Zeit für den Turbo?!

Wie schnell sind Sie in der Kommunikation mit Ihren Kunden? Noch auf der rechten Spur ­unterwegs? Dann starten Sie den Überholvorgang – einfach mit der geeigneten Infrastruktur.

Wundern Sie sich manchmal, warum Kunden Sie ständig mit Mails und Telefonanrufen nerven, in Häufung und Tempo, dass Sie kaum mithalten können? Dann wird es Zeit, die Kundenkommunikation zur Chefsache zu machen und den Turbo zuzuschalten.
Die heutige Technik, insbesondere Online-Kundenportale, beschleunigt einfach und schnell die Kundenkommunikation. Nur mit einem hohen Online-Verwaltungsanteil lassen sich die Anforderungen und Bedürfnisse der Kunden jetzt und in Zukunft bewältigen. Die noch sehr verbreitete Verwaltung auf Papier kann auf lange Sicht weder hinreichenden Kundennutzen bieten, noch die gewünschte Rendite erzielen.
Der erste Schritt zur zeitgemäß erforderlichen Beschleunigung ist die Digitalisierung aller Informationen – und absolute Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Nutzung eines Kundenportals, über das Inhalte dann blitzschnell sowohl im eigenen Unternehmen als auch den Kunden zur Verfügung stehen. Die folgenden Beispiele zeigen, in welchen Situationen sich dies ganz sicher bewährt.

Defekte Heizungsanlage – kurz vor den Feiertagen!

Weihnachten steht vor der Tür, und da kommt der irreparable Kesselbruch in der Heizungsanlage einer großen Wohnanlage natürlich „wie gerufen“. Der Komplettaustausch ist unabwendbar, schnelles Handeln angesagt. Es ist ja Winter. Der risikofreudige Verwalter würde vermutlich sofort den Austausch der Heizanlage in Auftrag geben, weil eine Eigentümerversammlung organisatorisch nicht zu bewältigen wäre, schon gar nicht so kurz vor den Feiertagen. Da der Ersatz der Heizanlage schon bei der letzten Versammlung kontrovers diskutiert wurde, könnte eine solche eigenmächtige Entscheidung unangenehme Folgen haben. Eine außerordentliche Eigentümerversammlung wäre der Königsweg.
Der konservative Verwalter würde für gutes Geld eine Interimsheizanlage installieren lassen, bis er eine außerordentliche Versammlung auf die Beine gestellt hat.

Der pfiffige Verwalter aber ist per Online-Portal bereits auf der Überholspur. Da in diesem Objekt nahezu alle Eigentümer registriert und somit online erreichbar sind, sind sie schon am Folgetag über den Ausfall der Heizungsanlage und die Notwendigkeit einer außerordentlichen Versammlung informiert. Die Einladung erfolgt auf gleichem Weg in Textform für den nächsten Tag, 18:00 Uhr. Die Bereitstellung aller Informationen wie Angebote, Sanierungsmöglichkeiten, Empfehlungen von Fachleuten etc. erfolgt fortlaufend ebenfalls online, direkt nach Eingang bei der Verwaltung. Die letzte Aktualisierung des Angebots wird am Tag der Versammlung um 15:00 Uhr eingestellt. Nach positiver Beschlussfassung wird sofort die Sanierung in Auftrag gegeben. Zwei Tage später nimmt die neue Heizung den Betrieb auf, so dass die Bewohner wieder wohlig im Warmen sitzen, und Weihnachten kann kommen. Protokoll und Beschlusssammlung sind am Tag nach der Versammlung bereits für alle Eigentümer online abrufbar – und in der Folge des Ereignisses auch die bisherigen Offline-Eigentümer fürs Portal registriert.

Wann ist die Beschluss-Sammlung komplett?

Wann aktualisieren Sie sie? Oder besser wann sehen Ihre Eigentümer die aktualisierte Beschluss-Sammlung? Bei vielen Verwaltern vermutlich nie! Aber warum sie nicht gleich mit der Beschlussverkündung bereitstellen? Mit einem geeigneten Online-Portal ist das aufgrund der Bedienung über Smartphone und Tablet jederzeit möglich. So lässt sich noch während der Versammlung der Beschlusstext in der Beschluss-Sammlung aktualisieren und veröffentlichen. Selbst wenn das Protokoll noch nicht final oder noch nicht unterschrieben ist, haben alle Eigentümer sofort Zugriff auf die gefassten Beschlüsse, sofern sie über diese Möglichkeit des Zugriffs informiert sind. Und dann wird auch nie wieder ein Eigentümer ein Protokoll reklamieren.

Wann wird über ­Versammlungs­termine informiert?

Wer den Termin einer anstehenden Eigentümerversammlung erst mit dem Postversand der Einladung bekannt gibt, muss sich über vorherige telefonische oder Nachfragen per E-Mail nicht wundern – zumal wenn der Termin von den aus den Vorjahren gewohnten deutlich abweicht. Der damit verbundene erhebliche Kommunikationsaufwand lässt sich mit einem Online-Portal deutlich ausbremsen. Die Veröffentlichung aller wichtigen Termine zum betreffenden Objekt hält Eigentümer stets auf dem Laufenden. Dazu gehören beispielsweise auch der Ablesetermin oder sogar der Eingang der Heizkostenabrechnung. Es gibt viele wichtige Informationen für Eigentümer, für die sich der Aufwand des Briefversands per Post irgendwie nicht lohnt. Per Online-Portal aber stehen sie unverzüglich und kostenfrei jedem Interessierten sofort zur ­Verfügung.

Dies sind nur einige von vielen Anwendungsbeispielen, mit denen Sie Ihr Unternehmen über ein auf die Immobilienverwaltung ausgelegtes Kundenportal auf die Überholspur bringen. Die starke und beschleunigte Verbreitung von Onlinediensten, Smartphones und Tablets ist aber erst der Anfang einer sich grundlegend verändernden Arbeitsweise in der Immobilienverwaltung. Überzeugte Nutzer sind der Antrieb für immer mehr und neue Funktionen, die von Eigentümern als Mehrwert und Zusatznutzen wahrgenommen werden. Mit einem einfachen, informativen und vor allem aktuellen Kundenportal, das auf dem Niveau erfolgreicher Online-Anwendungen bedienbar ist, werden Kunden Sie auf dem Weg zur digitalen Verwaltung gerne begleiten.

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