Zeit ist Geld

Es spricht vieles dafür, die tatsächlichen Personalarbeitszeiten zu erfassen. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – nicht zuletzt für die Mitarbeiter.

Üblicherweise sind im Arbeitsvertrag die wöchentlich abzuleistenden Arbeitsstunden vereinbart. Die moderne Arbeitswelt mit Kern- und Gleitzeitregelungen, aber auch die zunehmende Mobilität mit Auswärtsterminen macht es nicht unbedingt einfacher, im Blick zu behalten, wer tatsächlich wann und wie lange arbeitet. Das kann rechtliche Probleme mit sich bringen, denn das Arbeitszeitgesetz (siehe dazu auch S. 48 f.) und das Mindestlohngesetz machen hier klare Vorschriften, die vom Arbeitgeber einzuhalten sind. Fehlerhafte Überstundenabrechnungen im Falle der vereinbarten Vergütung oder Mitarbeiter, die unbemerkt regelmäßig bis „zum Umfallen“ arbeiten, können den Geschäftsbetrieb und das gegenseitige Vertrauensverhältnis empfindlich stören. Die Erfassung von Arbeitszeiten dient also nicht in erster Linie der Überwachung von Mitarbeitern, sondern vielmehr der genauen Berechnung von Löhnen und Gehältern sowie der projektbezogenen Kostenkontrolle.

Gängige Verfahren und Systeme

Moderne Technik eröffnet heute effiziente Möglichkeiten. So lassen sich Arbeitszeiten über elektronische Zugangskontrollsysteme bzw. Terminals per Chipkarte oder Transponder erfassen, oder gleich per Fingerabdruck. Kostengünstig ist diese Variante auf Grund der erforderlichen Hardware eher nicht. Aber es gibt auch Alternativen, für die diese Erstinvestition entfällt: z. B. über Smartphone-Apps, per Internet, durch interne eigens für diesen Zweck bestimmte Software-Lösungen oder eher konventionell über die Excel Tabellenkalkulation. Jede dieser Methoden hat ihre Vor- und Nachteile:

Webbasierte Lösungen

Webbasierte Zeiterfassungssysteme sind relativ leicht über den Web-Browser zu handhaben, meist auch über mobile Endgeräte. Man loggt sich als Mitarbeiter ein und kann so auch projektbezogen Arbeitszeiten erfassen, vorausgesetzt, es besteht eine Internetverbindung. Die Daten, die in der Regel auf dem Server des Anbieters gespeichert werden, lassen sich auch zentral abrufen und statistisch aufbereiten. Für die Nutzung des Systems wird eine Software-Miete in Rechnung gestellt, Updates und Wartung entfallen für den Anwender.

Software und Apps

Software-Lösungen und Apps ermöglichen die unternehmensinterne Nutzung durch stationäre Installation. Die erhobenen Daten werden lokal auf dem eigenen Server in einer Datenbank gespeichert. Damit sie auch zentral ausgewertet werden können, muss es passende Schnittstellen zur vorhandenen Datenverarbeitung geben. Wert legen sollte man auf die Anbindung an mobile Endgeräte, um auch Außentermine vor Ort dokumentieren zu können. Zeiterfassungssoftware ist häufig als Freeware, also kostenlos erhältlich, die in Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern durchaus ihre Dienste tut. Größere Unternehmen allerdings sind mit Blick auf die Auswertung meist auf größere Funktionsumfänge angewiesen und darauf, dass es bei technischen Problemen einen Support gibt. Sie sollten die Kosten für eine dem Mitarbeiterstamm und den Anforderungen angemessene Lösung nicht scheuen.

Excel & Co.

Über die Tabellenkalkulation, die in jedem Büro ohnehin vorhanden ist, lässt sich die Zeiterfassung wohl am günstigsten realisieren. Allerdings mit etwas mehr Aufwand. Denn hier tragen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten von Hand ein, die dann von der Zeitwirtschaft des Unternehmens zentral ausgewertet werden. Ob dies zuverlässig ist, sei dahin gestellt. Daten lassen sich versehentlich überschreiben und sind dann unwiederbringlich verloren oder verfälscht. Der eigentliche Kostenvorteil gegenüber einer professionellen Software für diesen Zweck ist so schnell wieder verloren.

Stichwort Datenschutz

Viele, vor allem mobile Zeiterfassungssysteme per Smartphone oder Tablet machen es auch möglich, weitere Informationen automatisch zu speichern. GPS-Daten beispielsweise geben dann auch Auskunft über den Aufenthaltsort. Das ist gesetzlich nicht erlaubt, weder außerhalb, noch während der Arbeitszeiten dürfen Mitarbeiter lückenlos überwacht werden. Selbst wenn Geodaten nur aktiv durch das Eingeben von Zeiten mit übermittelt werden, ist der Mitarbeiter darüber zu informieren, ggf. sein Einverständnis dafür einzuholen.

Die Qual der Wahl

Es gibt weit über hundert softwaregestützte und webbasierte Zeiterfassungssysteme. Einen Überblick bieten die Online-Portale softguide.de und mobile-zeiterfassung.de.

Als Entscheidungshilfe dient eigentlich nur der jeweilige Bedarf: Wie viele Mitarbeiter sollen damit verwaltet werden können, sollen weitere Funktionen wie Personal- und Projektmanagement integriert sein, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle wie Teil- und Gleitzeit berücksichtigt werden, soll Urlaubsplanung und -beantragung enthalten sein, sollen auch gesetzliche und tarifliche Vorgaben vorgesehen sein, soll die Abrechnung von Dienstreisen möglich sein? Fragen wie diese sollten zunächst in einem Pflichtenheft zusammengetragen werden um eine passende Lösung zu finden.

Spezialfall Mindestlohn

Dort, wo die Dokumentationspflicht zur Einhaltung des Mindestlohns gilt, müssen Arbeitszeiten ohnehin erfasst werden. Über den Mehraufwand der lästigen Arbeitszeitdokumentation wurde bereits hinreichend geklagt. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat reagiert – mit einer Zeiterfassungs-App. Arbeitnehmer können sie kostenlos für Android- und iOS-Geräte herunterladen und über einen Start-/Stop-Button auf dem Smartphone ihre Arbeits- und Pausenzeiten selbst manuell erfassen. Genutzt wird die Systemzeit des Telefons. Sind keine Pausenzeiten dokumentiert, werden die gesetzlich vorgeschriebenen automatisch abgezogen. Am Ende des Arbeitstages werden alle eingegebenen Zeiten zu einer Gesamtdauer addiert, lokal in der App gespeichert und schließlich an eine vom Arbeitgeber vorgegebene Mailadresse übermittelt, wo alle Daten zusammenlaufen. Bei Bedarf kann die Kontrollbehörde diese Ablage einsehen. Die BMAS-App „einfach erfasst“ gibt es im Apple App Store, bei Google Play und im Windows App Store.

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