Der Umlaufbeschluss - Die gesetzlich geregelte neue Form, und wie man sie umsetzt.

Mit Inkrafttreten des reformierten Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) zum 1. Dezember 2020 sind für die Praxis wichtige Änderungen beim Umlaufverfahren in § 23 Abs. 3 WEG eingeführt worden. Am seit Jahren bestehenden Quorum der Allstimmigkeit hat sich betrüblicherweise nichts geändert.

Die Änderung der Formvorschrift
Nach § 23 Abs. 3 S. 1 WEG kann die Zustimmung sämtlicher Wohnungseigentümer zu einem Umlaufbeschluss seit dem 1. Dezember 2020 in Textform gemäß § 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) erklärt werden. Ähnlich wie bei der Ladungsfrist gemäß § 24 Abs. 4 WEG besteht nun die Möglichkeit, Umlaufbeschlüsse im Wege elektronischer Kommunikation zu fassen, z. B. per E-Mail, über Internetplattformen oder Apps. Weitere Änderungen zu den allgemeinen Grundsätzen des Umlaufbeschlusses sieht die WEG-Reform 2020 allerdings nicht vor. So bleibt weiterhin streitig, ob die Verkündung eines Umlaufbeschlusses, ohne die erforderliche Mehrheit erreicht zu haben, ein Nichtbeschluss ist und damit niemals Rechtswirkung entfaltet.

Vereinfachung bei konkretem (Beschluss-) Gegenstand
Eine deutliche Erleichterung für die Praxis ist die in § 23 Abs. 3 S. 2 WEG eingeführte Beschlusskompetenz, wonach die Wohnungseigentümer in der Eigentümerversammlung beschließen können, dass für einen einzelnen Gegenstand im Umlaufverfahren die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Dieser Beschluss bedarf ebenfalls der einfachen Mehrheit. Dazu ein Beispiel, wie es nach altem Recht bis 30. November 2020 war: Stellte sich in der Eigentümerversammlung heraus, dass die Jahresabrechnung fehlerhaft ist und dieser Fehler sich auf die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse auswirkt, behalf man sich in der Praxis oft so: Die Jahresabrechnung wurde unter der Bedingung beschlossen, dass der Verwalter im Nachgang der Versammlung eine Korrektur der Jahresabrechnung verschickt. Der Sinn dieser Vorgehensweise liegt auf der Hand: Alle Beteiligten möchten sich eine weitere Eigentümerversammlung ersparen. Unter bestimmten Bedingungen waren solche Beschlüsse sogar nichtig, auf jeden Fall rechtswidrig (Landgericht München I, Urteil vom 22.9.2016, ZMR 2017, 89).

Nach neuem Recht ist es seit 1. Dezember 2020 so: Mit der Erleichterung aus § 23 Abs. 3 S. 2 WEG kann nach entsprechender Beratung in der Eigentümerversammlung mehrheitlich beschlossen werden, dass die korrigierte Jahresabrechnung bzw. die daraus resultierenden Nachschüsse oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse mit einfacher Mehrheit im Umlaufverfahren genehmigt werden.

Anwendbar ist das erleichterte Verfahren z. B. auch auf Baumaßnahmen oder Folgebeschlüsse zu Baumaßnahmen, Fehler im Wirtschaftsplan mit Folgen für die Vorschüsse, Auftragserweiterungen usw.

Die einfache Mehrheit im Umlaufverfahren kann nur gelten, wenn für den jeweiligen Beschlussgegenstand diese Mehrheit auch benötigt wird. Da seit 1. Dezember 2020 nach § 25 Abs. 5 WEG bei der Beschlussfassung stets die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt, sollte dies – abgesehen von exotischen Ausnahmen in der Gemeinschaftsordnung, wobei hier ggf. noch die Übergangsvorschrift des § 47 WEG zu berücksichtigen ist – unproblematisch sein.

