Wie viel Präsentation muss sein?

„Schluss mit dem Powerpoint-Massaker!“ titelte Spiegel-Online* zu einem Interview mit dem ­Kommunikationstrainer Gerriet Danz, der dabei manch lieb gewonnene Gewohnheit beim Einsatz von Powerpoint-Präsentationen kritisch betrachtet.

Von Gewohnheiten gekennzeichnet ist auch die jährliche Eigentümerversammlung – für Wohnungseigentümer und Verwalter: Routine-Tagesordnungspunkte, Abrechnung, Wirtschaftsplan, Hausordnung, Verschiedenes. Spannend ist möglicherweise nur noch die Frage, wer sich heute mit wem wie lange worüber streitet. Und wer überhaupt noch zur Versammlung kommt.

Wer spricht da noch von Präsentation? Womöglich verbunden mit zusätzlichem Aufwand für Vorbereitung, Organisation und Beschaffung der Technik, Infrastruktur und so weiter – für den Verwalter, ohnehin geplagt durch immer neue Anforderungen und Aufgaben, aber auch für die Eigentümer, die heute für alles Mögliche noch mehr bezahlen müssen als gestern schon. Andererseits: Die Eigentümerversammlung ist die zentrale Veranstaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Es geht regelmäßig um richtig viel Geld. Dabei sollten richtige Entscheidungen getroffen werden. Demokratisch. Es hilft, wenn alle Eigentümer den Sachverhalt verstanden haben. Und Entscheidungen mittragen – den Eigentümern und dem Verwalter. Und beim Verstehen hilft Visualisierung, Transparenz, helfen Beispiele.

Also doch Präsentation? Doch Powerpoint?

Welcher Eigentümer, welcher Verwalter kennt das nicht? Die Diskussion schweift ab. Der rote Faden geht verloren. „Bei welchem Tagesordnungspunkt sind wir gerade?“ Wenn für jeden deutlich sicht- und lesbar (!) er aktuelle Tagesordnungspunkt an die Wand gestrahlt wird, kann eine Geste des Versammlungsleiters reichen, um zurück zum Thema zu finden. Ganz abgesehen davon, dass die Erläuterung komplexer Sachverhalte durch grafische Darstellung wesentlich vereinfacht werden kann. Situationen können anschaulich gemacht, Sachverhalte erläutert, Fakten belegt, Zusammenhänge gezeigt und professioneller dargestellt werden – anhand einer Präsentation vielfach leichter verständlich, schneller erklärt. Und nicht zuletzt: Ein Verwalter präsentiert nicht nur die Fakten, sondern vor allem auch seine Arbeit und sich selbst. Es wäre doch schade, wenn ein Verwalter das ganze Jahr gute Arbeit leistet – und am Ende erfährt niemand davon!

Klar ist allerdings auch: Vom Verwalter wird damit eine ganze Menge mehr verlangt als „nur“ das Abhalten einer Eigentümerversammlung:

War es bisher schon schwer genug, ein geeignetes Lokal für die Eigentümerversammlung zu finden, kommen nun weitere Anforderungen hinzu: Raumgröße, mögliche Sitzordnung, Stromversorgung, Aufstellung des Beamers sind nur einige Punkte, die passen müssen. Enthält die Präsentation ein Video, wird womöglich noch angemessener Ton benötigt. Ein Notebook muss vorhanden, vor Ort sein und bedient werden. Dabei ist sicher zu stellen, dass die Installation Notebook/Beamer funktioniert – die Verkabelung niemand zu Fall bringt.

Ein geeigneter und auch funktionierender Beamer wird nur selten bereitgestellt. Diese Geräte sind zwar nicht unerschwinglich; die Notwendigkeit, die Betriebsbereitschaft der Technik vor Ort her- und sicher zu stellen führt aber dazu, dass der Verwalter im Zweifel eine Stunde früher los muss – und nach Ende der Veranstaltung entsprechend später nach Hause kommen wird.

Zusätzlich zur eigentlichen Vorbereitung der Versammlung muss eine Präsentation vorbereitet werden. Dabei mag man die handwerkliche Fertigkeit zur Erstellung einer Powerpoint-Präsentation bei einem Verwalter voraussetzen – Garant für eine gute Präsentation ist das noch lange nicht.

Also doch lieber ohne und pur?

Keineswegs. Es gibt Eigentümerversammlungen, deren Tagesordnung würde eine Beamer-Präsentation zum Witz werden lassen. Die Rhetorik des Verwalters und Professionalität des Ablaufs sind hier Präsentation genug. Und manchmal auch der dann gebotene zügige Ablauf der Veranstaltung.

Häufig sind die Themen einer Eigentümerversammlung aber komplexer und anspruchsvoller. Dann unterscheidet sich der Versammlungsprofi vom Amateur durch professionelle Vorbereitung und Präsentation der Sachverhalte, Alternativen und Möglichkeiten. Powerpoint ist dann eine gute Möglichkeit. Auch wenn der damit verbundene Aufwand nicht unerheblich ist. Die gute Präsentation wird auch von der Kundschaft des Verwalters erkannt. Immer mehr Eigentümer sehen dabei nicht nur den Aufwand, den sich „ihr“ Verwalter macht, sondern wissen diesen auch zu schätzen. Vernünftige Kunden sind darüber hinaus auch bereit, diesen Aufwand zu honorieren.

* Spiegel Online, 2.4.2014: www.spiegel.de/karriere/berufsleben/powerpoint-experte-gibt-tipps-fuer-bessere-praesentationen-a-961789.html. Stand 16.1.2015

Der Bericht des Verwalters wird durch Fotos deutlich informativer.

Manche Frage zu Abrechnung und Rücklagen-Entwicklung erübrigt sich, wenn die Fakten visualisiert werden.

Die Erläuterung komplexer Sachverhalte kann durch grafische Darstellung wesentlich vereinfacht werden.

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