Zum Umgang mit Mieterdaten

Nicht erst mit der neuen DSGVO wird der Datenschutz in der ­Miet­verwaltung zum Thema. Hier galten schon immer ­strenge Regeln. Zwei Beispiele.

Im Rahmen der Mietverwaltung werden die unterschiedlichsten Daten zu den verschiedenen Zeitpunkten erhoben und verarbeitet. Als personenbezogene Daten gelten dabei alle Informationen, die sich auf identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen beziehen, also Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Familienstand, Kontodaten, Informationen über Bonität, Geburtsdaten usw. Als Verarbeitung gilt jeder Vorgang bzw. jedes Verfahren im Zusammenhang mit diesen Daten. Das Gesetz benennt ausdrücklich: Erheben, Erfassen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen, Verändern, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Offenlegen durch Übermitteln, Verbreiten oder eine andere Form, Abgleichen, Verknüpfen, Einschränken, Löschen und Vernichten – wann immer also ein Name, eine Anschrift oder eine E-Mail-Adresse erfasst oder übermittelt oder vernichtet wird, werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Typische Vorgänge sind: die Entgegennahme von Selbstauskünften, Schufa-Auskünfte, die Erfassung von Daten in der Hausverwalter-Software, das Abrechnen von Heiz- und Wasserverbräuchen, Videoüberwachung, die Weitergabe von Daten an Banken (Kaution) oder an Handwerker zur Mängelbeseitigung. Die Liste ließe sich noch lang fortsetzen.

Was ist dabei zu beachten?

Die DSGVO hat folgende Grundsätze der Verarbeitung ­normiert:

• Rechtmäßigkeit/Treu und Glauben/Transparenz
• Zweckgebundenheit
• Datenminimierung
• Speicherbegrenzung
• Richtigkeit
• Integrität/Vertraulichkeit
  

Zunächst ein Beispiel für den Grundsatz der ­Rechtmäßigkeit: Er bezieht sich darauf, dass Daten nur verarbeitet werden dürfen, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt. Bei der Verarbeitung von Mieterdaten wird sie in den meisten Fällen insofern ­gegeben sein, als die Ausfertigung und der Abschluss eines Mietvertrages Namen, Anschriften und ähnliche Daten des Mieters erfordern, damit ein Mietverhältnis überhaupt zustande kommt.

Name und Anschrift sowie die Wohnungslage können dabei auch an Dritte weitergegeben werden, sofern sie im Rahmen des Mietverhältnisses tätig werden. Sowohl der ­Heizkostenabrechner als auch der Handwerker müssen wissen, wer wo wohnt, wenn Verbräuche abgelesen bzw. Mängel ­beseitigt werden sollen.

Anders ist dies schon bei Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Das Bestehen eines Mietverhältnisses setzt nicht voraus, dass der Vermieter eine Telefonnummer des Mieters hat. Dasselbe gilt für die Heizungsablesung und die Mängelbeseitigung. Daher stellt sich immer wieder die Frage: Darf der Vermieter die Telefonnummer eines Mieters weitergeben?

Weitergabe von ­Telefonnummern

Mietrechtlich ist es so: Mängelbeseitigungsmaßnahmen bzw. die Termine dafür muss der Vermieter dem Mieter ankündigen. Der Vermieter kann sich hier auch vom Hausverwalter oder Handwerker vertreten lassen. Gegebenenfalls sind Fristen zu beachten. Wenn der Mieter eine Einwilligung zur Weitergabe seiner Telefonnummer an Handwerker gegeben hat, darf die Telefonnummer Handwerkern mitgeteilt werden. Ist allerdings „Gefahr im Verzug“, sodass Reparaturmaßnahmen oder Baumaßnahmen eilig sind, weil sonst erhebliche Schäden oder Nachteile für Vermieter oder Mieter drohen, dürfte eine Weitergabe der Telefonnummer auch ohne ausdrückliche Einwilligung möglich sein. Nur so können die Beteiligten schnell kurzfristig Termine vereinbaren.

Ob mit dem Mieter telefonisch ein Termin und die ­Weitergabe der Telefonnummer an den Handwerker vereinbart wurde, lässt sich im Streit oft schwer beweisen. Daher ist zu empfehlen, weniger eilige Termine durch Schreiben anzukündigen.

