Die Vollmacht in der Eigentümerversammlung

Wenn ein Eigentümer sich in der Eigentümerversammlung vertreten lässt, kann dies sowohl für ihn als auch für den Verwalter heikel werden. Unser Autor zeigt die Fallstricke auf und erklärt, wie man sie vermeidet.

Die Eigentümerversammlung ist das Entscheidungsgremium der WEG. Hier werden sämtliche Belange der WEG diskutiert, zum Beispiel die Wohngeldabrechnung oder anstehende Reparaturarbeiten und durch einen Beschluss bindend geregelt (§ 23 WEG).

§ 24 WEG schreibt vor, dass die WEG-Versammlung wenigstens einmal im Jahr stattfindet, mit einer Einladungsfrist von mindestens zwei Wochen. Ein Eigentümer, der an dieser Versammlung nicht teilnehmen kann, darf sich vertreten lassen, das heißt, er bevollmächtigt jemand anderen, der das Stimmrecht in seinem Namen ausübt. Eine solche rechtsgeschäftliche Vertreterbestellung kann für eine bestimmte Versammlung oder auch für alle zukünftigen Versammlungen erteilt werden.

Die Vertreterbestellung darf auch auf einzelne Tagesordnungspunkte beschränkt werden. Den Umfang der Bevollmächtigung bestimmt der Vollmachtgeber. Das WEG selbst beinhaltet zur Vertreterbestellung keine Regelungen. Die gesetzlichen Grundlagen ergeben sich aus den §§ 164 bis 181 BGB. Weitere Bestimmungen zur Bevollmächtigung können in der Gemeinschaftsordnung beziehungsweise Teilungserklärung getroffen werden.

Faxkopie oder E-Mail genügen nicht

Das BGB schreibt in § 167 Absatz 2 ausdrücklich keine besondere Form der Vollmacht vor. Allerdings wird in der Gemeinschaftsordnung regelmäßig vorgeschrieben, dass die Vollmacht schriftlich erteilt werden und in der Versammlung vorliegen muss. Eine Faxkopie oder E-Mail genügt in diesem Fall nicht. Die Vollmacht muss im Original in der Versammlung vorhanden sein.

Die Vollmacht beinhaltet den Namen und die Adresse des Vollmachtgebers, damit der Verwalter dessen Zugehörigkeit zur Eigentümergemeinschaft feststellen kann. Name und Adresse des Bevollmächtigten sind anzugeben, damit die Identität des an der Versammlung teilnehmenden Vertreters festgestellt werden kann. Im Vollmachtstext muss zum Ausdruck kommen, dass der Bevollmächtigte das Stimmrecht in der WEG-Versammlung im Namen des Vollmachtgebers ausüben darf. Ist keine weitere Regelung getroffen, darf der Bevollmächtigte in allen Beschlussfassungen, die in der Versammlung anstehen, für den Vollmachtgeber abstimmen. Er unterliegt dabei keinen Einschränkungen und ist ausschließlich dem Vollmachtgeber gegenüber verantwortlich für sein Stimmverhalten in der Versammlung.

Bevollmächtigter ist nicht weisungsgebunden

Aus diesem Grund ist es üblich und auch zulässig, dass der Vollmachtgeber den Bevollmächtigten anweist, zu bestimmten Tagesordnungspunkten auch in bestimmter Weise abzustimmen. Gegenüber der WEG-Versammlung ist eine solche Beschränkung der Vollmacht aber selbst dann nicht bindend, wenn das gewünschte Abstimmungsverhalten des Bevollmächtigten sich ausdrücklich aus der schriftlichen Vollmacht ergibt. Häufig sehen zwar Vollmachtsformulare, die ein Verwalter mit der Einladung zur WEG Versammlung verschickt, einzelne Spalten vor, in die der Vollmachtgeber das gewünschte Abstimmungsverhalten zu einzelnen Tagesordnungspunkten einträgt. In der Versammlung kommt es dann aber auf das tatsächliche Stimmverhalten des Bevollmächtigten an.

Formalrechtlich würde es sich sonst, bei einem unbedingt an die Vorgaben des Vollmachtgebers gebundenen Versammlungsteilnehmers nämlich nicht mehr um einen Vertreter im Rechtssinne handeln, sondern eher um einen Boten einer fremden Willenserklärung. Ob im Einzelfall der Teilnehmer nur ein Bote sein soll oder ein Vertreter, muss der Versammlungsleiter anhand der Erklärung in der schriftlichen Vollmacht beurteilen.

