Abrechnung leicht gemacht

Warum sich die ERP-Cloud als Game Changer erweisen könnte

Auch wenn sich die Digitalisierung in der Im­mobilienverwaltung schleppender vollzieht als vor einigen Jahren noch angenommen, wächst das Interesse an der Bedeutung und den Effekten einer erfolgreichen Transformation stetig. Nachhaltig und tief im Unternehmen verankert, ermöglicht sie Wettbewerbsvorteile und Zukunftssicherheit. Das aber ist ein stetiger Prozess, bei dem man am Ball bleiben muss. In Immobilienverwaltungen erfordert er zudem eine Kultur der Offenheit für Wandel, Fortschritt und Innovation. Den Software-Anbietern wiederum kommt die Aufgabe zu, in Unternehmen den höchstmöglichen Digitalisierungsgrad durch ganzheitliche Prozessoptimierung zu verwirklichen und sie in die Lage zu versetzen, datengetriebene Ent­scheidungen zu treffen. Dazu gehört vor allem auch die Befreiung von einfachen, wiederkehrenden Routinen mithilfe von Software, die leicht verständlich ist und dazu motiviert, Prozesse effizienter zu gestalten. So können auch kleine Eigentümergemeinschaften zum spannenden Business Case werden.

Das Problem mit den Fachkräften lösen

Vor diesem Hintergrund steigt die Nachfrage nach Soft­ware-Lösungen, die eine intuitive Benutzeroberfläche und die Abbildung aller Prozesse aus einer Hand bieten. Gerade im Bereich der Eigentümerversammlungen und Abrechnungen sparen automatisierte Lösungen nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern haben sich mittlerweile als für die moderne Immobilienverwaltung nahezu un­verzichtbar etabliert. Clevere und intuitive ERP-Software kann zudem das Problem des Mangels an Fachkräften in Verwaltung und Buchhaltung lösen.

Die sinnvolle Sammlung und Verknüpfung von Daten verkürzt langwierige Suchprozedere und gestaltet Arbeitsprozesse bereichsübergreifend deutlich effi­zienter. Werden zudem Vorgänge ganzheitlich, teils vollständig automatisiert, mindert das nicht nur die Fehlerquote, sondern auch den Personaleinsatz. Um dies zu erreichen, muss Software von überall zugänglich und leicht bedienbar sein. Starke Vernetzung ohne Schnittstellenproblematik macht es möglich, prozess­übergreifende Auswertungen zu erhalten sowie die Buchhaltung größtenteils zu automatisieren – und so personelle Ressourcen für wichtigere Aufgaben freizusetzen.

Rechtssicherheit und weniger Fehler

Was die Buchhaltung in der Immobilienverwaltung so komplex und anspruchsvoll macht, ist, dass am Ende eine rechtssichere und inhaltlich korrekte Abrechnung stehen muss. Werden Rechnungen automatisch erfasst und zugeordnet, sinkt die Fehlerquote nachhaltig, was Zeit spart und Nerven schont. Zusätzlich sorgen strukturierte Buchhaltungsprozesse für mehr Transparenz, z. B. bei der digitalen Belegprüfung durch Eigentümer. Und auch hier reduziert sich der Arbeitsaufwand deutlich, wenn der Zugriff auf zu prüfende Belege von überall möglich ist.

Digitaler Rechnungseingang

Für den Prozess des digitalen Rechnungseingangs kommen alle Eingangsrechnungen per E-Mail, eingebettet in die Software, an oder werden gescannt und an eine E-Mail-Adresse versandt. Relevante Rechnungsdaten werden per automatischer Texterkennung (OCR) und mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) ausgelesen, sodass sie auto­matisch richtig zugeordnet werden, um direkt gebucht zu werden und um erforderliche Informationen für weitere Prozesse bereitzustellen. Lediglich die inhaltliche Prüfung und Freigabe zur Zahlung erfolgt noch durch den zu­ständigen Sachbearbeiter.

Alle Buchungen werden den Abrechnungen zugeordnet, in der Mietverwaltung der Betriebskostenabrechnung, in der WEG-Verwaltung der Jahresabrechnung. So lassen diese sich in wenigen Schritten rechtssicher erstellen. Unterstützt die Software auch digitale Eigentümerversammlungen, wie das bei easimo der Fall ist, können Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne der Eigentümergemeinschaft als Anhang mit der Einladung zur Versammlung direkt beigefügt werden – einfach automatisiert per E-Mail, E-Post oder über ein Kundenportal. Die Verknüpfung mit den Buchhaltungsdaten ermöglicht dem Beirat die Belegprüfung über ein Portal.

Ganzheitliche Portfolio-Steuerung

Eine zentrale Funktion haben Berichte in einer modernen ERP-Cloud. Die ganzheitliche Vernetzung erlaubt es nicht nur, Standardberichte, u. a. offene Posten, Summen- und Saldenlisten oder Hausgeldzahlungen, auszugeben, sondern auch solche über mehrere Prozesse hinweg zu erstellen – was die Planung und Kontrolle von Liegenschaften deutlich verbessert. Daten für die eigene Rechnungsstellung liegen schneller vor, und auch Wirtschaftlichkeitsberechnungen lassen sich automatisiert vornehmen.

Unterstützung bei Eigentümerversammlungen

Insbesondere für die Planung, Durchführung und Nach­bereitung von Eigentümerversammlungen erweist sich der Einsatz einer modernen ERP-Cloud als äußerst nützlich. Hybride Eigentümerversammlungen können online und vor Ort durchgeführt werden. Einladungen, Vollmachten, Tagesordnungen, Protokolle und Umlaufbeschlüsse werden automatisch per E-Mail, E-Post oder klassisch gedruckt bereitgestellt. Eigentümer können über den Portalzugang Tagesordnungspunkte einreichen, Dokumente einsehen, Belege prüfen, zur Versammlung vor Ort oder online „einchecken“ und abstimmen. Beschlussfassungen werden direkt aus den Eigentümerversammlungen und Um­laufbeschlüssen generiert und Gerichtsurteile hinterlegt. Für andere Prozesse relevante Daten werden sofort übernommen.

Fazit

Cloud-basierte Systeme bieten Verwaltungen wie Eigen­tümern mehr Flexibilität, da sie ortsunabhängig genutzt werden können. Die zentrale Speicherung aller relevanten Daten schafft Transparenz und vereinfacht die spätere Nachverfolgung sowie Archivierung von Dokumenten, Beschlüssen und Diskussionen.