Digitale WEG - Verwaltung: Eine Aufgabe auf Champions-League-Niveau

Nicht um einfache Digitalisierungsprozesse wie eine digitale Dokumentenablage soll es hier gehen, sondern um Merkmale einer digitalen Prozess- und Informationssteuerung, und dies mit Blick auf die Besonderheiten der digitalen Kundenkommunikation mit Wohnungseigentümergemeinschaften. Denn die WEG-Verwaltung ist eine der komplexesten Formen der Immobilienverwaltung, und das wirkt sich auch auf die Umsetzung von Digitalisierungsprozessen aus.

Was es so schwierig macht
Zum einen ist jede Eigentümergemeinschaft individuell verschieden, unterschiedliche Prozess- und Entscheidungswege stellen uns vor jeweils besondere Aufgaben, und viele Gemeinschaftsordnungen regeln Sachverhalte speziell. Zum anderen geben gesetzliche Vorgaben den Handlungsrahmen für Verwaltungen explizit vor. Das novellierte Wohnungseigentumsgesetz lässt die Individualität jedes Objekts aktuell noch stärker hervortreten. Sowohl die erweiterte Beschlusskompetenz der Eigentümer als auch die Möglichkeiten des § 27 Abs. 2 WEG befeuern diese Tendenz.

Eine weitere Herausforderung bei der Digitalisierung einer WEG-Verwaltung stellt die Steuerung der Informations- und Kommunikationswege dar. Je nach Vorgang müssen alle oder nur einzelne Eigentümer, Mieter oder auch z. B. Beiräte, Handwerker, Hausmeister an einem Prozess beteiligt und/oder darüber informiert werden. Vor diesem Hintergrund hat die WEG-Reform 2020 unsere Tätigkeit noch komplexer gestaltet. Die Öffnung des § 29 Abs. 1 WEG für eine frei definierbare Zahl von Beiräten erschwert dem Verwalter die gezielte Kommunikation. Zudem ist das Informationsrecht jedes Eigentümers nach § 18 Abs. 4 WEG eine Verpflichtung, die erfüllt werden muss. Die Frage, in welcher Form eine Überwachung der Verwaltung durch den Beirat nach § 29 Abs. 2 WEG digital ermöglicht werden kann oder muss, wird erst die Zukunft beantworten. Zu guter Letzt haben Verwalter bei jeder digitalen Datenverarbeitung auch noch die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung in Bezug auf Datenvorhaltung und -freigabe zu berücksichtigen.

Wie löst man Mammut ­Aufgaben?
Wie an jede Aufgabe sollte man auch an diese realistisch herangehen und zwischen großen Erwartungen und tatsächlicher Realisierbarkeit differenzieren. Der eigene Anspruch an eine professionelle Verwaltung und der Kundenwunsch nach Reaktion in Echtzeit werden oft durch praktische Umsetzbarkeit und die am Markt existenten Softwarelösungen in ihre Schranken verwiesen.

Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung von Prozessen ist die Standardisierung aller Geschäftsabläufe sowie die dezidierte Festlegung der Prozessinhalte. Die Standardisierung beginnt bereits im Kleinen, mit einer wichtigen, wenn auch ungeliebten Aufgabe, nämlich der umfassenden Pflege und Aktualisierung der Stammdaten. Erfolgreiche Digitalisierung erfordert stets eine umfangreiche und belastbare Datenbasis. Darauf aufbauend ist jeder einzelne Geschäftsvorgang – ob technischer, kaufmännischer oder organisatorischer Art – in Bezug auf die Prozessbeteiligten zu analysieren: Wer ist wann, wo und wie an diesem Vorgang beteiligt? Ist es ein rein interner Vorgang, oder müssen externe Beteiligte oder gar Personengruppen eingebunden werden? Sind diese rein informativ involviert, oder ist eine Rückmeldung unsererseits erwünscht, vielleicht sogar gefordert? Auch die Fälligkeit oder der Zeitrahmen eines Vorgangs sind festzulegen. All dies macht in der Gesamtheit deutlich, wie schwierig es ist, komplexe Vorgänge zu standardisieren, um damit die Voraussetzung für ihre Digitalisierung zu schaffen.

Die passende Softwarelösung
Zahllose PropTech-Unternehmen werben derzeit um die Gunst der Verwalter. Und wie für alle Partnerschaften gilt auch hier: Prüfe, wer sich ewig bindet. Entscheidend ist nicht nur die Frage, welchen Mehrwert eine Software heute bietet, sondern vielmehr, wie passt sie in mein Konzept der nächsten Jahre? Dass die Tücke im Detail steckt, zeigt sich oft erst in der angewandten Praxis. Nicht jede Branchensoftware eignet sich für jede Verwaltung und deren Prozesse. Nicht kompatible Schnittstellen sind ein häufiges Ärgernis, weil sie an der Praxis vorbei entwickelt wurden oder nur für einzelne Softwaremodule. Aber liegt die Verantwortung für den Leistungsumfang sowie die Weiterentwicklung einer Software ausschließlich bei den Anbietern? Eher nicht. Nur wenn die Branche endlich genauer definiert, was benötigt wird, und übergreifende Softwarestandards fordert, können praxisnahe Lösungen umgesetzt werden.

Der Blick in die Zukunft
Der digitale Umbruch wird nicht von heute auf morgen stattfinden. Die Zeit ist aber definitiv heute reif dafür. Denn die Digitalisierung wird ein Gewinn für alle Beteiligten sein – für uns Verwalter, für unsere Kunden und nicht zuletzt für die Umwelt. Und eigentlich stehen wir ja bereits vor der nächsten spannenden Vision, und da geht es von der Digitalisierung zur Automatisierung.

Foto: © Dmitriy Rybin / Shutterstock.com