Zensus 2021 - Auch wenn sich die Verabschiedung des Zensus­gesetzes 2021 verzögert: Verwalter sollten sich jetzt – rechtzeitig zur Versammlungssaison 2020 – mit dem Inhalt des Gesetzes vertraut machen ­und Beschlüsse zur Vergütung des zusätzlichen ­Arbeit

Auch wenn sich die Verabschiedung des Zensus­gesetzes 2021 verzögert: Verwalter sollten sich jetzt – rechtzeitig zur Versammlungssaison 2020 – mit dem Inhalt des Gesetzes vertraut machen ­und Beschlüsse zur Vergütung des zusätzlichen ­Arbeitsaufwands einplanen.

Das zunächst für Mitte des Jahres 2019 erwartete Zensusgesetz 2021 (ZensG) ist noch nicht in Kraft getreten. Nach der Verabschiedung durch den Bundestag am 6. Juni 2019 wurde es durch die Länder an den Vermittlungsausschuss des Bundestages und Bundesrates verwiesen, der seine Änderungsbeschlüsse am 6. November 2019 an den Bundestag zur erneuten Abstimmung übermittelt hat. Die Landesämter für Statistik haben daher in Ermangelung einer Gesetzesgrundlage die vorbereitenden Datenerhebungen bei den Immobilienverwaltern zunächst zurückgestellt.

Am Zensusstichtag, dem 16. Mai 2021, wird sich jedoch im Hinblick auf die in Umsetzung unionsrechtlicher Vorgaben alle zehn Jahre wieder durchzuführende Bevölkerungs-, Gebäude- und Wohnungszählung nichts ändern. Auch die Auskunftspflicht der Immobilienverwalter und der Umfang der Fragen stehen fest, nachdem auf Antrag des Bundesrates die zu erhebenden Daten bereits um Fragen nach dem Energieträger, der Nettokaltmiete sowie nach Gründen für und Dauer von Leerständen ergänzt wurden. Immerhin konnte durch die Initiative des VDIV Deutschland verhindert werden, dass die Auskunftspflicht auch die Erhebung des „energetischen Zustands“ der Gebäude umfasst, was der Bundesrat eigentlich angestrebt hatte.

Die Gebäude- und Wohnungszählung generiert auch für uns Immobilienverwalter wichtige Daten. So sei daran erinnert, dass erst der Zensus 2011 offenbarte, dass es schon damals rund 9,5 Millionen Eigentumswohnungen gab. Zu beanstanden ist jedoch die Art und Weise der Durchführung. Die scharfe Kritik des Nationalen Normenkontrollrats (siehe Kasten, S. 56) ist aus Sicht der Immobilienverwalter noch deutlich zu verstärken: Bereits vor der Verabschiedung des Gesetzes hat der VDIV in seiner Stellungnahme vom 29. April 2019 an das Bundesinnenministerium sowie die Mitglieder des Deutschen Bundestages darauf hingewiesen, dass das Gesetz einen Anschauungsfehler enthält, weil es eine gleichgelagerte Auskunftspflicht sowohl der genuin auskunftspflichtigen Eigentümer als auch der nur im Innenverhältnis beauftragten Immobilienverwalter vorsieht.

Die Immobilienverwalter verfügen – im Gegensatz zu Bestandshaltern – in der Regel nicht über alle Informationen. Das Problem wird bei Eigentumswohnungsanlagen evident: Der Wohnungseigentumsverwalter verfügt nur über die Gebäudedaten, kann aber, da er nur für das Gemeinschaftseigentum und nicht für die Verwaltung des Sondereigentums zuständig ist, keine Angaben über Wohnungsdaten machen und Fragen, etwa nach der Nettokaltmiete, ebenso wenig beantworten, wie er Auskunft über die Hilfsdaten zu den Wohnungsnutzern geben kann.
§ 24 (2) ZensG-E 2021 sieht vor, dass Immobilienverwalter, die diese Angaben nicht machen können, die Namen und Anschriften der auskunftspflichtigen Eigentümer nennen müssen. Diese werden dann, so der informelle Sachstand, durch die statistischen Landesämter angeschrieben und unter Bekanntgabe von Login-Daten aufgefordert, die Daten zu melden. In Ausnahmefällen soll die Beantwortung auch postalisch möglich sein.

