Wie sich die Zeiten ändern!

Was Immobilienverwaltungen sich heutzutage von ihren Kunden wünschen, um insbesondere auch Mandate kleinerer Gemeinschaften annehmen zu können.

Gar nicht so lange her: Wenn Wohnungseigentümergemeinschaften eine neue Verwaltung suchten, machten sie dafür eine Ausschreibung, nach der sich die Beiräte mit einer Vorauswahl der infrage kommenden Unternehmen trafen, um eine Endauswahl von zwei bis drei Verwaltungen zu treffen, die sich dann den Eigentümern im Rahmen einer Abendveranstaltung vorstellten. Als potenzieller Kandidat saß man dann mit den Kollegen in irgendeiner Kneipe und wartete darauf, sich und sein Unternehmen in einem kurzen Slot zu präsentieren – und am nächsten Morgen sehnsüchtig auf den Anruf, ob die Eigentümer sich für einen selbst entschieden haben. Kennen Sie das auch noch?

Und wie läuft das heute?

Wohnungseigentümer, insbesondere kleine Gemeinschaften, finden einfach keine Verwaltung mehr. Fast alle Immobilienverwaltungen leiden unter Personalengpässen, sodass sie potenzielle Neukunden sehr genau unter die Lupe nehmen und auch bestehende Mandate rigoros kündigen, wenn Gemeinschaften sich nicht in ihre Abläufe und Vorgänge einordnen. Das Blatt hat sich also komplett gewendet!

Vom Kunde zum Verwaltermarkt

Immobilienverwaltungen können sich also mittlerweile ihre Gemeinschaften aussuchen, wobei die kleineren von vornherein schlechte Karten haben, überhaupt jemanden zu finden, der sie betreut. Deshalb haben viele Verwaltungen bereits einen Mindestvergütungssatz festgelegt, unter dem sie – unabhängig von der Größe des Objekts – kein Mandat mehr annehmen. Je nach Größe des Verwaltungsunternehmens und wo sich eine Liegenschaft befindet, gibt es bei dieser Mindestvergütung zwar noch Unterschiede – aber das ist der absolut richtige Weg!

Insofern stellt sich die Frage, was insbesondere kleinere Gemeinschaften tun können, um eine Immobilienverwaltung zu finden. Vielleicht sieht die Zukunft ja so aus, dass kleinere Gemeinschaften sich mit einer Art Bewerbung an Immobilienverwaltungen wenden, sodass diese in der Lage sind, ohne großen Aufwand festzustellen, ob sie „verwaltbar“ sind.

Was zeichnet eine verwaltbare Gemeinschaft aus?

Ein wichtiges Thema ist sicherlich die Kommunikation. Aus Verwaltungen höre ich immer wieder, dass die Kommunikation mit den Eigentümern der größte Zeitfresser ist. Dabei scheinen mir viele von ihnen allerdings die Rechte und Pflichten ihrer jeweiligen Eigentümer zu verkennen. Im Wohnungseigentumsgesetz ist unter § 18 Abs. 4 lediglich von der Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen die Rede. Die verbale Kommunikation ist in der Regel und nach dem Gesetz auf den Verwaltungsbeirat beschränkt. Also liegt die Zukunft wohl darin, dass der „einfache“ Eigentümer nur noch digital, d. h. über ein Kundenportal, mit seiner Verwaltung kommuniziert und nur der Beirat bzw. dessen Vorsitzender im Telefonkontakt mit ihr steht. Wie also könnte sich eine kleine Gemeinschaft künftig mit einem Anschreiben bewerben? Hier ein Beispiel:

Lieber Verwalter,

wir sind eine kleine Wohnungseigentümergemeinschaft mit acht Wohnungen in der Musterstraße 7 in 12345 Musterstadt. Unser im Jahr 1984 errichtetes Gebäude wurde laufend instand gehalten, sodass es keinen Sanierungsstau gibt. Diesen zu vermeiden, haben wir wie folgt geregelt:

Herr Müller aus der Wohnung 3 ist unser Ansprechpartner für technische Belange und kümmert sich vor Ort um die Aufnahme von Mängeln und ihre Dokumentation. Die Mängelbeseitigung wird zwischen Herrn Müller und der Verwaltung vereinbart. Sollten Alternativangebote erforderlich sein, ist die Gemeinschaft bzw. Herr Müller der erste Ansprechpartner, sie bei Unternehmen einzuholen und der Verwaltung zu übergeben.

Um auf Eigentümerversammlungen nicht zu lange über anstehende Sanierungsbeschlüsse zu dis­kutieren, setzen sich die Eigentümer im Vorwege zusammen und besprechen die Angebote. Eventuell aufkommende Fragen werden in der Folge mit dem Beiratsvorsitzenden und dem Verwalter besprochen. Beschlussanträge für den Verwalter sammelt der Beirat unterjährig und übergibt sie ihm in geordneter Form zur Erstellung der Einladung.

Generell handhaben wir es so, dass Eigentümerversammlungen grundsätzlich vom Beiratsvorsitzenden geführt werden und der Verwalter sich nur zu bestimmten Beschlusspunkten online dazu einwählen muss. Sie finden immer am Vormittag statt, und wir versuchen, sie zeitlich auf ein Minimum zu reduzieren. Frau Kröger (Wohnung 8) führt in der Regel das Protokoll und übergibt es im Anschluss an die Versammlung an den Verwalter, der es nur noch zu überprüfen und in die Beschlusssammlung einzutragen hat.

Um die laufende Erfassung und Sammlung der Betriebskosten kümmert sich Frau Balder (Wohnung 2): Sie gibt z. B. die Zählerstände an die Versorgungsunternehmen, prüft die Endrechnungen und übergibt diese an den Verwalter. Auch bei Neuabschlüssen von Energielieferverträgen ist Frau Balder gern behilflich. Sofern Ihre Verwaltung allerdings über Rahmenverträge verfügt, schließen wir uns diesen selbstverständlich gern an. Weil Frau Balder im Vorwege Kenntnis aller Rechnungen hat, entfällt die Belegprüfung, sodass sie lediglich den Entwurf der Wohngeldabrechnung in Augenschein nimmt – online, falls möglich – und ihn ggf. direkt mit Ihrem Sachbearbeiter besprechen wird.

Wie Sie sehen, kümmern wir uns selbst sehr um unsere Immobilie und bemühen uns hier um enge Zusammenarbeit untereinander, sodass wir Sie als Verwalter nur in die nötigsten Arbeiten einbinden werden. Sollten darüber hinaus Tätigkeiten anfallen, sind wir gern bereit, die hierfür anfallenden Kosten zu übernehmen.

Falls Sie weitere Fragen haben oder Informationen benötigen, steht Ihnen der Unterzeichner gern telefonisch zur Verfügung.

In der Anlage finden Sie unsere Beschlusssammlung, die letzte Abrechnung sowie die Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen, denen Sie entnehmen können, wie harmonisch sich die Verwaltung unserer Liegenschaft gestaltet. Rechtsstreitigkeiten gibt es bei uns nicht. Ein tatsächlich einmal aufkommendes Problem klären wir im Gespräch miteinander.

Gern hören wir von Ihnen. 

Mit freundlichen Grüßen

Miteigentümer Muster WEG