Die Sonderumlage

Wie ist sie in der Jahresabrechnung von Wohnungseigentümergemeinschaften zu behandeln?

Die Bewirtschaftung einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) erfordert nicht nur viele organisatorische Tätigkeiten, um die fortlaufende und gefahrenfreie Nutzung des Gemeinschaftseigentums zu gewährleisten, sondern auch die Bereitstellung ausreichender finanzieller Mittel. Das Erfordernis ausreichender finanzieller Mittel sieht der Gesetzgeber – im Rahmen ordnungsmäßiger Verwaltung und Benutzung – mit der Festsetzung von Vorschüssen (Hausgeld) im Wirtschaftsplan vor. Reichen die Vorschüsse zur Bewirtschaftung nicht aus, ist ebenso im Rahmen ordnungsmäßiger Verwaltung der Liquiditäts- bzw. Finanzbedarf festzustellen. Als Finanzierungsmöglichkeiten stehen hierbei zur Verfügung: der Einsatz der Erhaltungsrücklage, die Aufnahme von Fremdmitteln und die Erhebung einer Sonderumlage. Im Nachfolgenden wird auf die Erhebung der Sonderumlage und auf ihre Berücksichtigung in der Jahresabrechnung eingegangen.

Das Wesen der Sonderumlage

Die Sonderumlage ist ein bedeutendes Finanzierungsinstrument bei Liquiditätsengpässen aus der unterjährigen Bewirtschaftung, die folgende Ursachen haben können:

• fehlende Vorschussleistungen
• Ausgaben für Prozesskosten/Klageverfahren
• unerwartete Preissteigerungen
• unvorhergesehene notwendige Erhaltungsmaßnahmen
• bauliche Veränderungen

Obgleich das Gesetz keine näheren Regelungen zu Sonderumlagen vorgibt, werden diese als „Nachtrag zum Wirtschaftsplan“¹ bzw. als „weitere/zusätzliche Vorschüsse“ bezeichnet. Der Anspruch bei kurzfristig fehlendem Finanzbedarf leitet sich aus der Einforderung ordnungsmäßiger Verwaltung ab.² 

Erforderliche Beschlussfassung

Voraussetzung dafür, dass Sondereigentümer eine Sonderumlage zu leisten haben, ist – wie bei den (Hausgeld-) Vorschüssen – eine Beschlussfassung. Unterjährig erfolgt die Festsetzung der Sonderumlage neben dem rechtsgültigen Wirtschaftsplan als sog. Nachtrag.³ 

Voraussetzung für die Abrechnung

Die Abrechnung der Sonderumlage setzt einen rechtswirksamen Beschluss voraus und erfolgt ausschließlich über die Jahresabrechnung. Die Berücksichtigung erfolgt ebenso, falls der Beschluss für ungültig erklärt wurde und die Maßnahme noch nicht durchgeführt wurde. In diesem Fall besteht kein separater Rückforderungsanspruch seitens der Sondereigentümer; der Anspruch ergibt sich aus der Abrechnungsspitze.

Die Sonderumlage in der Jahresabrechnung

Die Sonderumlage wird nicht separat, sondern in der Jahresabrechnung abgerechnet. D. h. die (tatsächlich) geleisteten Umlagezahlungen werden wie geleistete (Hausgeld-)Vorschüsse als Einnahmen in die Jahresabrechnung⁴ aufgenommen. Die tatsächlich verausgabte Sonderumlage (z. B. für Erhaltungsmaßnahmen oder Prozesskosten) wird bei den Ausgaben berücksichtigt.

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung der Jahresabrechnung nach dem Geldflussprinzip (Ausnahme: Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung gemäß Heizkostenverordnung)⁵ findet auch bei der Sonderumlage Anwendung:

• Alle innerhalb des Abrechnungsjahres geflossenen Zahlungen zur Sonderumlage werden in die Jahresabrechnung als Einnahmen und Ausgaben aufgenommen.
• Die auf der Einnahmenseite geleisteten Vorschüsse zur Sonderumlage stellen keine verteilungsrelevanten Einnahmen dar.
• Die auf der Ausgabenseite verbuchten Beträge der Sonderumlage sind verteilungsrelevante Ausgaben.
• Wird im gleichen Wirtschaftsjahr nicht die gesamte Sonderumlage verbraucht, kann diese nur mit einem entsprechenden Beschluss der GdWE der Erhaltungsrücklage zugeführt werden.⁶
• Die Berechnung der Abrechnungsspitze in der Einzeljahresabrechnung ergibt sich aus der Differenz der tatsächlich geflossenen Einzelausgaben (inklusive der verbrauchten Sonderumlage) und den beschlossenen Vorschüssen aus Einzelwirtschaftsplan und Sonderumlage.

Handhabe bei mehrjährigen Sonderumlagen

Erstrecken sich die Ausgaben der Sonderumlage auf mehrere Jahre, so ist nach herrschender Meinung die nicht verbrauchte Sonderumlage als gesonderte Rücklage abzurechnen. D. h. der nicht verbrauchte Betrag (z. B. 50 Prozent der mehrjährigen Sonderumlage für eine Kellersanierung) wird als gesonderte Rücklage der Erhaltungsrücklage (buch­halterisch: „nicht verbrauchte Sonderumlage“) zugewiesen; alternativ als zweckbestimmte Sonderrücklage neben der Erhaltungsrücklage. Die dann im ersten Jahr anteilig noch nicht verbrauchte Sonderumlage (z. B. 50 Prozent) kann als Guthaben ausgewiesen werden – ohne Verteilung in den Einzelabrechnungen.

Die gesonderte Rücklage (altern. Sonderrücklage) wird dann erst in der jeweiligen Jahresabrechnung aufgelöst, in der die Maßnahme abgeschlossen und vollständig bezahlt wurde.⁷ Diese Vorgehensweise erhält die bereits geschöpfte Liquidität einer mehrjährigen Sonderumlage.

Empfehlung

Beim Beschlussantrag zu mehrjährigen Sonderumlagen soll die buchhalterische Handhabe der nicht verbrauchten Sonderumlage, z. B. als gesonderte Rücklage, mit aufgenommen und beschlossen werden.

Fazit

Die zweckgebundene Sonderumlage ist in der Jahresabrechnung zu berücksichtigen. Handelt es sich um eine mehrjährige Sonderumlage, sollte die buchhalterische Vorgehensweise vorzugsweise im Beschlussantrag aufgenommen werden.

1 BGH-Urteil v. 19.7.2024, Az. V ZR 139/23, BGH-Urteil v. 13.1.2012, Az. V ZR 129/11
2 s. § 18 Abs. 2 WEG; die Umsetzung nach § 28 WEG
3 analog § 28 Abs. 1 und 3 WEG
4 KG, Urteil v. 22.11.2004, Az. 24 W 233/03, Lehmann-Richter/ Wobst, Wohnungseigentumsrecht, 2. Aufl. 2025
5 BGH-Urteil v. 17.2.2012, Az. V ZR 251/10
6 s. Bärmann, Wohnungseigentumsgesetz, 15. Aufl. 2023 Rn. 171
7 s. ebd. Rn. 172