Zeit fürs Wesentliche trotz Schadensmanagement

Bereits seit einigen Jahren berichtet die Fachpresse insbesondere in der Gebäudeversicherungssparte über ein erhöhtes Schadensaufkommen. Mit den Auswirkungen davon haben wir uns in der letzten Ausgabe befasst. Dieser Artikel zeigt, wie professionelles Schadensmanagement funktioniert.

Als Ursache für zunehmende Schäden an Gebäuden werden verschiedene Faktoren genannt, zum Beispiel häufiger auftretende Naturkatastrophen und die steigende Zahl von Schäden durch veraltete Leitungswasser- und Abwassernetze. Durch die steigenden Schadenszahlungen hat sich die Zeichnungspolitik der Versicherungsgesellschaften stark verändert. Ein Ende dieser Entwicklung ist nicht abzusehen. Die Gebäude werden immer älter und bei unzureichenden Instandhaltungsmaßnahmen steigt das Schadenspotenzial insbesondere in der Leitungswasserversicherung.

Das führt zum einen dazu, dass die Versicherer vertragliche Anpassungen wie Beitragserhöhungen und das Vereinbaren von Selbstbehalten fordern. Zum anderen bedeutet diese Entwicklung für Immobilienverwalter vor allem einen erhöhten Aufwand bei der Bearbeitung von Versicherungsschäden.

Immobilienverwaltung oder Büro für Schadenabwicklung?

Detaillierte Schadensmeldungen, anfallender Schriftverkehr, Kostenvoranschläge einholen und vergleichen, Aufträge vergeben und die Handwerker koordinieren kostet jede Menge Zeit und Nerven.
Die Kosten für die erforderliche Präsenz am Schadensort und die Abstimmung mit der Versicherung sowie für Material- und Personalaufwand insgesamt sind nicht zu unterschätzen. Fragt man beim Verwalter nach, ob die anfallenden Kosten ausreichend in der Verwaltergebühr berücksichtigt sind, wird dies in der Regel verneint. Zudem wird es von Eigentümern und Mietern als Selbstverständlichkeit angesehen, dass der Verwalter im Schadensbereich Full Service bietet. Bei Wohnungseigentümergemeinschaften gilt dies nicht nur für das Gemeinschaftseigentum, auch die Abwicklung von Schäden im Sondereigentum wird vorausgesetzt. Durch einen entsprechenden Passus im Verwaltervertrag, der eine Zusatzvergütung für das Mitwirken bei Versicherungsschäden im Sondereigentum einschließt, könnte ein Teil dieser Kosten aufgefangen werden.

Auf die richtigen Partner kommt es an

Oftmals helfen langjährige Geschäftsbeziehungen, die Schadensabwicklung zu vereinfachen. Im Laufe der Zeit haben sich die Geschäftspartner aufeinander eingespielt und man kommt schneller zum Ziel als mit einem Handwerker, der erstmalig auf ausdrücklichen Wunsch eines Einzelnen beauftragt wird. Im Optimalfall ist der Handwerker des Vertrauens auch in der Lage, alle anfallenden Arbeiten zu erledigen beziehungsweise zu koordinieren. So entfallen Verzögerungen, die aufgrund von Terminabstimmungen mit anderen Firmen entstehen. Wenn der Versicherungsschutz auch aus einer Hand betreut wird – sei es über einen Versicherungsmakler oder direkt über den Vertreter einer Versicherungsgesellschaft – lassen sich weitere Vorteile für den Verwalter und die Eigentümer erzielen.

Durch eine feste Zusammenarbeit mit einem Versicherungsberater entfallen Wartezeiten und Abstimmungsschwierigkeiten, zum Beispiel mit den Servicecentern der Versicherungsgesellschaften, und sämtliche Schäden können mit einem Team persönlicher Ansprechpartner abgewickelt werden. Bei einem weitestgehend identischen Versicherungsschutz für die Verwaltungsobjekte, zum Beispiel über spezielle Verwalter-Rahmenverträge, können Fragen der Eigentümer in der Regel sofort beantwortet werden, und es herrscht schneller Klarheit in der weiteren Vorgehensweise.

Der Idealfall: Schadensabwicklungskonzept

In einem persönlichen Gespräch zwischen allen Beteiligten (Handwerker, Versicherungsberater, Verwalter) lassen sich die Anforderungen und Erwartungen an eine feste Zusammenarbeit zielgerichtet herausarbeiten. Hierbei steht insbesondere die Dokumentation (Bericht, Fotos und so weiter) der Handwerksfirma von der Meldung bis zum Abschluss des letzten Gewerks im Vordergrund. In Zusammenarbeit mit dem Versicherungsbetreuer kann zusätzlich eine Abstimmung erfolgen, bis zu welcher Schadenhöhe Arbeiten ohne vorherige Rücksprache ausgeführt werden dürfen beziehungsweise in welchen Fällen auf Kostenvoranschläge verzichtet wird. Auch sind Absprachen darüber vorteilhaft, ab welcher Schadenshöhe ein Sachverständiger mit der Schadenbesichtigung beauftragt werden muss. Wenn weitestgehend auf einen Regulierer verzichtet werden kann, spart dies Koordinations- und Zeitaufwand.

Der Wandel der Zeit wurde erkannt

Viele Schadenssanierungsunternehmen haben Konzepte zur vereinfachten Schadensabwicklung entwickelt und sind bereit, diese den individuellen Wünschen der Verwalter anzupassen. Der gesamte Prozess für die Abwicklung eines Gebäudeschadens wird hierbei bis ins Detail strukturiert und als fester Arbeitsablauf hinterlegt. Auf Wunsch ist häufig auch die Einbindung von bewährten Handwerksfirmen möglich. In Kombination mit einer Regulierungsvollmacht des Versicherungsbetreuers lassen sich die sogenannten Frequenzschäden mit einem deutlich geringeren administrativen Aufwand abwickeln. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit der Eigentümer mit ihrem Verwalter. Wenn mit den erteilten Regulierungsvollmachten verantwortungsvoll umgegangen wird und ein enger Austausch mit den Handwerksfirmen erfolgt, kann sich dies zudem positiv auf den Schadensverlauf der Verwaltungsobjekte auswirken und führt zu einer besseren Versicherbarkeit und günstigeren Konditionen.

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