Die für Immobilienverwalter wichtigsten Passagen im Entwurf Zensusgesetz 2021 § 24 Auskunftspflichtige für die Gebäude- und Wohnungszählung

1. Auskunftspflichtig für die Erhebung nach § 9 sind die Eigentümerinnen und Eigentümer, die Verwalterinnen und Verwalter sowie die sonstigen Verfügungs- und Nutzungsberechtigten der Gebäude oder Wohnungen.
2. Verwaltungen, die Angaben nach § 10 Abs. 1 oder 2 nicht machen können, sind verpflichtet, Angaben zu den Namen und Anschriften der Eigentümerinnen und Eigentümer zu erteilen.
   
   § 10 Erhebungsmerkmale und Hilfsmerkmale der Gebäude- und Wohnungszählung
   (1)    Erhebungsmerkmale sind
       1)    für Gebäude mit Wohnraum und bewohnte Unterkünfte:
       a)    Gemeinde, Postleitzahl und amtlicher Gemeindeschlüssel,
       b)    Art des Gebäudes,
       c)    Eigentumsverhältnisse,
       d)    Gebäudetyp,
       e)    Baujahr,
       f)    Heizungsart und Energieträger,
       g)    Zahl der Wohnungen,
   
       2)    für Wohnungen:
       a)    Art der Nutzung,
       b)    Leerstandsgründe,
       c)    Leerstandsdauer,
       d)    Fläche der Wohnung,
       e)    Zahl der Räume,
       f)    Nettokaltmiete.
   
   (2)    Hilfsmerkmale sind:
       1.    Familienname, frühere Namen, Vornamen und Anschrift der Auskunftspflichtigen,
       2.    Kontaktdaten der Auskunftspflichtigen oder einer anderen Person, die für Rückfragen zur Verfügung steht,
       3.    Namen und Vornamen von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen,
       4.    Zahl der Personen, die in der Wohnung wohnen,
       5.    Straße, Hausnummer und Anschriftenzusätze der Wohnung.

Das Problem
Nach gegenwärtigem Kenntnisstand nehmen die statistischen Landesämter auch bei den einzelnen Wohnungseigentümern eine vollständige Datenabfrage vor, ohne zu berücksichtigen, dass die Angaben zu den Gebäudedaten bereits zuvor vom WEG-Verwalter gemacht wurden. Folgendes Szenario wird somit eintreten: Der WEG-Verwalter übermittelt die Gebäudedaten sowie die Namen und Anschriften sämtlicher Wohnungseigentümer an das Landesamt, weil er die Wohnungsdaten nicht vollständig angeben kann – im Falle der Vermietung kann er dies ohnehin nicht, aber auch im Falle der Selbstnutzung durch den Eigentümer kann er keine zuverlässigen Angaben zu den Namen von bis zu zwei Wohnungsnutzern und jedenfalls nicht zur Gesamtzahl der Nutzer machen. Die vom statistischen Landesamt sodann angeschriebenen einzelnen Wohnungseigentümer werden irritiert sein, dass sie auch die – wiederum ihnen nicht vollständig vorliegenden – Gebäudedaten angeben sollen. Selbst wenn der Verwalter über das missglückte Verfahren informiert hat: Viele Eigentümer werden sich dann an den Verwalter wenden, was zu erheblichem Kommunikationsaufwand führt. Andere werden unvollständige Angaben machen, weil z. B. der Energieträger nicht bekannt ist, oder sie machen gar falsche Angaben, weil z. B. die Gesamtanzahl der Wohnungseinheiten nicht bekannt ist oder nicht zu Wohnzwecken dienende Einheiten mit angegeben werden. Datenkonsistenz sieht anders aus.

