Die Jahresabrechnung Aufbau, Inhalt und Beschlussfassung nach dem neuen WEG

In der alten Fassung des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG a. F.) regelte § 28 Abs. 3 die Pflicht des Verwalters, nach „Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung aufzustellen“. Inhalt, Umfang oder Ausgestaltung dieser Abrechnung regelte das Gesetz nicht. So gingen die Auffassungen darüber, was in der Abrechnung zu regeln sei, weit auseinander. Letztlich war sogar umstritten, worüber die Eigentümer mit dem Abrechnungsbeschluss überhaupt entschieden – Abrechnungssumme, Abrechnungssaldo oder Abrechnungsspitze.

Die Neufassung des § 28 WEG ist deutlich konkreter. Nicht alle Fragen klärt die Norm, stellt aber einige Grundsätze auf. Nach dem Wortlaut des § 28 Abs. 2 S. 2 WEG hat der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan aufzustellen – dies ist die Jahresabrechnung. Die Beschlussfassung gibt § 28 Abs. 2 S. 1 WEG vor: „Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse“.

Gewichtige Klarstellungen
In dieser sprachlichen Unterscheidung stecken für die Praxis gewichtige Klarstellungen. Der Verwalter erstellt die Abrechnung über den Wirtschaftsplan und berücksichtigt hierbei die Einnahmen und Ausgaben. Anhand dieser Abrechnung lässt sich erkennen, ob die im Wirtschaftsplan festgelegten Vorschüsse auskömmlich, zu niedrig oder gar zu hoch angesetzt waren. Die Differenzen zwischen den Zahlungen laut Wirtschaftsplan und der Abrechnung bilden die sogenannte „Abrechnungsspitze“. Hierüber beschließen die Eigentümer – § 28 Abs. 2 S. 1 WEG beendet den oben beschriebenen Meinungsstreit.

Somit stehen Wirtschaftsplan und Abrechnungsspitze als die wesentlichen Steuerungselemente der Finanzen in der Eigentümergemeinschaft nebeneinander. Einmal im Wirtschaftsplan beschlossene Zahlungsverpflichtungen bleiben bestehen, und durch den Beschluss über die Abrechnungsspitze werden nur Verpflichtungen der Eigentümer zur Nachzahlung oder Erstattungen an sie geregelt.

Beschlussfassung über die Abrechnungsspitze
Über die Abrechnung selbst beschließen die Eigentümer hingegen nicht. Die vom Verwalter erstellte Abrechnung dient als Grundlage für den Beschluss über die Spitze. Beschlossen wird aber nur über die Spitze, nicht über die Abrechnung. Diese Klarstellung wird erhebliche Auswirkungen auf die Anfechtungspraxis haben. Da nur über die Abrechnungsspitze beschlossen wird, können nur Fehler einer Abrechnung als Begründung einer Anfechtungsklage herangezogen werden, die auch wirklich Auswirkungen auf die Abrechnungsspitze haben. Fehler in der Abrechnung, die sich hierauf nicht auswirken, bleiben unbeachtlich, eben weil über sie nicht beschlossen wird. Passé sind also Prozesse, in denen deklaratorische Mitteilungen in der Abrechnung zur Anfechtung derselben führten, weil diese Mitteilungen „dort nicht hingehörten“.  Natürlich kann ein Eigentümer bei Fehlern die inhaltliche Korrektur einer Abrechnung verlangen (und dies ggf. auch einklagen). Wirken sich die Fehler in der Abrechnung aber auf die Abrechnungsspitze nicht aus, dann führen sie auch nicht zur Anfechtbarkeit des Beschlusses über die Abrechnungsspitze.

Das gehört in die Abrechnung.
Wie bisher hat der Verwalter die Gesamtabrechnung und die Einzelabrechnungen zu erstellen. Inhalt der Abrechnungen sind die Einnahmen und Ausgaben (§ 28 Abs. 2 S. 2 WEG). Es bleibt insofern auch bei dem derzeit bestehenden Prinzip der Einnahmen-Ausgaben-Abrechnung, nur die tatsächlichen Zahlungsströme sind aufzunehmen, diese aber vollständig. Weiterhin sind die Einnahmen und Ausgaben nach Sach- und Personengruppen zu gliedern. Forderungen gehören nicht in die Abrechnung. Abgrenzungen sind nach wie vor unzulässig, bis auf die wenigen Bereiche, in denen sie Pflicht sind (z. B. nach Heizkosten­ver­ordnung).

