwendige Entscheidungen zur Entwicklung eines Portfolios nicht oder zu spät an den Property Manager gegeben. Hier kann die Zusammenarbeit und Kommunikation besser werden.
Hackforth: Ein frühes Einbeziehen des Property Managers kann dafür sorgen, dass ein realistischer Businessplan erarbeitet wird, der alle Chancen und Risiken einbezieht.
Dammaschk: Eine bessere Verknüpfung muss im Controlling und Reporting erfolgen. Dies ist oft eine optimierbare Schnittstelle. Ein monatliches Reporting und die Abstimmung der wesentlichen Themen ist mittlerweile unerlässlich geworden. Durch einheitliche IT-Systeme sind hier große Fortschritte zu verzeichnen. Insgesamt gilt – wie für viele andere Bereiche übrigens auch – Kommunikation miteinander hat einen hohen Stellenwert und darf nicht vernachlässigt oder unterschätzt werden.

Worauf legt ein Asset Manager bei der ­Auswahl eines Immobilienverwalters besonderen Wert?
Hackforth: Die Qualität der Arbeit und die Erfahrungen, die der Asset Manager mit seinem Immobilienverwalter gemacht hat, sind vielfach ausschlaggebend. Auch die Fähigkeit und die Möglichkeit, sich auf die individuellen Bedürfnisse in Kommunikation, Reporting und Prozessabläufen des Auftraggebers einzustellen, sind Kriterien. Die Möglichkeit, in diesem Zusammenhang auf eine gemeinsame IT-Plattform zugreifen zu können, kann ein großer Vorteil sein. Ansonsten spielt leider Gottes der Preis oft eine viel zu große Rolle. Gute Leistung gibt es nur zum angemessenen Preis.
Dammaschk: Know-how, Erfahrung, die regionale oder bundesweite Ausrichtung sowie qualifiziertes Personal und entsprechende IT-Strukturen sollten eine Rolle spielen. Die Bezeichnung „Immobilienverwalter“ ist nicht ganz richtig. Er muss in Erscheinungsbild und Auftreten den Anforderungen des Asset Managers entsprechen. Hier ist der Spezialist in seiner Ausprägung als Property Manager gefragt. Gerade der Umgang mit externen Mietern erfordert viel Erfahrung bei der Umsetzung von Mieterhöhungen, Betriebskostenoptimierungen, Leerstandsabbau, Forderungsverfolgung und Neuvermietungen. Und, ja, natürlich geht es auch um hinreichende Vergütung. Nicht nur für den Property Manager, sondern auch für seine Mitarbeiter. Erschwert wird dessen Aufgabe immer, wenn kurz nach Auftragsübernahme ein Exit erfolgt.
Tönges: Das Reporting, die Vor-Ort-Präsenz, aber auch das technische Know how. Buchhalterische Professionalität wird vorausgesetzt. Natürlich spielt auch die Größe und der Ruf des Property Managers im Markt eine Rolle: Hat er schon komplizierte Aufgaben gelöst? Hat er beispielsweise, wenn es sich um problembehaftete Portfolios handelt, im Forderungsmanagement und in der Vermietung erkennbar etwas bewegt?

Welche Rolle spielt langfristiges strategisches Denken heute bei der Betreuung von Immobilien?
Tönges: Immobilien sind nicht mehr Kapital-Parkplätze wie in den vergangenen Jahrzehnten. Sie müssen sich zu jeder Zeit für einen Investor rentieren, in sich schnell ändernden Markt- und Finanzstrukturen. Das bestimmt heute auch die Aufstellung des Verwalters. Er muss dazu beitragen und dies im Reporting transparent machen können – dann ist seine Leistung gefragt. Wenn er zusätzlich auch die engere Strategie seines Auftraggebers kennt, hilft das beim Management der Immobilie: Personal kann besser eingesetzt werden, Aufgabenspitzen können durch langfristiges und voraus­schauendes Planen besser gelenkt werden. Dabei freut sich ein Property Manager natürlich über eine langfristige Vertrags­bindung. Was aus einer Immobilie am Ende des Tages wirklich wird, hängt letztendlich an der Bereitschaft des Eigen­tümers, sowohl in den Service wie auch in die Immobilie zu investieren.
Hackforth: Die letzten Jahre waren ja eher vom Denken über Zeiträume von maximal fünf bis zehn Jahren geprägt. Das ändert sich spürbar, da wieder Investoren in den Markt drängen, die Immobilien nicht mehr nur als kurz- bis mittelfristige Anlageobjekte sehen, sondern ihr Geld langfristig und teilweise auch emotional investieren wollen. Darüber hinaus sind wir in der Immobilienwirtschaft ja auch durch die anstehenden energetischen Themen gezwungen, langfristig zu denken.
Dammaschk: Langfristiges strategisches Denken sollte bei jeder Art der Betreuung eine führende Rolle spielen. Da die Märkte sehr schnelllebig sind und zusätzlich nachhaltiges Denken und Handeln gefragt ist. Auch hier wird ein qualifizierter Verwalter/Property Manager den entsprechenden Input für seinen Auftraggeber geben können.

Foto: © Lukiyanova Natalia : frenta / Shutterstock.com