Zwischen Datenschutz und Steuerrecht - Wie schafft man den Spagat und vermeidet Fehler bei der digitalen Archivierung?

Der Fall Deutsche Wohnen hat für viel Aufregung gesorgt. Die Berliner Datenschutzbehörde hat gegen den Immobilienkonzern ein Bußgeld von 14,5 Mio. Euro verhängt. Die Datenschützer werfen dem Unternehmen vor, digitale Unterlagen in einem Archivierungssystem zu verwalten, das keine Löschung von Dokumenten zulässt und daher datenschutzwidrig ist.

Wie der Berliner Fall ausgeht, bleibt abzuwarten. Deutsche Wohnen hat Einspruch gegen den Bußgeldbescheid eingelegt. Man wird sehen, ob die Gerichte der Einschätzung der Berliner Datenschützer folgen ­werden.

Der Fall wirft ein Schlaglicht auf den Spagat zwischen Datenschutzrecht und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, der für die gesamte Branche relevant ist. Das Datenschutzrecht fordert eine begrenzte Aufbewahrung personenbezogener Daten nach den Grundsätzen der Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Zugleich ergeben sich insbesondere aus dem Steuer- und Handelsrecht Aufbewahrungspflichten, die auch für Personendaten gelten. Werden solche Daten vorschnell gelöscht, drohen Steuerschätzungen und andere Sanktionen der Finanzämter.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen vor
Die gute Nachricht: Das europäische Datenschutzrecht löst den Konflikt zwischen Datenschutzprinzipien und Aufbewahrungspflichten und räumt den Aufbewahrungspflichten in Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Vorrang ein. Wenn die Datenspeicherung „zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich“ ist, besteht keine Verpflichtung zur Löschung. Um diese Regelung wird es auch im Fall Deutsche Wohnen gehen. Die Gerichte werden prüfen müssen, ob die Archivierungspraxis den Anforderungen des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO entsprach und ob das eingesetzte Archivierungssystem insgesamt den Anforderungen der DSGVO genügt.

Um Ärger mit Datenschutzbehörden und Finanzämtern zu vermeiden, müssen digitale Dokumente so aufbewahrt werden, dass einerseits die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten, andererseits aber nach Ablauf der Fristen die Dokumente aus dem Archiv entfernt oder zumindest jedwede Personendaten aus den Dokumenten gelöscht werden. Archivierungslösungen diverser Softwareanbieter bedürfen vor ihrem Einsatz einer kritischen Prüfung. Oft sind diese Lösungen stark bei den Aufbewahrungspflichten und garantieren eine „revisionssichere Archivierung“. Schwach sind die Anbieter gelegentlich bei praktikablen Lösungen für eine Entfernung von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Was muss aufbewahrt werden?
Die wichtigste gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen nach § 147 Abgabenordnung (AO). Diese Verpflichtung ist weitreichend, sie umfasst:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• Zollbelege,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Ähnliche Aufbewahrungspflichten bestehen nach dem Handelsrecht. § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) trifft Regelungen, die § 147 AO weitgehend entsprechen.

Keine Aufbewahrungspflicht besteht für Entwürfe und rein interne Unterlagen, z. B. zur Unternehmensstrategie. Keine Aufbewahrungspflicht besteht auch für E-Mails, sofern sie lediglich als Transportmittel für eine angehängte Rechnung dienen; aufbewahrungspflichtig ist dann nur die Rechnung. Etwas anderes gilt für E-Mails, die nicht nur Transportmittel sind, sondern selbst für die Besteuerung relevant sind (z. B. Reisekostenabrechnungen oder Bestellkorrespondenz). Diese E-Mails unterliegen der Archivierungspflicht.

Von den Aufbewahrungspflichten erfasst sind Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen und Korrespondenz mit Handwerkern. Nicht aufzubewahren ist dagegen die Korrespondenz mit Mietinteressenten, bei denen es nicht zum Vertragsschluss gekommen ist. Soweit Aufbewahrungspflichten bestehen, sind die Dokumente vollständig zu archivieren. Schwärzungen und die Anonymisierung von Dokumenten mögen zwar manchem Datenschützer gefallen, sind jedoch steuerrechtlich nicht erlaubt und können zu Ärger mit dem Finanzamt führen.

Eine Verletzung der Aufbewahrungspflichten kann für den Unternehmer sehr teuer werden. Denn die Aufbewahrung gehört zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Werden diese Grundsätze verletzt, kann das Finanzamt eine Besteuerung aufgrund der Buchhaltung ablehnen und stattdessen eine Steuerschätzung vornehmen. Bei der Umsatzsteuer können Fehler bei der Buchführung zudem die unangenehme Folge haben, dass Vorsteuerabzüge versagt werden. Dies führt in der Praxis meist zu jahrelangen Streitigkeiten und kostet viel Geld.

Welche Aufbewahrungs­fristen gelten?
Für „Handels- und Geschäftsbriefe“ gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Dies gilt für sämtliche Korrespondenz mit Vertragspartnern, einschließlich Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheinen, Kontoauszügen, Auftragszetteln, Kostenvoranschlägen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Verträgen.

„Buchungsbelege“ müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dies betrifft Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Auftragszettel, Warenbestandsaufnahmen, Bankauszüge, Betriebskostenabrechnungen, Bewertungsunterlagen, Buchungsanweisungen, Gehaltslisten und Kassenberichte. Soweit Dokumente gleichzeitig Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind, gilt die längere Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre).

Die Aufbewahrungsfristen beginnen erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung für ein Geschäftsjahr erfolgt ist. Werden daher die letzten Buchungen für 2019 erst – wie üblich – im Jahr 2020 vorgenommen, sind Buchungsbelege für das Jahr 2019 bis zum 31.12.2030 aufzubewahren.

Was ist noch bei der digitalen Archivierung zu beachten?
Die Dokumente müssen vollständig aufbewahrt werden, bei digitaler Buchführung konsequent digital, sodass alle Papierbelege eingescannt werden müssen. Papierbelege müssen nach dem Einscannen nicht aufbewahrt werden, das Datenschutzrecht verpflichtet zur raschen Vernichtung, sofern sich auf dem Beleg Personendaten finden.

Neben den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gibt es weitere gesetzliche Vorschriften, die eine Aufbewahrung von Dokumenten vorschreiben. So verlangt beispielsweise § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (AZG), Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei der Einrichtung eines digitalen Archivierungssystems empfiehlt es sich daher, Experten zu Rate zu ziehen, um in dem Spagat zwischen Aufbewahrungspflichten und datenschutzrechtlichen Löschpflichten nichts falsch zu machen. Dabei ist Expertenwissen von beiden Seiten gefragt. Denn der Fall Deutsche Wohnen zeigt, dass Datenschutzverstöße ebenso teuer werden können wie Fehler bei der Buchführung und Archivierung.

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