Wertschöpfung statt Mehraufwand - Wo die Vernetzung von Gebäuden auch für Verwaltungen ein Gewinn ist.

Lösungen zur Digitalisierung bedeuten für Verwaltungen nur Mehraufwand, es profitieren ausschließlich Eigentümer und Mieter – ein ­verbreiteter Irrtum, mit dem hier aufgeräumt werden soll. Eine schlanke, robuste und integrierte Gebäudevernetzung reduziert die Komplexität in der Bewirtschaftung von Immobilien und ermöglicht es Verwaltern, sich wieder auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt, nämlich ihre Kunden.

Die Anforderungen steigen, Honorare nicht
Die durchschnittliche monatliche Vergütung im Bereich der WEG-Verwaltung hat sich seit 2010 um weniger als zwei Euro erhöht. Inflationsbereinigt stellt das für WEG-Verwalter sogar einen tatsächlichen Rückgang ihrer Vergütung dar. Kaum anders ist die Entwicklung in der Mietverwaltung, hier stieg die Pauschalvergütung zumindest inflationsbereinigt um 4,7 Prozent (DDIV/Haufe 2017). Doch inwieweit trägt die Honorarentwicklung der explosionsartigen Zunahme der Komplexität und des Umfangs der zu bewältigenden Aufgaben in dieser Zeit Rechnung?

Zusätzliche Pflichten im Zuge des Meldegesetzes sowie des Mess- und Eichgesetzes oder komplexe und anspruchsvolle Auftragsvergaben, beispielsweise bei energetischen Sanierungen, sind Treiber der Komplexität. Die mit EEGII eingeführte unterjährige Verbrauchsmeldung und die strengeren Anforderungen an die Energiebilanz des Gebäudebestandes tun ihr Übriges. Schon heute widmen sich Verwalter diesen Leistungen mit großer Sorgfalt, haben in den vergangenen Jahren gezielte Expertise aufgebaut, können den Aufwand meistens aber auch gesondert verrechnen.

Ganz anders ist die Situation im „Brot-und-Butter-Geschäft“ der eher kurzfristigen und kleinteiligen Aufgaben, in dem ein mindestens ebenso grundlegender, aber kaum beachteter Wandel stattfindet. Während komplexe, längerfristige Aufgaben mehr Zeit erfordern, nimmt durch neue, zusätzliche Kommunikationskanäle wie WhatsApp oder Mieter-Apps der Aufwand für Interaktion und Kommunikation deutlich zu. Nicht nur die Nachrichtenflut steigt, sondern auch die Erwartung der Kunden an Erreichbarkeit und Reaktionszeiten ihrer Verwaltung. Störungen müssen innerhalb kürzester Zeit beseitigt, Schäden reguliert und Notfallhandwerker beauftragt werden. Wie lässt sich das heute höhere Service-Niveau mit gleichbleibenden Honoraren vereinbaren?

Heizungen und Aufzüge als neuralgische Punkte
Die aufgeführten Herausforderungen ziehen sich in unterschiedlicher Ausprägung und Brisanz durch alle Aufgabengebiete und Gewerke der Hausverwaltung. Zwei Gewerke stechen jedoch besonders hervor: Zentralheizungen und Aufzüge gelten sowohl „emotional“ als auch in Bezug auf die Kosten als unangefochtene Spitzenreiter unter den „Kopfschmerzbereitern“ für Verwalter.

Heizungsanlagen im deutschen Wohngebäudebestand sind im Schnitt 20,5 Jahre alt, das Heizungsrohrnetz nochmals deutlich älter. Während es alte Kessel gibt, die zuverlässig laufen, steigt die Ausfallwahrscheinlichkeit und Instandhaltungsintensität ­erwiesenermaßen zum Ende des Lebenszyklus' einer Anlage. Ausfälle der zentralen Wärme- und Warmwasserversorgung sorgen bei Bewohnern meist für große Verärgerung, insbesondere wenn es draußen kalt ist. Das kann jeder nachvollziehen, der im Winter morgens schon einmal kalt duschen musste. Bei Zentralheizungen verstärkt das hohe gleichzeitige Aufkommen der bewohnerseitigen Störungsmeldungen die Verärgerung noch, denn der zuständige Verwalter ist bereits damit oder mit der Koordination der Handwerker beschäftigt und somit nicht ­erreichbar.
Der Aufzugbestand in Deutschland ist mit einem Altersdurchschnitt von knapp 40 Jahren noch bedeutend älter. Hier führt jeder Stillstand gerade bei älteren Bewohnern zu enormen Einschränkungen.