Programmiertes Kommunikations- und Datenchaos
Der VDIV Deutschland hat daher den Landesverbänden Musterschreiben zur Verfügung gestellt, mit denen die statistischen Landesämter aufgefordert werden, die durch die Verzögerung bei der Verabschiedung des Zensusgesetzes 2021 entstandene Zeit dazu zu nutzen, entsprechende Programmierungen vorzunehmen und bis zum 30. November 2019 zu bestätigen, dass bei Wohnungseigentümergemeinschaften eine empfängergerecht differenzierte Erhebung der Gebäude- und Wohnungsdaten erfolgt.

So oder so steht fest, dass für die Immobilienverwalter erhebliche Sach- und Personalkosten entstehen werden. Die in der Gesetzesbegründung geäußerte Annahme, dass Immobilienverwalter die abgefragten Daten unmittelbar aus ihrer IT übermitteln könnten, ist tatsächlich nicht zutreffend: Die erhobenen Gebäudedaten mögen zwar beim Verwalter vorhanden sein, sie befinden sich aber nicht zusammengefasst in der betrieblichen IT. Die ERP-Systeme beinhalten alle für die Eigentümerabrechnung relevanten Daten sowie die Kommunikationsdaten der Eigentümer. Viele der erhobenen Gebäudedaten, z. B. das Baujahr des Gebäudes oder Angaben zum Energieträger, sind in die IT der Verwalter nicht eingepflegt. Eine einfache Weitergabe ist daher ungeachtet begrüßenswerter Bemühungen für Schnittstellenlösungen nicht möglich. Viele Softwareunternehmen offerieren Komfortlösungen, die gesondert zu vergüten sind.

Zu berücksichtigen ist auch der Aufwand für die Kommunikation mit den Wohnungseigentümern: Diese müssen über den Inhalt des Zensusgesetzes, die Auskunftspflicht von Verwalter und Eigentümer und das Verfahren informiert werden, Vergütungsbeschlüsse sind vorzubereiten – außerdem trifft die Immobilienverwalter eine Informationspflicht nach Art. 13. (3) DSGVO. Gemäß §§ 10 (2), 24 (2) ZensG-E ist der Verwalter auch hinsichtlich persönlicher Daten auskunftspflichtig. Die Weitergabe dieser Daten ist in Hinblick auf diese gesetzliche Verpflichtung zwar gemäß Art. 6e DSGVO zulässig und bedarf nicht der Einwilligung der Betroffenen. Die Betroffenen müssen aber gemäß Art. 13 (3) DSGVO zuvor über die Datenweitergabe informiert
werden, weil diese für einen anderen als den ursprünglichen Zweck der Datenerhebung Verwendung finden.

Für diesen Aufwand sollten die Immobilienverwalter eine Vergütung beschließen lassen!

Der Nationale Normenkontrollrat, der bei der Einführung neuer Regelungen die Darstellung des Erfüllungsaufwands und der Kostenfolgen für die Wirtschaft prüft, kritisiert die Art der Durchführung des Zensus 2021 mit deutlichen Worten (BT-Drucksache 19/8693, Anlage 2, S. 65 – 73):
„Andere europäische Länder führen den Zensus bereits vollständig registerbasiert und damit deutlich günstiger durch. In diesem Sinne sind die hohen Kosten des Zensus 2021 zu einem erheblichen Teil als Preis versäumter Registermodernisierung und einer um Jahre verschleppten Digitalisierung zu begreifen […]. Anstatt mit großem Aufwand dezentrale, qualitativ unzureichende Datenbestände zusammenzuführen und auszuwerten sowie Gebäude- und Wohnungsdaten alle zehn Jahre neu zu ermitteln, sollte schnellstens in die Digitalisierung und Modernisierung der deutschen Registerbestände von Bund, Ländern und Kommunen investiert werden.“

Der VDIV stellt seinen Mitgliedern über die Landesverbände eine Handlungsempfehlung zur Verfügung, die unverzüglich nach Verabschiedung des Gesetzes und Klärung der noch offenen Verfahrensfragen erscheinen wird. Die Handlungsempfehlung umfasst:

• Hinweise zur Kalkulation der ­Verwaltervergütung
• Musterbeschlüsse für Wohnungseigentümer und Mustervereinbarungen zur Ergänzung von Mietverwaltungsverträgen
• Mustertexte für die Datenschutzinformation gegenüber Wohnungs­eigentümern und ­Mietern

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