Der Vermögensbericht
Neben der Abrechnung hat der Verwalter nun nach Ablauf eines Kalenderjahres auch einen Vermögensbericht zu erstellen (§ 28 Abs. 4 WEG). Dieser Vermögensbericht wird im Abrechnungswesen eine wichtige Funktion einnehmen. Während die Abrechnung selbst über Einnahmen und Ausgaben informiert, hat der Vermögensbericht bilanziellen Charakter. Die darin gemachten Angaben ergänzen die Abrechnung.

Hier finden sich Inhalte wieder, die bislang zwingend den Abrechnungen zugewiesen wurden, dort aber nun nicht mehr verlangt werden. Zum Vermögensbericht gehören die „Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens“ (§ 28 Abs. 4 WEG). Hier wird also die Rücklage (die an die Stelle der früheren Instandhaltungsrückstellung tritt) dargestellt. Es handelt sich um die Angabe des tatsächlich vorhandenen Vermögens (Ist-Zustand). Da aber Forderungen zur Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens gehören, gehören auch sie in den Vermögensbericht. Es sind auch die Rückstände zur Rücklage aufzuführen. Ferner sind die Anfangs- und Endbestände der Konten ­aufzunehmen.

In den Vermögensbericht gehören mithin die Bankkonten sowie sonstige Kassenbestände, Forderungen und Verbindlichkeiten. Letztere umfassen vertragliche Ansprüche und Verpflichtungen, aber auch solche, denen Schadenersatz zugrunde liegt. Zudem sind Vermögenswerte wie bewegliche Güter oder Immobilien der Gemeinschaft aufzunehmen, wozu auch angeschafftes Verbrauchsmaterial gehört.

Eine Abgrenzung bildet allerdings das Kriterium, dass es sich um wesentliches Gemeinschaftsvermögen handeln muss. Unwesentliche Güter können daher vernachlässigt werden. Was unter „wesentlich“ zu verstehen ist, lässt das Gesetz offen, und gerade bei Sachgütern wird dies zu diskutieren sein. Der finanzielle Wert kann hierfür maßgeblich sein, muss es aber nicht – es wird auf den Einzelfall ankommen. Da aber ohnehin nur eine Aufstellung verlangt wird, wird eine Auflistung der Vermögensgegenstände genügen, und nicht zwingend muss diese auch bilanziell bewertet werden. Beispielsweise wird die für die Eigentümergemeinschaft angeschaffte Müllpresse als solche in der Auflistung erscheinen, und auch etwa noch vorhandenes Heizöl ist mit Mengen- (nicht mit Wert-) angabe in diese Auflistung aufzunehmen, das Bankkonto hingegen mit Summen, dem Anfangs- und Endbestand.

Der Vermögensbericht ist „jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen“ (§ 28 Abs. 4 WEG). Mithin sollte er mit der Abrechnung erstellt werden und dann den Eigentümern vor der Beschlussfassung über die Abrechnungsspitze zugeleitet werden. Nichts spricht dagegen, dies in elektronischer Form zu tun.

Musterbeschluss
Die Beschlussfassung über die Abrechnungsspitze kann sich am Gesetzeswortlaut orientieren. „Die Eigentümer beschließen die Einforderung von Nachschüssen sowie die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse, wie sie sich aus den mit der Einladung übermittelten Abrechnungen (Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen vom XY.AZ.2020) ergeben“. Aber auch „die Eigentümer beschließen die Abrechnungsspitzen aus der mit der Einladung übermittelten Gesamtabrechnung und den Einzelabrechnungen vom XY.AZ.2020“ sollte als Beschlusstext ausreichend sein. An dem Umstand, dass die Unterlagen, die nicht selbst im Beschlusstext genannt sind, ausreichend bestimmt in Bezug genommen werden müssen, hat sich nichts geändert. Teilweise werden sehr strenge Anforderungen an die Beschlusstexte vertreten. Wer dem folgt, nimmt die Anzahl der Einzelabrechnungen in den Beschlusstext auf – letztlich kann auch eine tabellarische Auflistung der jeweiligen Abrechnungsspitzen zum Inhalt des Beschlusses werden.

Foto: © Africa Studio / Shutterstock.com