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Es wäre so schön einfach, aber inwieweit ist die Einladung zur Eigentümerversammlung auf elektronischem Wege zulässig?

Die Einberufung zur Eigentümerversammlung ist an verschiedene Formalien gebunden. Mängel bei der Ladung können darüber hinaus zu erheblichen Konsequenzen führen. Werden aufgrund von Formfehlern bei der Einladung in der nachfolgenden Versammlung Beschlüsse gefasst, die bei ordnungsgemäßer Ladung nicht oder nicht so gefasst worden wären, könnten diese nicht nur angefochten, sondern auch aufgehoben werden. Da die Ursächlichkeit des Mangels für die Beschlussfassung vermutet wird, wird der Beschluss nur dann nicht für ungültig erklärt, wenn mit Sicherheit – nicht nur mit hoher Wahrscheinlichkeit – feststeht, dass der Beschluss auch bei ordnungsgemäßer Beschlussfassung genauso gefasst worden wäre (BGH ZMR 2009,698).

Schon deshalb ist es wichtig, die zu beachtenden Formalien bei der Einberufung zu kennen. Dies gilt umso mehr, als die moderne Technik Verwaltern wie Eigentümern viel Zeit sparen kann, wenn die Einladung auf elektronischem Weg zulässig ist.

Der Schlüssel ist die Teilungserklärung.

Zunächst sollte die Teilungserklärung auf eventuelle Formalien zur Einberufung der Eigentümerversammlung überprüft werden. Ist hier eine schriftliche Ladung der Eigentümer vorgesehen, kommt eine Einladung per E-Mail, E-Postbrief oder Fax nicht in Betracht, da § 126 BGB für die Schriftform eine Originalunterschrift vorsieht. Eine dennoch elektronisch versandte Ladung wäre gemäß § 125 S. 1 BGB formnichtig, eventuell in einer Versammlung gefasste Beschlüsse somit anfechtbar und würden aufgrund der oben dargestellten Rechtsprechung aufgehoben.

Ergibt sich aus der Teilungserklärung keine eigene Regelung oder verweist sie nur auf das Gesetz, sieht § 24 Abs. 3 WEG die Textform vor. Hierfür muss die Erklärung gemäß § 126 b BGB in einer lesbaren, aber unterschriftslosen Urkunde oder in anderer zur dauerhaften Wiedergabe von Schriftzeichen geeigneten Form abgegeben werden. Zudem müssen die Person des Erklärenden und der Abschluss der Erklärung durch eine (nicht unbedingt eigenhändig geleistete) Unterschrift erkennbar sein. Generell zulässig ist demnach die Einberufung per Post, (Computer-)Fax, E-Mail, E-Postbrief oder SMS. Erfüllt die Einberufung nicht die in § 126 b BGB aufgestellten Voraussetzungen, wäre auch hier von einer Formnichtigkeit (§ 125 S. 1 BGB) und einer Aufhebung der gefassten Beschlüsse in einem Anfechtungsverfahren auszugehen.

Eigentümer müssen einverstanden sein.

Selbst wenn die vorgenannten Formalien bei der Einberufung beachtet werden, sind weitere Voraussetzungen zu berücksichtigen. So muss ein Eigentümer nicht ohne weiteres mit einer Einberufung per Mail, Fax oder SMS rechnen. Auch wenn seine Mail-Adresse, Fax- oder Handy-Nummer zufällig bekannt sind, muss er nicht damit rechnen, dass ihm auf diesem Weg rechtserhebliche Erklärungen zugesandt werden. Ob dies anders einzuschätzen ist, wenn der Empfänger einen E-Post-Briefkasten eingerichtet hat, kann dahinstehen, da Sie als Verwalter immer den sichersten Weg wählen sollten. Der Zugang beim Empfänger kann deshalb nur dann angenommen werden, wenn dieser sein Einverständnis mit dem Empfang von rechtserheblichen Erklärungen durch Bekanntgabe seiner elektronischen Kontaktdaten erteilt hat1. Nur dann kann man als Verwalter davon ausgehen, dass es sich bei den Empfangsgeräten elektronischer Post um Einrichtungen des Wohnungseigentümers handelt, die dieser für den Empfang von rechtserheblichen Erklärungen bereithält2. Um die Zeitersparnis nutzen zu können, sollte man Eigentümer per Formschreiben um Mitteilung der jeweiligen Daten bitten und ihr Einverständnis mit dem Versand der Einberufung oder anderer erheblicher Erklärungen auf elektronischem Weg einholen. Liegen die entsprechenden Erklärungen vor, kann man den Versand per Mail oder Fax auch noch per Beschluss organisatorisch regeln.

Dennoch: Vorlaufzeiten beachten!

Da die Einhaltung der Ladungsfrist von ebenso großer Bedeutung ist wie die Erfüllung der Formvorschriften, sollte bei der Einberufung – selbst wenn sie per Fax oder Mail erfolgt – hinreichend Vorlaufzeit einkalkuliert werden. Lässt sich der Zugang der elektronischen Einberufung mangels einer Empfangsbestätigung des Eigentümers nicht nachweisen, sollte vorsorglich noch eine Einladung per Post hinterhergeschickt werden. Hierfür sollte eine Postlaufzeit von drei Tagen einkalkuliert werden. Selbst bei der Zustellung der Einberufung per Einwurf in den Briefkasten des Eigentümers durch einen Boten, die grundsätzlich die sicherste Zustellungsform darstellt, müssen Sie Besonderheiten beachten.

1) Palandt-Ellenberger, BGB-Kommentar. § 126 b Rdn. 3, 130 Rdn. 7a

2) MK-Einsele § 130 Rdn. 18

> So formulieren Sie rechtssicher:

Praxistipp: Zustellung regeln

Soweit Einladungen per Boten durch Einwurf in die Briefkästen zugestellt werden, ist darauf zu achten, dass der Zugang erst erfolgt, sobald nach der Verkehrsanschauung mit der nächsten Entnahme aus dem Briefkasten zu rechnen ist. Der während der Nacht eingeworfene Brief geht daher erst am nächsten Morgen bzw. mit Wiederbeginn der Geschäftszeiten zu. Zur Vermeidung von Streitigkeiten sollten Einladungsschreiben per Boten so rechtzeitig in die Briefkästen eingeworfen werden, dass die Frist auch dann noch gewahrt ist, wenn die Briefe erst an dem darauffolgenden Tag als zugestellt gelten.

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