Das Zuckerl für Eigentümer

Rahmenverträge und Rahmenvereinbarungen: Was verbirgt sich dahinter? Worauf ist bei Gestaltung, Abschluss und Handhabung von Verträgen zu achten?

Wer kennt sie nicht, die Frage (fast) jedes Beirates, der auf der Suche nach einem neuen Verwalter bei Ihnen anklopft: „Haben Sie auch Rahmenverträge, von denen wir profitieren können?“ Und reflexartig antworten Sie: „Ja, natürlich, mit Handwerkern und Lieferanten. Aufgrund unserer Größe haben wir für unsere Kunden attraktive Preise ausgehandelt.“

Der Grundgedanke der meisten Rahmenverträge ist lobenswert: Der Verwalter versucht, ob seiner Marktstellung, sprich: seiner Größe, der Anzahl verwalteter Einheiten und Objekte, „Einkaufsmacht“ zu bündeln und Rabatte oder sonstige Preis- bzw. Leistungsvorteile für seine Kunden zu erzielen. Dies bietet sich u. a. für Strom-, Gas-, Fernwärme-, TV-Signallieferung, Versicherungen, Aufzugwartung, Messdienstleistungen und Hausmeisterdienste an.

Was darf der Verwalter?

Als Verwalter sind Sie nach § 27 Abs. 3 Nr. 3 WoEigG ermächtigt, die „laufenden Maßnahmen der erforderlichen ordnungsgemäßen Instandhaltung und Instandsetzung zu treffen“. Sie haben in diesem Rahmen also sozusagen Geschäftsführungsbefugnis, können ohne Beschluss selbstständig handeln. Für Lieferverträge reicht diese Ermächtigung jedoch nicht aus. Übliche Gemeinschaftsordnungen ermächtigen den Verwalter meist, gängige Liefer- und Versicherungsverträge abzuschließen sowie Hausmeisterdienste zu beauftragen. Auch zeitgemäße Verwalterverträge umfassen diese Ermächtigung. Sollten Sie in einer von Ihnen verwalteten Gemeinschaft über sie jedoch nicht verfügen, brauchen Sie zum Abschluss von Lieferverträgen eine Beschlussfassung und können erst dann gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 1 WoEigG den Beschluss durchführen, um die entsprechenden Verträge zu schließen.

Die Vertragspartner

Alle Verträge und Aufträge haben eines gemeinsam: Sie müssen immer auf Namen und Rechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft geschlossen werden. Rahmenverträge werden jedoch üblicherweise zwischen dem Verwalter und dem Lieferanten zugunsten eines Dritten, der von ihm verwalteten Gemeinschaft, geschlossen. Für die Vertragserfüllung haftet damit also nicht die Gemeinschaft, sondern der Verwalter, z. B. für Abnahmemengen und Laufzeiten. 
Gas- und Stromrahmenverträge beinhalten regelmäßig Abnahmemengen, die sich aus dem durchschnittlichen Verbrauch sämtlicher Objekte, die Vertragsbestandteil sein sollten, addieren, sowie Preisanpassungsklauseln für Mehr- und Mindermengen. Nehmen wir an, Sie verlieren Ihren größten Gasabnehmer. Der Lieferant hat die entsprechende Menge bereits eingekauft und Ihre anderen Gemeinschaften können diese nicht zusätzlich abnehmen. Wer zahlt nun den Mindermengenzuschlag?

Es gilt also, Rahmenverträge so abzuschließen, dass der Verwalter nicht selbst in die Haftung für das wirtschaftliche Risiko genommen werden kann. Dabei muss auch beachtet werden, dass die WEG, wie der BGH kürzlich bestätigte, Verbraucher ist. Durch den Rahmenvertrag dürfen die Verbraucherschutzbestimmungen also nicht ausgehebelt werden. Z. B. darf nach § 309 Nr. 9 BGB – Laufzeit bei Dauerschuldverhältnissen – ein Vertrag die WEG nicht länger als zwei Jahre binden und die Kündigungsfrist nicht mehr als drei Monate betragen.

Dienstleistungsverträge

Für bestimmte Leistungen, z. B. Aufzugwartungen, ist ein zweigleisiges Verfahren sinnvoll. Der Aufzug ist i. d. R. bereits bauseitig vorhanden. Moderne Anlagen können meist nur vom Hersteller ordnungsgemäß gewartet werden. Verhandeln Sie also unter Berücksichtigung Ihrer Kompetenzen zuerst zwischen dem Hersteller und der einzelnen Gemeinschaft den bilateralen Wartungsvertrag. Das Ergebnis wird ein Angebot „von der Stange“ sein. Beachten Sie bereits in dieser Phase, dass Sie ggf. verpflichtet sind, Vergleichsangebote einzuholen, vor allem dann, wenn der Aufzug „älteren Semesters“ ist und auch von freien, meist lokalen Dienstleistern gewartet und ggf. mit Ersatzteilen instand gesetzt werden kann.

