7 Tipps - rund um hybride oder Online- Eigentümerversammlungen

Aller Anfang ist schwer. Auch wenn es um Eigentümerversammlungen geht, die wegen nach wie vor geltender Kontaktbeschränkungen nicht auf konventionelle Art und Weise in einem Versammlungsraum stattfinden können. Sie online abzuhalten oder eben hybrid, indem einige Teilnehmer oder auch nur der Versammlungsleiter sich im Versammlungsraum befinden und die übrigen online zugeschaltet werden, ist nicht nur legitim, sondern kann auch deutliche Vorteile bieten: Wer den technischen Rahmen geschaffen hat, kann sich eine Menge Zeit, Geld und Wege sparen.

1. Der technische Einstieg
Wer sich mit der Frage beschäftigt, wie sich hybride Eigentümerversammlungen durchführen lassen und welche technische Unterstützung den Einstieg erleichtert, kann zunächst einmal Vorurteile der Eigentümer abbauen: Die beschluss.app der PAS Polling App Store UG bietet die Möglichkeit, mit der digitalen Abstimmung über Keypads zu beginnen, die App aber schon zu unterstützen. Das erhöht die Akzeptanz digitaler Abstimmgeräte und kann Kosten sparen. Online-Dienste wie etwa ZOOM Business bieten – vorbehaltlich aller datenschutzrechtlichen Bedenken – Videounterstützung und bieten teils auch technische Betreuung.

2. Anonyme Abstimmungen
Mithilfe digitaler Eigentümerversammlungen in einem virtuellen Konferenzraum, wie sie das Softwareunternehmen DOMUS anbietet, ist auch die Durchführung anonymer Abstimmungen möglich – ein deutlicher Vorteil gegenüber der Übertragung von Versammlungen per Videokonferenz. Zudem können Verwalter die abgegebenen Stimmen nicht persönlich anwesender Miteigentümer rechtssicher dokumentieren. So halten alle gefassten Beschlüsse zumindest in dieser Hinsicht im Streitfall einer rechtlichen Prüfung Stand.

3. Prozesse automatisieren
Rund um jede Eigentümerversammlung fallen vielfältige Tätigkeiten an – von der ganzjährigen Materialsammlung über Planung, Einladung, Abstimmungen, Protokollierung und Übernahme gefasster Beschlüsse in die Beschlusssammlung bis zur Umsetzung daraus resultierender Aufgaben.

Alle Prozesse dieser Aufgabenliste bildet der ETV-Organizer von Giesse + Partner seit jeher digital sowie on- und offine ab, wobei hybride Versammlungen und Abstimmungen durch offene Schnittstellen unterstützt werden, da sich das Unternehmen konsequent für das Konzept der Vernetzung in der digitalen Welt einsetzt.

4. Reibungsloser Datentransfer
Vor jeder Einladung sind u. a. die Kontaktdaten der Eigentümer aus dem ERP-System über eine Schnittstelle in das Online-Tool zur virtuellen Eigentümerversammlung zu übertragen. Das sollte ohne Datenverlust oder zusätzlichen Aufwand durch doppelte Datenhaltung möglich sein. Passend zu den ERP-Softwaresystemen von Haufe erfolgt der autorisierte Stammdatentransfer zum Online-Tool über eine Speziallösung eines Branchenpartners. Es lohnt sich, beim Anbieter des jeweils eingesetzten ERP-Systems nachzufragen, ob er bereits über eine autorisierte Schnittstelle mit einem Lösungsanbieter zusammenarbeitet.

5.  Integrierte Lösungen nutzen
Eine Funktion, um hybride Eigentümerversammlungen durchzuführen, steht Nutzern des Immoware24-Portals zur Verfügung. Das bietet den Vorteil, dass auf Daten zugegriffen werden kann, die im Verwaltungs system ohnehin bereits vorhanden sind. Die doppelte Datenhaltung entfällt. Die Plattform enthält alle für Eigentümer relevanten Information und ermöglicht auch die einfache Abstimmung über Tagesordnungspunkte. Das in Deutschland gehostete integrierte Videokonferenzsystem bietet datenschutzrechtliche Sicherheit.

6. Aufwand reduzieren
Software-Lösungen für digitale Eigentümerversammlungen, wie Vulcavo ermöglichen nicht nur die Durchführung von hybriden bzw. Online-Versammlungen, vielmehr automatisieren und optimieren sie den gesamten Prozess. Ergebnisse werden in Echtzeit sofort angezeigt, Beschlusssammlung und -niederschrift stehen direkt nach einer Versammlung zum Download bereit – ohne Auszählungen, ohne Wartezeiten, ohne Kontrollzählungen und ohne Nachbereitung. Das spart Verwaltungen bei jeder Versammlung wertvolle Arbeitszeit.

7. Eigentümer entlasten
Nicht nur um Kontakte zu beschränken, auch unter normalen Gegebenheiten kann sich der Einsatz von Software-Lösungen für Eigentümerversammlungen bezahlt machen. Wer online daran teilnehmen kann, spart sich Zeit und Wege, muss weniger planen und kann auch bei vollem Terminkalender daran teilnehmen. Der Einladung zu einer digitalen Eigentümerversammlung, etwa mit Vulcavo, werden wahrscheinlich mehr Eigentümer folgen als zu einer herkömmlichen vor Ort. Den Gewinn an Flexibilität werden sie begrüßen – als Mehrwert, den ihre Verwaltung ihnen bietet.