Entlastung durch Frühwarnung
Verwalter würde es schon deutlich entlasten, wenn nicht mehr die Wohnungsnutzer im Störungsfall alle einzeln Alarm schlagen, sondern eine digitale Lösung dies bereits bei den ersten Anzeichen dafür rechtzeitig übernimmt. Die Digitalisierung des Heizungsraums ermöglicht es, dass schon lange vor dem Auskühlen des Gebäudes automatisiert ein Störungsticket mit allen relevanten Informationen, also den Anlagenstammdaten, Fehlerbild und -lokalisierung, an den Verwalter oder – falls vorhanden – an den vordefinierten Heizungsbauer versandt wird. So kann die Störung selbst bei längerer Anfahrt zum Objekt oder bei schlechter Handwerkerverfügbarkeit behoben werden, bevor sie den Bewohnern überhaupt auffällt. Und wo bisher im Gespräch mit allen Beteiligten zunächst mühsam geklärt werden musste, was denn wo überhaupt nicht funktioniert, kann diese wertvolle Zeit nun bereits für die Entstörung verwendet werden. Das wird die Zufriedenheit der Bewohner und Handwerker unwillkürlich steigern und zudem den Verwalter entlasten. War der bislang praktisch nicht in der Lage, die Qualität der durchgeführten Maßnahmen zu beurteilen und die Arbeit nach Abschluss abzunehmen, kommt ihm nun die automatische Meldung der Heizungsanlage zu Hilfe: Besagt sie, dass alles wieder okay ist, ist gegenüber Handwerkern und Eigentümern alles lückenlos dokumentiert. Das Gleiche gilt für Aufzuganlagen: Werden Störungen in Echtzeit erkannt, können sie schneller behoben oder durch eine rechtzeitige Wartung sogar verhindert werden.

Verursacht das „Problemkind“ Heizung weniger Ärger, wird sich dies auch positiv für den Verwalter auswirken. Knapp 30 Prozent aller zentralen Heizungsanlagen im Bestand laufen nicht im optimalen Betrieb, also energetisch ineffizient. Das ist teuer und unkomfortabel für die Bewohner. Die Gründe dafür können vielfältig sein: Mal hat sich der Heizungsbauer unter Zeitdruck nicht genug Mühe mit der Wartung gegeben, mal handelt es sich um unerlaubte Manipulation durch Bewohner. Für Verwalter bietet die energetische Optimierung von Heizungen eine Möglichkeit, mit einem neuen Werteversprechen auf ihre Kunden zuzugehen. Erforderte die Anlagenoptimierung bisher noch technische Kenntnisse oder die Hinzuziehung eines Dienstleisters, können Verwalter im digitalisierten Heizungskeller auch selbst die richtigen Stellschrauben identifizieren.

Läuft eine Anlage beispielsweise ohne Witterungsführung immer konstant, führt das bei niedrigen Außentemperaturen zur Unterversorgung, an warmen Tagen zur Überversorgung, und ist in jedem Fall ineffizient. Künstliche Intelligenz kann solche Ineffizienzen identifizieren und daraus Vorschläge für Maßnahmen ableiten. So kann der Verwalter durch manuelle Umstellung auf Witterungsführung bereits den Wohnkomfort für die Bewohner steigern und die Primärenergiekosten signifikant senken. Im neuen Zustand werden weiterhin kontinuierlich Maßnahmen zur Optimierung abgeleitet und für den Verwalter aufbereitet, der diese entweder selbst umsetzen oder an Fachhandwerker delegieren kann.

Auch im Bereich der Aufzugtechnik können angebrachte Sensoren Betriebsdaten wie die Anzahl der Fahrten oder die Häufigkeit der Türöffnung in ein digitales System übertragen, das Störungen identifiziert und meldet. So können Gebäudebetreiber zügiger als früher Maßnahmen zur Behebung ergreifen.

Wie Digitalisierung für Verwalter funktionieren kann
Hersteller, PropTechs und Dienstleister fluten den Markt mit Konnektivitäts- und Digitalisierungslösungen, preisen die Vorteile Künstlicher Intelligenz und digitaler Assistenten an. Damit diese tatsächlich einen Mehrwert bieten, sollten drei zen­trale Eigenschaften erfüllt sein:

1. Gebäudedigitalisierung muss schlank, nachrüstbar und im gesamten verwalteten Bestand anwendbar sein.

2. Digitalisierung muss vertrauenswürdig und zuverlässig sein. Künstliche Intelligenz mindert die Komplexität, indem sie Daten aufbereitet, Handlungs­empfehlungen ableitet und Verwalter befähigt.

3. Daten müssen gewerke- und systemübergreifend nutzbar gemacht werden. Das erfordert eine einheitliche Semantik und offene Schnittstellen für die Auftragsabarbeitung.

Erfüllt die Digitalisierung des Heizungskellers diese Anforderungen, reduziert sich der Aufwand für Verwalter. Und wo weniger Störungen anfallen, werden auch die Kunden zufriedener sein.

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