Wenn der Mieter mit der Kommunikation per E-Mail oder SMS einverstanden ist und hier freiwillig und nachweisbar seine Einwilligung erklärt hat, wäre eine Terminankündigung auch auf diesem Weg denkbar. Hat er zudem in die Weitergabe von E-Mail-Anschrift und Mobilnummer eingewilligt, kann auch der Handwerker über sie Kontakt aufnehmen. Dieses einfache Beispiel zeigt, wie sehr Mietrecht und Datenschutzrecht ineinander verzahnt sind und dass Verwalter den Datenschutz unbedingt berücksichtigen müssen.

Sowohl miet- als auch datenschutzrechtlich ist es unabdingbar, alles zu dokumentieren: Aus der Mieterakte muss hervorgehen, ob eine Einwilligung in die Weitergabe der Telefonnummer/E-Mail-Adresse erteilt wurde, wer wann einen Mangel gemeldet hat und wer wann dessen Beseitigung angekündigt hat. Wenn dies alles telefonisch erfolgt, sollten Gesprächsnotizen gemacht werden.

Integrität und Vertraulichkeit

Hier geht es um einen weiteren, auch räumlichen Aspekt: Die Mietverwaltung findet in der Regel in einem Büro statt. Dort gibt es in der Regel noch Akten mit Mieterdaten. Stellt sich die Frage: Dürfen diese Akten nach Feierabend auf dem Schreibtisch liegen bleiben?

Nach den Grundsätzen der Integrität und Vertraulichkeit müssen die Daten vor unbefugter und unrechtmäßiger Verarbeitung geschützt werden. Mietverwalter arbeiten üblicherweise mit verschiedenen Dienstleistern zusammen. Hier gilt es zu unterscheiden: Es gibt Dienstleiter, die im Rahmen der Mietverwaltung und im Auftrag der Vermieter oder Verwalter auch Daten verarbeiten, wie zum Beispiel der Heizkostenabrechner. Dies wird im Datenschutz als Auftragsdatenverarbeitung oder Auftragsverarbeitung bezeichnet. Mit Auftragsverarbeitern müssen spezielle Verträge geschlossen werden. Darüber hinaus gibt es weitere Dienstleister, die beispielsweise das Büro reinigen. Eine Reinigungskraft verarbeitet keine Daten, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist also nicht nötig. Dennoch müssen im Büro vorhandene Daten geschützt werden. Sie dürfen nicht „offen herumliegen“. Es gilt die sogenannte „Clean-Desk-Policy“, was soviel heißt wie „Der Schreibtisch muss sauber sein“. Das gilt auch für Aktenschrank und Regal. Wenn Externe (Reinigungskräfte, Mieter, Handwerker) Zutritt zum Büro haben, müssen alle Quellen, Akten, Schreiben, Übersichten usw., aus denen personenbezogene Daten ersichtlich sind, weggeräumt und verschlossen werden. Zudem sollten Dienstleister auch auf Verschwiegenheit verpflichtet werden.

Die Clean-Desk-Policy hat weitere Vorteile: An einem aufgeräumten Schreibtisch arbeitet es sich besser, weil keine großen Stapel unbearbeiteter Akten das Gewissen und den Arbeitseifer belasten – und auch die ermüdende Suche nach Unterlagen entfällt.

Fazit

Datenschutz ist ein umfangreiches Thema. Es betrifft viele Bereiche der täglichen Arbeit von Mietverwaltern. Sie müssen die Daten der Mieter, aber auch ihrer Mitarbeiter vor unberechtigter Verarbeitung schützen und dürfen diese selbst nur verarbeiten, wenn es dafür eine rechtliche Grundlage gibt.

Zusätzlich zum ohnehin sorgsamen Umgang mit Daten ist zu empfehlen, nun konkrete Verfahrensabläufe für ihre Handhabung zu definieren. Zum einen verpflichtet die neue Datenschutzgrundverordnung dazu, zum anderen tragen solche Definitionen dazu bei, Abläufe einfacher und effizienter zu gestalten.

Foto: © Boiko Y / Shutterstock.com