Fristen und Pflichten

Was gilt für die Jahresabrechnung, insbesondere wenn es zu einem Wechsel der Verwaltung kommt?

Die Immobilienbranche im Spannungsfeld rechtlicher Zielsetzungen und der wachsenden Ansprüche von Eigentümern und Mietern: Insbesondere die korrekte und fristgerechte Jahresabrechnung für Wohnungseigentümergemeinschaften ist hier ein zentraler Aspekt, der Verwaltungen vor enorme Herausforderungen stellt. Angesichts jüngster Gesetzesinitiativen zur Stärkung der Rechte von Eigentümern sowie der Debatte um Bürokratieabbau in der Immobilienwirtschaft geraten Verwaltungen zunehmend unter Druck, ihre Pflichten ordnungsmäßig und termingerecht zu erfüllen. Hier soll es daher um den rechtlichen Rahmen für fristgerecht erstellte Jahresabrechnungen gehen und was zu beachten ist, wenn es im Abrechnungszeitraum zu einem Wechsel der Verwaltung kommt.

Wann ist die Abrechnung fällig?

Gemäß § 28 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) hat der Verwalter einen Wirtschaftsplan, eine Jahresabrechnung sowie den Vermögensbericht zu erstellen. Damit regelt der Gesetzgeber das Rechnungswesen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE), insbesondere die Grundlage für die Abrechnungspflicht; er trifft jedoch keine Aussage darüber, wann diese Pflicht entsteht oder wann sie vom Verwalter zu erfüllen ist. Somit ist es Aufgabe der Gerichte und Judikatur, durch Auslegung des rechtlichen Rahmens zu praxistauglichen Ergebnissen zu kommen, die die Interessen aller Beteiligten bestmöglich wahren.

Unproblematisch erscheint die Bestimmung der Abrechnungspflicht lediglich in den eher seltenen Fällen, da im Verwaltervertrag konkrete Fristen vereinbart wurden, zu denen die Jahresabrechnung zu erstellen und vorzulegen ist.

Bei Fällen, wo eine solche Vereinbarung mit der Verwaltung nicht besteht, haben sich in der Rechtsprechung der letzten Jahre verschiedene Zeiträume herauskristallisiert. Eine grundlegende Aussage des Bundesgerichtshofes (BGH) liegt bis heute jedoch noch nicht vor.

Der Einzelfall entscheidet

Für die Praxis wenig aufschlussreich ist die von Gerichten und Judikatur vertretene Auffassung, die Fälligkeit, also der Zeitpunkt, ab dem die Erstellung der Jahresabrechnung vom Verwalter gefordert werden kann, bestimme sich nach den konkreten „Umständen,“ vgl. § 271 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Unter ebendiesen normalen Umständen soll die Fälligkeit der Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung meist in einem Zeitraum von drei bis sechs Monaten nach dem Abrechnungszeitraum eintreten, wobei die konkrete Fristbestimmung von Umfang und Komplexität der jeweils zu erstellenden Abrechnung im Einzelfall abhängt (vgl. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 17.4.2002, Az. 3 Wx 8/02).

Die neuere Rechtsprechung geht davon aus, dass der Verwalter in Bezug auf die Abrechnungspflicht erst mit Ablauf des 30. September des Folgejahres in Verzug gesetzt werden kann. Erst danach kann er unter Setzung einer angemessenen Frist zur Vorlage der Abrechnung aufgefordert werden. Dies folge daraus, dass sowohl mietrechtliche als auch steuerrechtliche Aspekte nicht Gegenstand des Wohnungseigentumsrechts sind und daher für die Bestimmung der Fälligkeit außen vor bleiben (vgl. LG Koblenz, Urteil vom 5.2.2024, Az. 2 S 34/23; LG Dresden, Urteil vom 5.7.2019, Az. 2 S 101/19). Aber selbst unter Einbeziehung mietrechtlicher Aspekte bleibt vermietenden Wohnungseigentümern auch bei Vorlage der Jahresabrechnung zum 1. Oktober noch genügend Zeit, die gemäß § 556 Abs. 3 BGB zu erstellende Betriebskostenabrechnung rechtzeitig vorzulegen.

Sollten die Umstände es erlauben, die Abrechnung schon vor dem 31. Juli des Folgejahres fertigzustellen, wird dies so manchen Eigentümer erfreuen, der die Ergebnisse in der zum 31. Juli abzugebenden Steuererklärung geltend machen kann – ein sinnvoller Beitrag zur harmonischen Zusammenarbeit der GdWE mit ihrer Verwaltung.

Was, wenn die Verwaltung wechselt?

Eng verwandt mit der Thematik der Abrechnungsfristen ist die Frage, wen die Abrechnungspflicht trifft, wenn während des Abrechnungszeitraums ein Verwalterwechsel stattgefunden hat. Dass der innerhalb des abzurechnenden Wirtschaftsjahres ausscheidende Verwalter für das Wirtschaftsjahr, in dem er ausscheidet, keine Jahresabrechnung zu erstellen hat, ist unstreitig. Problematischer wird die Konstellation, wenn – wie häufig – ein neuer Verwalter zum Jahreswechsel bestellt wird.

Mit Blick auf eine Entscheidung des BGH aus dem Jahr 2018 (BGH, Urteil vom 16.2.2018, Az. V ZR 89/17), trifft die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung über das vergangene Wirtschaftsjahr den Verwalter, der zum Zeitpunkt der Entstehung der Abrechnungspflicht von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer bestellt war. Ob diese Pflicht zum 31. Dezember des abzurechnenden Jahres oder zum 1. Januar des darauffolgenden Jahres entsteht, lässt der BGH in der besagten Entscheidung jedoch unbeantwortet.

Gemäß § 28 Abs. 2 WEG beschließen die Wohnungseigentümer nach Ablauf des Kalenderjahres über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Zu diesem Zweck hat der Verwalter eine Jahresabrechnung aufzustellen, die darüber hinaus die Einnahmen und Ausgaben enthält. Die Analyse des § 28 WEG deutet durch die an mehreren Stellen verwendete Formulierung „nach Ablauf des Kalenderjahres“ darauf hin, dass der Gesetzgeber von einer Entstehung der Abrechnungspflicht nicht vor dem 1. Januar ausgeht. Demnach trifft die Abrechnungspflicht über das vergangene Wirtschaftsjahr den neuen Verwalter, der zum 1. Januar das Amt übernimmt.

Verpflichtung zur Rechnungslegung

Ein Verwalter, der die Jahresabrechnung für ein Wirtschaftsjahr erstellen muss, in dem er noch nicht als Verwalter bestellt war, kann sich auf die Pflicht des vorherigen Verwalters zur Rechnungslegung berufen. Um die Jahresabrechnung korrekt erstellen zu können, hat die Wohnungseigentümergemeinschaft, vertreten durch den neuen Verwalter, das Recht, vom ehemaligen Verwalter eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben sowie die Vorlage der entsprechenden Belege zu verlangen (§ 259 BGB).

Für Wohnungseigentümer und Verwalter ist es daher essenziell, frühzeitig transparente Absprachen zu treffen und bei Bedarf rechtlichen Rat einzuholen. Ein proaktiver Umgang mit Abrechnungsfristen und eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten fördern nicht nur die Rechtssicherheit, sondern stärken auch das Vertrauen innerhalb der Eigentümergemeinschaft.

"Fristen und Pflichten aus dem GEG" erschien in der Ausgabe 1-2/2025