Fast wie im richtigen Leben - Avatare melden sich zu Wort und stimmen ab. So geht Eigentümerversammlung heute.

Nicht nur im Zuge der stetig zunehmenden Digitalisierung der Arbeitswelt hat sich der Geschäftsalltag von Immobilienverwaltungen grundlegend verändert, SARS-CoV-2 hat sein Übriges dazu getan. Zeitgemäße Software-Lösungen für Verwalter decken weit mehr als die ursprünglichen Kernbereiche Buchen, Mahnen, Abrechnen ab. Komplette Geschäftsprozesse, etwa die Beauftragung von Handwerkern für notwendige Wartungen in Wohnanlagen, lassen sich voll automatisiert erledigen. Und seit den ersten gesetzlich verordneten Kontaktbeschränkungen zur Eingrenzung der Corona-Pandemie sucht selbst die in Bezug auf technische Neuerungen etwas zögerliche Verwalterbranche fieberhaft nach geeigneten Lösungen. Plötzlich rückt die Nutzung digitaler Medien auch hier in den Fokus, häufig als einzig gangbarer Weg, der sowohl Verwaltern als auch Eigentümern Vorteile bietet. Die digitale Eigentümerversammlung, die gestern noch nach Science-Fiction klang, hat in den vergangenen Monaten zahlreiche Anhänger gefunden. Gängige Praxis ist sie allerdings noch nicht.

Ortsunabhängig und ­kontaktlos
Verwaltungen eröffnet die digitale Eigentümerversammlung die Möglichkeit, auch Miteigentümer in die jährliche Versammlung einzubinden, die sonst nie dabei sind oder sein können. Die rechtlichen Weichen hierfür  werden mit der jüngst verabschiedeten Reform des Wohnungseigentumsgesetzes gestellt. Eine praktikable technische Lösung bietet die DOMUS Software AG: einen virtuellen Konferenzraum, der über einen Monitor in den Raum zugeschaltet wird, in dem die eigentliche Eigentümerversammlung als Präsenzveranstaltung stattfindet. Wer nicht persönlich an der Versammlung teilnehmen kann oder will, schaltet sich zum vereinbarten Zeitpunkt über diesen Konferenzraum zu. So nehmen persönlich anwesende und online zugeschaltete Eigentümer in Echtzeit an der Versammlung teil. Die Kommunikation mit den zugeschalteten Teilnehmern erfolgt über ein Headset, und um das für Eigentümer geltende Gebot der Nichtöffentlichkeit zu wahren, erhalten zur Teilnahme berechtigte Eigentümer von ihrer Verwaltung im Vorfeld entsprechende ­Zugangsdaten.

Digitales Alter Ego als Vertreter
Nun ist es nicht jedermanns Sache, per Video-Konferenz mit laufender Webcam der kompletten Eigentümergemeinschaft den Blick ins eigene Wohnzimmer zu gestatten, manchmal hapert es schlichtweg an der Technik. Deshalb geht es auch anders: Jeder Teilnehmer erstellt vor Beginn der Versammlung am PC oder Notebook einen sogenannten Avatar, eine virtuelle, animierte Figur, die ihn auf dem Bildschirm vertritt. Über sie können Eigentümer an der Veranstaltung teilnehmen, als wären sie selbst vor Ort, sich beispielsweise zu Wort melden oder über Armbewegungen ihres Alter Egos an Abstimmungen teilnehmen. Dabei kann die Stimmabgabe sowohl offen als auch anonymisiert ­erfolgen.

Die virtuelle Teilnahme an einer Eigentümerversammlung bietet sowohl Verwaltern als auch Eigentümern Vorteile: Wer nicht vor Ort wohnt, muss keine langen Anfahrtswege mehr in Kauf nehmen, um seine Rechte und Pflichten als Miteigentümer wahrzunehmen, und für so manche Beschlussfassung kommt so die erforderliche Mehrheit leichter zustande. Zudem lassen sich Abstimmungsergebnisse einwandfrei nachvollziehen, was per Video-Konferenz nicht unbedingt gegeben ist.

Virtuelle Vertreter: Jeder Teilnehmer konfiguriert seinen eigenen Avatar.

Die Rechtslage muss den ­technischen Möglichkeiten angepasst werden
Dass das Wohnungseigentumsgesetz bisher die virtuelle Anwesenheit bei einer Eigentümerversammlung nicht vorsieht, überrascht nicht, denn es stammt aus dem Jahr 1951. Die Rede ist dort bislang nur von „erschienenen stimmberechtigten Eigentümern“, was gemeinhin als körperliche Präsenz interpretiert wird. Auch Telefonkonferenzen kennt das Gesetz bisher nicht, trotz der seit Langem bestehenden technischen Möglichkeiten, auch mit nicht physisch anwesenden Personen zu konferieren. Wenn auch die bisherige Rechtslage viele Verwaltungen verunsichert, sind in Zeiten der Kontaktbeschränkungen viele dazu übergegangen, sich per Beschlussfassung das Einverständnis mit der Durchführung virtueller Versammlungen einzuholen. Bleibt die Frage, ob wirklich nur teilnahmeberechtigte Personen der Versammlung beiwohnen, wenn sie online oder telefonisch zugeschaltet sind. Die Rechtslage soll durch die Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes grundlegend geändert werden. Dabei betrachtet die WEG-Novelle die Nutzung digitaler Medien in erster Linie als Ergänzung zu einer konventionellen Eigentümerversammlung. Die Möglichkeit, Präsenzversammlungen per Mehrheitsbeschluss zugunsten reiner Online-Eigentümerversammlungen abzuschaffen, sieht der Entwurf ausdrücklich nicht vor.

Die Anmietung eines virtuellen Konferenzraums für eine zumindest teildigitalisierte Eigentümerversammlung erlaubt eine flexiblere Terminierung, und zudem könnte die Beschlussfähigkeit leichter erreicht werden. Genau wie die Avatare der Teilnehmer können übrigens auch die Konferenzräume individuell gestaltet werden – mit Firmenlogo und in den Farben, die dem Corporate Design des Unternehmens entsprechen – also fast wie im richtigen Leben. Und genauso richtet sich auch die Miete für einen solch virtuellen Raum nach der Nutzungsdauer. Weitere Informationen sowie die Möglichkeit zur Anmeldung gibt es online: digitale-eigentuemerversammlung.domus-software.de

Fotos:  DOMUS Software AG
Teaserfoto: Treffpunkt Foyer - virtueller Empfang im Corporate Design des eigenen Unternehmens