Ermitteln Sie anschließend über Ihren Bestand, mit welchen Unternehmen welche Vertragsvolumina bestehen. Sofern Sie mit einzelnen Vertragspartnern umfassendere Geschäftsbeziehungen pflegen, definieren Sie, welche Leistungen, Prozesse, Preise eventuell vereinheitlicht werden könnten, so dass die WEG davon gegenüber dem Einzelvertrag profitiert. Bei der Aufzugwartung können dies Vereinbarungen zu Dokumentation und Kommunikation von Wartungsnachweisen, zusätzlichen Rabatten auf Wartungsrechnungen, die zwingend der Gemeinschaft direkt zuzuweisen sind, Zahlungszielen, ­Stundensätzen und Preisgleitklauseln sein.

Energielieferverträge

Bei Energielieferverträgen werden Sie Preisvorteile nur über ausreichende Abnahmemengen erzielen. Diese gilt es, als erstes zu ermitteln, um auf dieser Basis eine Ausschreibung für den zu vergebenden Bestand durchzuführen. Seit der Liberalisierung der Strom- und Gasmärkte und dem damit verbundenen transparenten Handel an der European Energy Exchange (EEX) bietet sich eine Vielzahl an Preis- und Laufzeitmodellen, deren detaillierte Erläuterung den Rahmen dieses Beitrags sprengen würde. Grundsätzlich besteht die Wahl zwischen variablen und festen Preismodellen. Bei variablen Modellen wird die Energie zum börsentäglichen Kurs gekauft, der üblichen Schwankungen unterliegt, zudem aber auch auf unvorhersehbare Ereignisse, z. B. die Ukrainekrise im April 2014, empfindlich reagieren kann. Der Lieferant berechnet neben dem Mengenpreis für Gas oder Strom eine Handling-Fee. Die Höhe dieser Bearbeitungsgebühr ist abhängig von der abgenommenen Gesamtmenge. Feste Preismodelle sichern einen fixierten Preis für eine definierte Laufzeit. Sie erfordern immer die Entscheidung, an einem Tag X eine Energiemenge Y einzukaufen. Erst retrospektiv lässt sich feststellen, ob der vereinbarte Preis attraktiv oder vielleicht zu hoch war. Zwischen diesen Modellen existieren Mischvarianten, die das Risiko, zum falschen Zeitpunkt eingekauft zu haben, reduzieren sollen.

Beim Abschluss von Energielieferrahmenverträgen ist den Regelungen zu den Vertragspartnern, den Laufzeiten und den ggf. definierten Gesamtabnahmemengen besondere Beachtung zu schenken. Zu empfehlen ist eine Anlage zum Vertrag, die eine Bestandsliste der zu versorgenden Objekte, die Vereinbarung, dass der Verwalter im Rahmen und auf Rechnung der Gemeinschaften handelt und Ansprüche des Lieferanten immer gegen diese zu richten sind, enthält. Anzuraten sind auch überschaubare Laufzeiten von normalerweise einem Jahr. Zudem sollte der Umgang mit Objekten geregelt sein, die den ­Vertragsbestand verlassen. Dies ist insbesondere in Hinblick auf Preisanpassungsklauseln für ggf. sinkende Abnahmemengen wichtig, die zur Preiserhöhung für den restlichen Bestand führen können.

Versicherungsverträge

Versicherungsrahmenverträge stellen aufgrund der komplexen Regelwerke der Versicherungen eine Besonderheit dar. Preise und Leistungen lassen sich oft nicht transparent vergleichen, machen es Eigentümern und Verwaltern schwer, eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung zu treffen. Üblicherweise lassen sich Verwalter deshalb von Versicherungsmaklern unterstützen, die i. d. R. vom Versicherer nach dem vermittelten Prämienvolumen vergütet werden. Ein solcher Makler wird bei der Ausschreibung eines Rahmenvertrags die Standardbedingungen um zusätzliche Leistungen und so den Versicherungsschutz erweitern. Nach wie vor kalkulieren Versicherer oft nicht auf Objekt- sondern auf Portfolio-Ebene. Für sie ist die Gesamtgeschäftsverbindung aus dem Rahmenvertrag von Interesse, nicht das einzelne Objekt. Prämien werden dann z. B. nach Anzahl der Wohneinheiten erhoben – mit dem Risiko, dass weniger schadenträchtige Objekte solche mit hoher Schadenquote „quersubventionieren“. Die Dokumentation des bisherigen Schadenaufkommens pro Objekt kann dazu beitragen, marktgerechte Angebote zu erhalten. Ein guter Versicherungsmakler kann hier „auf Knopfdruck“ helfen.

Fazit

Die Erfahrung zeigt, dass Strukturierung, Ausschreibung und Handhabung von Rahmenverträgen nicht nur rechtliche Risiken birgt, sondern auch mit erheblichem Arbeitsaufwand verbunden ist. Sofern solche Verträge Kunden einen echten, messbaren Mehrwert bringen, können sie ein attraktives Marketinginstrument sein. Lässt sich dies nicht eindeutig herausarbeiten, sollte man sich als Verwalter ernsthaft überlegen, ob Chancen und Risiken beim Abschluss von Rahmenverträgen in akzeptabler Relation stehen.

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