Die Beschlusskompetenz
Nach hier vertretener Auffassung wird die Beschlusskompetenz allerdings dort eingeschränkt, wo die vollständige Verlagerung eines neuen oder komplexen Gegenstandes in das erleichterte Umlaufverfahren erfolgt. Gesichert ist diese Ansicht nicht, denn zur Überprüfung der These können zunächst nur die Gesetzesmaterialien herangezogen werden: „Wenn sich die Wohnungseigentümer etwa in der Eigentümerversammlung mangels hinreichender Informationen nicht in der Lage sehen, abschließend einen Beschluss über einen bestimmten Gegenstand zu fassen, können sie beschließen, diesen Beschluss im Umlaufverfahren nachzuholen (BT-Drucks. 19/22634; S. 45).

Die Rechtsprechung wird klären müssen, wann der Anwendungsbereich des § 23 Abs. 3 S. 2 WEG überschritten wird, insbesondere wann es nicht mehr um einen einzelnen Gegenstand geht oder eine vollständige Verlagerung eines bestimmten Beschlussgegenstandes ohne vorherige Beratungsmöglichkeit in das Umlaufverfahren erfolgt.

Hier ist Vorsicht geboten
Ein abstrakt-genereller Beschluss des Inhalts, dass ein bestimmter Beschlussgegenstand – z. B. über die Nachschüsse bzw. Anpassung der beschlossenen Vorschüsse – künftig und dauerhaft fortgelten soll, kann nicht gefasst werden und wäre mangels Beschlusskompetenz nichtig.

Für den Verwalter stellt sich weiterhin die Frage, ob dieses Procedere in der Tagesordnung angekündigt werden muss, oder ob es sich um einen spontanen Geschäftsordnungsbeschluss handelt. Folgt man einer in der Literatur vertretenen Meinung, wird man wohl von einem Geschäftsordnungsbeschluss ausgehen können, und eine Ankündigung wäre somit entbehrlich (Dötsch/Schultzky/Zschieschak, WEG-Recht 2021, S. 231, Rn. 32 ff.). Diese Sichtweise leuchtet ein, denn es stellt sich in der Regel erst in der Eigentümerversammlung heraus, ob die Wohnungseigentümer sich an diesem Tag in der Lage sehen, den Beschluss zu fassen oder – weil etwas unklar oder fehlerhaft ist – möglicherweise eine Vertagung anzustreben.

Ansonsten gelten für dieses Verfahren die bekannten Regeln zur Umsetzung des gewöhnlichen Umlaufbeschlusses: Übersendung eines Beschlussvorschlags an die Wohnungseigentümer in Textform, angemessene Fristsetzung zur Abgabe der Stimme und Rücksendung an den Verwalter, Auszählung der Stimmen und Verkündung durch den Verwalter, Eintragung in die Beschlusssammlung.

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass der Aufwand, der mit dem gesamten Umlaufbeschluss verbunden ist, soweit den Verwalter kein Verschulden trifft, als variable Vergütung im Verwaltervertrag vereinbart werden sollte (vergl. Landgericht Köln, Urteil vom 10.9.2020, Az. 29 S 263/19; ZWE 2021, 48 mit Anmerkung Casser; Bundesgerichtshof, Versäumnisurteil vom 5.7.2019, Az. V ZR 278/17, NJW 2020, 988).

Beschlussvorschlag:
Ein Musterbeschluss könnte wie folgt lauten: „Nach ausführlicher Beratung [ggf. mit Begründung] beschließt die Eigentümergemeinschaft, dass TOP 3: „Beschluss über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Nachschüsse für das Kalenderjahr 2020 (Jahresabrechnung)“ gemäß § 23 Abs. 3 S. 2 WEG zeitnah [ggf. konkreten Zeitraum festlegen] im Rahmen eines Umlaufbeschlusses, bei dem dann die Mehrheit der abgegebenen Stimmen reicht, nachgeholt werden soll. Der Verwalter wird beauftragt, alle notwendigen Maßnahmen, die mit der Initiierung des Umlaufbeschlusses verbunden sind, in die Wege zu leiten.“

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