Wohnen vs. Gewerbe

Was macht modernes Property Management von Wirtschaftsimmobilien aus, wo liegen wesentliche Unterschiede zur Wohnraumverwaltung?

Die professionelle Verwaltung einer Immobilie ist eine der wichtigsten Stellschrauben zur Sicherung des Cashflows eines Investors. Dieser These werden wohl die wenigsten Branchenteilnehmer widersprechen. Die konkrete Planung von Instandhaltung und Modernisierung entsprechend der Investitionsziele, die durchgehende Mieterkommunikation zur Reduktion der Fluktuation im Bestand und der sukzessive Leerstandsabbau sind längst zur Kernarbeit professioneller Property und Asset Manager geworden. Für Eigentümer und Investoren ist diese Dienstleistung unverzichtbar. Schließlich sind es die Verwalter, die den Erfolg des Investments nach dem Erwerb begleiten und die individuellen Strategien des Investors umsetzen.

Ähnlichkeiten und Unterschiede

Es gibt durchaus Parallelen in der Verwaltung von Wohn- und Wirtschaftsimmobilien: Die Vermietung von Wirtschaftsimmobilien erfolgt zum Großteil wie bei Wohnungen schnell und reichweitenstark über Online-Portale. Geplante Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen sowie Mieterausbauten prognostiziert und kalkuliert das Property Management bereits beim Ankauf. Der Vorteil der Verwaltung von Wirtschafts­immobilien ist dabei ein ganz wesentlicher: Im Normalfall sind Gewerbemietverträge zeitlich befristet, eventuelle Verlängerungsoptionen bereits bei Vertragsunterzeichnung geklärt. Für Eigentümer ergibt sich daraus eine bessere Planbarkeit des Immobilieninvestments, stabiler Cashflow ist auch in schwächeren Marktphasen ein entscheidendes Kauf- und Verkaufsargument.

Doch es gibt auch mitunter große Unterschiede, die Property Manager in der Verwaltung von Büroflächen vor individuelle Herausforderungen stellen, weil Büros anders als Wohneinheiten im Mehrfamilienhaus üblicherweise nicht als Standardprodukte vermarktet werden. Jede Bürofläche wird nutzernah geplant, sodass Mieterumbauten einen Kostenfaktor der Vermietung darstellen und – wenn der Markt es verlangt – vom Investor getragen werden, was die Planbarkeit der Rendite erschwert. Jeder Büronutzer hat unterschiedliche Ansprüche, die es zu erfüllen gilt: Benötigen etwa Anwaltskanzleien zwingend Privatsphäre, setzen beispielsweise Kreativunternehmen häufig auf großzügige ­Dialogflächen.

Während Wohnimmobilien als festgelegte ­Einheiten vermietet werden, sind Büroflächen häufig flexibler aufgeteilt. Verwalter müssen also die tatsächlich vermieteten Quadratmeter optimieren. Oft kommt es vor, dass eine zusammenhängende Fläche auf einer Etage zunächst von einem einzelnen Mieter genutzt wird, in der Nachvermietung dann aber mehrere Mieter für die gleiche Fläche gewonnen werden, womit sich die Flächenanforderungen ändern und ggf. auch die Miethöhe variiert. Während je nach Marktsituation für Großanmietungen ein Abschlag gewährt wird, weil der Investor im Gegenzug höhere Planungssicherheit gewinnt, können kleinteilige Vermietungen höhere Preise erzielen. Zwar steigt damit das Leerstandsrisiko auf einigen Flächen, aber zugunsten eines geringeren Klumpenrisikos.

Der Vermietungsprozess

Auch im Umgang mit Mietern variieren die Anforderungen. Ihre Wohnung wechseln Mieter, je nach persönlicher Situation und insbesondere in jungen Jahren, relativ häufig. Bei Büroflächen ist die Fluktuation, vor allem bei Großanmietungen, meist geringer. Der längeren Nutzungsdauer entsprechend ist aber der Aufwand für die Vermietung deutlich höher. Großmieter legen Wert auf persönliche Betreuung. Zwar erfolgt der Erstkontakt wie im Wohnsegment auch über klassische Vermittlungsplattformen und Makler, doch der Vermietungsprozess gestaltet sich zeit­intensiver und letztlich immer unter Einbindung der Verwaltung: Property Manager kennen Objektflächen besser, sodass sie Umbau- und Anpassungsmaßnahmen deutlich einfacher in enger Zusammenarbeit mit dem ­Eigentümer ­kalkulieren können.