Keinen Anspruch auf weisungsgemäßes Abstimmen

Die Unterscheidung ist zum Teil nur sehr schwer zu treffen, sodass dem Versammlungsleiter ein weiter Beurteilungsspielraum zugestanden wird. Rechtsprechung und Literatur gleichermaßen sehen die üblichen Vollmachtsbeschränkungen und das darauf gestützte Abstimmungsverhalten stets als wirksam an, solange der Vollmachtstext eine eigene Entscheidungsmöglichkeit des Bevollmächtigten nicht ausdrücklich und unmissverständlich ausschließt. Die WEG kann jedoch aus einer solchen Vollmacht keinen Anspruch auf das vorgegebene Abstimmungsverhalten herleiten. Der Vertreter kann in seinem Abstimmungsverhalten durchaus wirksam von der Vorgabe des Vollmachtgebers abweichen. In diesem Fall liegt eine Abstimmung eines vollmachtlosen Vertreters gemäß § 180 Absatz 1 BGB vor, die nach der gesetzlichen Regelung wirksam ist.

Der Bevollmächtigte ist weiterhin nur dem Vollmachtgeber gegenüber verantwortlich. Ob dem Vollmachtgeber ein Anfechtungsrecht eines Beschlusses der Eigentümerversammlung zusteht, wenn der Bevollmächtigte anders abstimmt als vorgesehen, ist eine Frage des Einzelfalls. Regelmäßig wird ein solches Anfechtungsrecht aber eher nicht bestehen.

Eine Vollmacht beinhaltet zu ihrer Wirksamkeit also lediglich eine Angabe über den Vollmachtgeber, den Bevollmächtigten und eine Erklärung über die Vertretung in der WEG Versammlung. Sie ist vom Vollmachtgeber zu unterschreiben. Weitere zwingende Bestandteile sind nicht vorgesehen.

Ohne ordnungsgemäße Vollmacht kein Stimmrecht

Der Verwalter, der gemäß § 24 Absatz 5 WEG den Vorsitz in der Versammlung führt, muss eine nicht ordnungsgemäß vorliegende Vollmacht in der Versammlung zurück weisen und den Bevollmächtigten von der Stimmrechtsabgabe ausschließen.
Sofern der Bevollmächtigte nicht selbst Eigentümer der WEG ist, muss er bei zurückgewiesener Vollmacht die Versammlung verlassen.

Weist der Verwalter die ordnungswidrige Vollmacht nicht zurück, ist die daraufhin erfolgte Stimmabgabe dann wiederum wirksam. (§ 180 Absatz 1 BGB). Inwieweit ein so getroffener Beschluss eventuell nach § 43 Absatz 4 in Verbindung mit § 46 WEG nachträglich anfechtbar ist, wäre gesondert am Maßstab des Grundsatzes der ordnungsgemäßen Verwaltung im Sinne des § 21 Absatz 3 WEG zu prüfen und durch das zuständige Gericht zu entscheiden.

Weil die WEG-Versammlung grundsätzlich nicht öffentlich ist, sondern nur der Kreis der Eigentümer und der Verwalter daran teilnehmen dürfen, sieht die Gemeinschaftsordnung häufig vor, dass auch nur ein eingeschränkter Personenkreis bevollmächtigt werden darf. Das sind regelmäßig der jeweilige Ehegatte, gleichgültig ob dieser auch Eigentümer ist oder nicht, der Verwalter oder ein anderer Miteigentümer. Zum Teil wird eine Vertretung durch einen Rechtsanwalt oder eine Person zugelassen, die von Berufs wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.

Eine solche Regelung, durch die der Kreis der Vertreter beschränkt wird, ist auch grundsätzlich wirksam. Nur in besonderen Grenzfällen ist es denkbar, dass sich die Versammlung aus dem Grundsatz von Treu und Glauben heraus nicht auf diese Vollmachtsbeschränkung berufen darf. Einzelfälle dazu sind von der Rechtsprechung immer wieder einmal entschieden worden, so etwa durch das OLG Düsseldorf in seiner Entscheidung OLGR 1999, 196.

Nicht möglich ist es, dass ein Eigentümer sein gewünschtes Abstimmungsverhalten vorab schriftlich mitteilt und in der Versammlung dann nicht anwesend ist. Es ist zwingend ein Bevollmächtigter zu bestimmen, der den Gang der Diskussion aufnimmt und erst nach der Erörterung des Tagesordnungspunktes seine Entscheidung trifft und danach abstimmt.

Jeder Miteigentümer sollte daher gründlich prüfen, wen er in einer WEG Versammlung bevollmächtigt, denn an den so getroffenen Beschlüssen lässt sich in der Regel nichts mehr ändern.

Foto: © Zurijeta / Shutterstock.com