Zeit & ­zufriedene ­Kunden gewinnen - Wie ein Online-Portal Hausverwaltungen unterstützt und die Kommunikation mit Mietern wie Eigentümern optimiert.

Spätestens seit Homeoffice sich mehr und mehr durchsetzt, bemerken Hausverwaltungen, wie wichtig Digitalisierung und digitale Kommunikation im Unternehmen sind – ob es nun um E-Mail oder um Online-Seminare und -Meetings geht. Mit dem Ziel, die Effizienz im Tagesgeschäft der Immobilienverwaltungen stetig zu steigern, hat sich beispielsweise die Immoware24 GmbH schon seit der Gründung im Jahr 2008 der Digitalisierung von Prozessen verschrieben. Nach der Entwicklung der komplett online-basierten Verwaltungssoftware, die Künstliche Intelligenz nutzt, bietet das Unternehmen für deren Nutzer konsequenterweise auch ein Mieter- und Eigentümerportal. Die Plattform für Hausverwaltungen, die für deutliche Zeitersparnis sorgt, soll künftig auch als Fundament für den Aufbau weiterer Module und Funktionen dienen – mit vielen Vorteilen für Verwaltungen, aber auch und nicht zuletzt für deren Kunden, die Mieter und Eigentümer. Ihnen steht künftig ein Chatbot, also ein textbasiertes Dialogsystem, zur Verfügung, zudem können sie ihre Anliegen schnell und einfach über Online-Formulare an die Verwaltung übermitteln. Je nachdem, ob es um Fragen zum Mietverhältnis, zur Abrechnung oder um eine Schadensmeldung geht, kann die jeweilige Verwaltung im Vorfeld festlegen, welche Informationen zum jeweiligen Vorgang abgefragt werden, welche Angaben zu machen sind. So wird jedes Anliegen automatisch im Ticketsystem der Verwaltungssoftware angelegt und dem zuständigen Fachbereich direkt zugeordnet.

Viele Rückfragen erübrigen sich.
Sowohl per Bot als auch über die Formulare können Kunden ihre Anliegen rund um die Uhr und von überall übermitteln – mit einem klaren Vorteil für Verwaltungen: Da alle erforderlichen Informationen gezielt und vollständig abgefragt werden, erübrigen sich Rückfragen.
Portal24 – so der Name der Plattform – verbessert die Kommunikation zwischen Mietern, Eigentümern und ihrer Hausverwaltung. Nutzbar ist es online per PC, Mac und mit der neuen Handy-App. Dass Nutzer die für sie relevanten Informationen stets übersichtlich im Blick haben, ermöglicht die aufgeräumte Benutzeroberfläche, die schon auf der Startseite wichtige Termine und Ansprechpartner fürs jeweilige Objekt zusammenfasst, für Eigentümer aber auch Kennzahlen und Auswertungen zu ihrem Bestand, Beschlüsse aus Eigentümerversammlungen sowie Zahlungsverpflichtungen bereitstellt. Auf diese Weise haben auch Mieter vereinbarte Zahlungen wie Miete und Betriebskosten mit Fälligkeit und Höhe, im Blick. Zudem kann die Verwaltung Dokumente gezielt für einzelne oder mehrere Empfänger freigeben, ihr Zustellstatus wird im Verwaltungssystem angezeigt – dafür sorgt die Schnittstellenanbindung an Immoware24, über die alle Daten stets synchronisiert und in Echtzeit verfügbar sind.

All das lässt sich für Nutzer im Corporate Design des Verwaltungsunternehmens darstellen und auf Wunsch auch unter der eigenen Domain – das erhöht den Wiedererkennungswert und stärkt das Vertrauen von Mietern und Eigentümern.

Foto: © ­Immoware24 GmbH