Der Image-Faktor

Für Büroflächen gilt eine weitere Besonderheit: Sie sind die Visitenkarte ihres Nutzers und erfüllen dementsprechend viele Aufgaben. Als Grundlage der Wertschöpfung eines Unternehmens sollten sie unterschiedliche Arbeitsprozesse effizient abbilden können. Zudem müssen Büros bei Terminen mit Stakeholdern auch repräsentativen Ansprüchen genügen – beginnend beim Entree bis hin zum Sitzungsraum oder Einzelbüro. Im „War for Talents“ haben Büros ebenfalls eine tragende Rolle: Ihre Ausstattung, z. B. mit moderner Infrastruktur, lässt Arbeitgeber attraktiv erscheinen – gerade für Young Professionals ein ausschlag­gebendes ­Kriterium.

Die Mieterkommunikation

Wohnungsverwalter, die nur schwer erreichbar sind, werden zwar die Zufriedenheit ihrer Mieter nicht gerade steigern. Grund zu Kündigung oder Auszug liefern sie damit aber vor allem in angespannten Märkten eher nicht. Das Mietausfallrisiko ist hier also vergleichsweise gering. Im Bürosegment, insbesondere wenn man es mit großen Ankermietern zu tun hat, kann der Druck deutlich zunehmen. Ankermieter sind sich ihres Wertes für den Eigentümer bewusst und wissen damit umzugehen. Verwalter müssen also schnell, flexibel und kundenorientiert auf Mieterbelange reagieren.

Die Automatisierung und Digitalisierung wiederkehrender Prozesse kann hier unterstützen. Gängig im modernen Property Management sind beispielsweise digitale Kontaktformulare zur Kommunikation mit gewerblichen Mietern. Online ausgefüllt, gehen sie bei der Verwaltung ein und werden vom ersten verfügbaren Mitarbeiter bearbeitet. Der Mieter erhält umgehend Feedback, und Aufträge an Dienstleister, etwa für Reparaturen oder Reinigungsarbeiten, können schnell und einfach per Knopfdruck erteilt werden – ohne lange Telefonate oder mehrfache Anrufe, wenn ein Ansprechpartner nicht erreichbar ist. Den persönlichen Kontakt allerdings ersetzt das nicht. Die Verwaltung von Büroflächen ist genau wie die anderer Nutzungsarten „people’s business“: Das persönliche Gespräch hilft, Probleme und Unklarheiten aus dem Weg zu räumen, und sorgt für gute Geschäftsbeziehungen.

All dies bietet nur einen kleinen Überblick über die vielfältigen und wichtigen Aufgaben, die ein Property Manager heute im Sinne seiner Auftraggeber erfüllen muss. Darüber hinaus kommt es darauf an, mit der Zeit zu gehen und Märkte richtig einschätzen zu können: Wie hat sich die Makro- und Mikrolage eines Objekts in der Zeit der Vermietung verändert? Lohnt es sich, bei Vertragskündigung Rückgewinnungsgespräche zu führen, oder kann eine Neuvermietung die Rendite auch nach Abzug sämtlicher Kosten erhöhen? Wie zeitgemäß ist eine Fläche, und welche Investitionen sind zur Modernisierung erforderlich?

Fazit

Verwalter sind derzeit für Eigentümer unverzichtbar und werden es auch zukünftig sein. Anforderungen und Aufgabenfelder entwickeln sich stetig weiter, ein Ende ist nicht in Sicht. Die neuen digitalen Möglichkeiten erfordern noch mehr Kompetenz für vormals fachfremde Themen, und so befindet sich auch das Property Management wie die gesamte Immobilienwirtschaft im Wandel. Um zu gewinnen, wird man sich den neuen Herausforderungen stellen müssen.

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