Einfacher als gedacht: Software-gestützt wird die ­Sondereigentumsverwaltung zum ­lukrativen Geschäftszweig.

Viele Verwalter von Wohnungseigentümergemeinschaften schrecken davor zurück, für vermietende Eigentümer auch die Verwaltung des Sondereigentums zu übernehmen. Sie fürchten die komplexen Rechtsverhältnisse, denn hier ist einerseits das WEG- und andererseits auch das Mietrecht zu beachten. Zudem muss sichergestellt sein, dass Zahlungsein- und -ausgänge entsprechend nachvollziehbar und für die WEG und die Vermieter getrennt dokumentiert werden. Auf der anderen Seite schätzen viele Verwaltungskunden die Bündelung aller Dienstleistungen aus einer Hand: den Liegenschaftsbetreuer, der sich gleichermaßen um die WEG-Belange als auch um kleine Reparaturen in ihrer Mietwohnung kümmert und optimalerweise zusätzlich Neuvermietung und Wohnungsübergaben übernimmt. Denn die Gesetze und Verordnungen, die dabei zu beachten sind, wurden in den vergangenen Jahren immer komplizierter. Beispielhaft sind hier die Mietpreisbremse und verschiedene BGH-Entscheidungen zur Weitergabe von Schönheitsreparaturen an Mieter anzuführen. Seit Einführung des Bestellerprinzips wollen viele Vermieter zudem nicht unbedingt externe Makler beauftragen, sondern schätzen es, wenn ihr Verwalter die Neuvermietung ­organisiert.

Automatisierung vieler Vorgänge

Eine professionelle Verwaltungs-Software, wie sie beispielsweise die UTS innovative Softwaresysteme GmbH mit KARTHAGO anbietet, unterstützt bei der Sondereigentumsverwaltung in den Bereichen Kommunikation, Arbeitsorganisation, Vermögenstrennung und zusätzlich auch bei der Zahlungsabwicklung, inklusive der Abrechnungsdokumentation. Zugleich bietet sie Eigentümern eine transparente und professionelle Dienstleistung, weil Hausgeld und Verwaltergebühr direkt von der gezahlten Miete abgezogen werden und der Verwalter am Monatsanfang genau diesen „Netto-Mietüberschuss“ an den Eigentümer überweist. Fielen im zurückliegenden Monat für die verwaltete Mietwohnung zusätzliche vom Vermieter zu tragende Ausgaben an, z. B. für die Reparatur der Gastherme, kann der Rechnungsbetrag ebenfalls gleich von der Miete abgezogen werden. Der Eigentümer erhält monatlich und/oder jährlich eine ­nachvollziehbare Abrechnung aller Posten.

Stammdaten einfach duplizieren

WEG-Verwaltungen, die auch Wohnungen als Sondereigentum betreuen, legen diese Einheiten in der Software zusätzlich als Mietwohnungen an. Dies geschieht mit wenigen Klicks über eine Duplizier-Funktion. Bereits existierende Informationen zu Objektadresse, Personen, Abrechnungs- und Zahlungsdaten müssen nicht nochmals händisch erfasst werden. Das spart Zeit, genau wie die Möglichkeit, zukünftige Mietanpassungen mit den jeweiligen Terminen und Miethöhen zu erfassen, etwa wenn Staffel- oder Indexmieten vertraglich vereinbart wurden. Zum Zeitpunkt der Mietzinsanpassung wird der Mieter darüber im Vorfeld nochmals informiert und der neue Betrag zum Fälligkeitstermin automatisch ins Soll gestellt. In diesem Zusammenhang unterstützt die Software den Verwalter selbst dabei, gesetzliche Vorgaben wie ­Sperrfristen und Kappungsgrenzen einzuhalten.
Die Berechnung der Verwaltergebühr für die Sondereigentumsverwaltung ist flexibel gehalten: Sie kann als Pauschale oder gemäß der Soll- beziehungsweise Ist-Werte aus einzelnen Mietpositionen genauso wie nach individuellen Schlüsseln vorgenommen werden.

Überwachung von Zahlungsströmen

Herzstück der Software für die Sondereigentumsverwaltung ist die automatische Überwachung und Zuordnung der Zahlungsströme. „Viele Eigentümer, die ihre Wohnungen in einem Mehrfamilienhaus vermieten, haben Angst, dass die Mietzahlungen aller Mieter in einen Topf geworfen werden. Zahlt ein Mieter nicht oder unzuverlässig, so befürchten sie, dass ihre „Mietzahlung“ ihrem Konto nicht entsprechend zugeordnet wird“, so UTS-Vertriebsleiter Joachim Mayenfels.

Diese Furcht ist unbegründet, denn die Software sorgt für die Trennung der Vermögen aller Vertragspartner. Jede andere Vorgehensweise würde gegen geltendes Recht verstoßen. So aber wird die Vielzahl der Zahlungsströme in der WEG und der SEV in getrennter Form übersichtlich dargestellt, und alle Buchungen werden automatisch den jeweiligen Mietern und Eigentümern zugeordnet. Mit wenigen Mausklicks erhält der Verwalter einen Überblick über den debitorischen und kreditorischen Bereich des Zahlungsverkehrs. Die Prozesse können so voreingestellt werden, dass die entsprechenden Ausschüttungen an den Eigentümer erst dann überwiesen werden, wenn alle Mieteinnahmen eingegangen und alle Rechnungen beglichen sind.
Hierfür lässt sich nicht nur am Monatsanfang, sondern jederzeit, ein Ausschüttungslauf aktivieren, der sowohl alle erfolgten als auch die noch offenen Zahlungen anzeigt. Die Technik „merkt“ sich die Ergebnisse. Und wird der Lauf dann wenige Tage später erneut ausgeführt, werden nur noch neu hinzugekommene Posten berücksichtigt, etwa die möglicherweise verspätet eingegangene Mietzahlung. Das versetzt den Verwalter in die vorteilhafte Lage, Guthaben an die vermietenden Eigentümer zeitnah auszahlen zu können.

Zusatzleistung Nebenkostenabrechnung

Ein drittes wichtiges Feld der Sondereigentumsverwaltung ist neben der separaten Vermögensverwaltung und der Überwachung der Zahlungen die Nebenkostenabrechnung. Bietet ein WEG-Verwalter diese Dienstleistung zusätzlich an, so kann er aus der WEG-Buchhaltung heraus die umlagefähigen Kosten für die jährliche Abrechnung der Mieter-Nebenkosten kopieren und die Abrechnung automatisch erstellen. Falls erforderlich, können auch Verteilerschlüssel zur Anwendung hinterlegt werden, die von denen der WEG abweichen.

Die Qualität einer Verwaltersoftware zeigt sich weniger im Alltagsbetrieb, wenn alles rund läuft, sondern vielmehr bei Abweichungen, etwa ausbleibenden Mietzahlungen, die das Eingreifen des Verwalters erforderlich machen. Erhält er rasch einen Überblick über die Situation und kann mittels Dokumentenvorlagen zeitnah und mit wenig Aufwand die notwendigen Schreiben verschicken und den Vermieter informieren, dann hat er schlanke Arbeitsprozesse im Büro und ­zufriedene Kunden.

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